RPA und Krisenmanagement

Fünf Gründe, warum RPA unternehmen bei der Bewältigung der COVID-19 Krise hilft.

Derzeit suchen alle am Wirtschaftsprozess Beteiligten händeringend nach Möglichkeiten, den Folgen der COVID-19 Pandemie entgegenzuwirken oder diese zumindest abzufedern. Dabei kann niemand vorhersagen, wie lange die Corona-Krise unsere Gesellschaft und unsere Wirtschaft noch im Würgegriff hält. Aber Fatalismus oder Lethargie sind sicherlich keine Alternativen. Denn das Leben geht weiter und unsere Wirtschaft soll ja nicht kollabieren. Selbst in diesen Zeiten der Ungewissheit, gibt es eine Möglichkeit, die Geschäfte am Laufen zu halten: Robotic Process Automation (RPA).

Dafür sprechen fünf Gründe:

1. Mehr erreichen mit weniger Ressourcen

Stabile, regelbasierte Prozesse lassen sich mit RPA automatisieren und damit die Bearbeitungszeit durch Mitarbeiter reduzieren. Statt Kundendaten stundenlang manuell in Excel-Tabellen oder andere branchenspezifische Anwendungen und Systeme zu übertragen, können Mitarbeiter für strategische und höherwertige analytische Aufgaben eingesetzt werden und der coronabedingte Ausfall von Mitarbeitern kompensiert werden. Denn Software-Roboter arbeiten nicht nur fehlerfrei, sondern auch rund um die Uhr ohne Pause.

2. Mehr Unabhängigkeit von Imponderabilien

Unbestritten ist der „Faktor Mensch“ aus dem heutigen Wirtschaftsleben nicht wegzudenken und aufgrund seiner Flexibilität, Kreativität und emotionalen Intelligenz im täglichen Arbeitsleben maßgeblich für den Erfolg eines Unternehmens mitverantwortlich. Aber auch in Krisenzeiten müssen Unternehmen gewährleisten, dass bestimmte Aufgaben einfach, schnell und fehlerfrei erledigt werden. RPA ist ein skalierbarer Weg, um die Kontinuität mitarbeitergetriebener Prozesse auch bei Personalengpässen sicherzustellen. Mit RPA können kritische Prozesse an Software-Roboter delegiert werden, die mit der gebotenen Genauigkeit ungeachtet jedweder Krise bestimmte Arbeit verrichten.

3. Rückgang der Produktivität kompensieren

Wie flexibel und belastbar unsere Wirtschaft ist, hat sich daran gezeigt, dass – wo immer es möglich war – auf remote Work vom Home Office aus umgestellt wurde. Allerdings wird der abrupte Übergang von der Büroarbeit zum Homeoffice nicht von allen Mitarbeitern ohne Reibungsverlust geschafft. Nicht jeder kann sich so schnell an die neue Situation, Arbeit, Familie und Kinder auf begrenztem Raum unter einen Hut zu bringen, und an neue Zeit- und Arbeitspläne anpassen. Die Produktivität der einzelnen Teams, aber auch des gesamten Unternehmens, geht zurück.

Software-Roboter können dabei helfen, Mitarbeiter durch diese Zeiten zu navigieren und die Geschwindigkeit eines typischen Arbeitsablaufs zu unterstützen, indem sie routinemäßige, sich wiederholende Aufgaben bewältigen und gleichzeitig den Mitarbeitern zusätzliche Zeit zur Anpassung geben. Sie können zudem im Unternehmen Aufgaben übernehmen, die nicht aus dem Homeoffice heraus erledigt werden können und dienen so als Backup für die outgesourcten Mitarbeiter. Durch den Einsatz von RPA müssen sich Remote-Mitarbeiter dann nicht mehr um die grundlegenden Prozesse kümmern, denn die erledigen die Software-Roboter.

4. Kundenkommunikation sicherstellen

In diesen instabilen Zeiten können Unternehmen ihre Online-Präsenz ausbauen, steigende Kundenanfragen bearbeiten oder sogar neue Kunden gewinnen auch ohne, dass die Belegschaft vollzählig an Bord sein muss. Software-Roboter werten Online-Formulare aus und übertragen die Daten in die unternehmensspezifischen Systeme, erkennen relevante Informationen in Dokumenten mit Hilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) und extrahieren automatisch Daten aus gescannten Dokumenten. Intelligente Chatbots übernehmen die Kundenkommunikation, so dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt und kein Kunde deshalb verlorengeht.

5. Betriebskosten senken

Die Betriebskosten sind für viele Unternehmen gerade jetzt ein kritischer Faktor, da die Zukunft für viele von ihnen ungewiss ist. Seine Mitarbeiter in die Kurzarbeit zu schicken, spart nicht nur Kosten, sondern sorgt andererseits auch für eine Störung des Betriebsablaufes. Hält dieser Zustand länger an, kann es die Existenz des Unternehmens ernsthaft gefährden. Mit einer robotergestützten Prozessautomatisierung der zeitaufwendigen Front- und Back-Office-Geschäftsprozesse können zumindest einige Geschäftsprozesse auch in Zeiten von Kurzarbeit mit einer kleinen Notbelegschaft aufrecht erhalten werden und gleichzeitig eine überlebensnotwendige Kostensenkung realisiert werden.

Sicherlich haben es Unternehmen, die vor dieser Krise einen Teil ihrer Prozesse automatisiert haben, leichter, mit allen Nuancen der Einrichtung von Remote-Arbeiten umzugehen, indem sie sich auf automatisierte Backoffice-Aktivitäten stützen können. Das heißt aber nicht, dass für alle anderen der Zug bereits abgefahren ist. Selbst in diesen Zeiten, in denen gerade der Abstand zueinander unser Wirtschaftsleben massiv beeinträchtigt, lassen sich diese Prozesse schnell und einfach identifizieren und je nach Komplexität auch remote automatisieren. Denn für viele gängige Prozesse wie die Dokumentenverarbeitung und andere Aufgaben, die aus der Ferne oft schwieriger zu erledigen sind als im Büro, können die Unternehmen häufig auf sofort einsatzbereite, bereits automatisierte Anwendungen zurückgreifen.

Zur Identifizierung geeigneter Prozesse für eine Automatisierung bedarf es keiner groß angelegten Workshops oder Projektmeetings. Es reicht schon das Ausfüllen der von Weissenberg als Beitrag zur Bewältigung der Corona-Krise zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellten Checkliste. Alternativ bietet sich für das kollaborative Arbeiten auch der Weissenberg Automation Hub an, in den alle Mitarbeiter die Aufgaben und Abläufe eintragen, die im Moment liegen bleiben und die sich zur Automatisierung eignen.

Die Checkliste Prozessaufnahme finden Sie in dem eBook “BPM, RPA & Low Code optimal einsetzen”, das Sie hier downloaden können, auf den Seiten 60 bis 65.

Der Automation Hub steht hier zum Download zur Verfügung.