Hilfe, der Bot ist krank

RPA bringt viele Vorteile mit sich: schnellere Abläufe, Effizienzsteigerung, Fehlerminimierung, niedrigere Kosten. Doch wie der menschliche Kollege kann auch der Bot ausfallen, mit ähnlichen Folgen wie bei einem erkrankten Mitarbeiter: Aufgaben bleiben unbearbeitet liegen, Prozesse geraten ins Stocken und bescheren im schlimmsten Fall ein wirtschaftliches Defizit.

Bei neuen Technologien stellt sich generell die Frage, wie sie sich in einen sicheren, kontrollierten Kontext setzen lassen. Denn immer dann, wenn technische Anwendungen oder Infrastrukturen die Tätigkeiten von Menschen übernehmen, müssen die Risiken dafür bekannt und entsprechende Kontrollmechanismen eingerichtet sein.

„Eine vorausschauende Risikosteuerung in den gesamten RPA-Lebenszyklus einzubeziehen, hilft Unternehmen dabei, schnelle und sichere Lösungen bei eventuell auftretenden Problemen oder spontanen Sicherheitsfragen umzusetzen“, erklärt Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH.

Verbreitung eines Werbemythos

„Roboter können nicht krank werden und arbeiten rund um die Uhr“, so oder ähnlich finden sich viele Aussagen in der Werbung. Im Grunde handelt es sich dabei um eine sehr positiv formulierte und häufig irreführende Information von Seiten des Marketings. Auch bei Hardware und Applikationen, die durch Software-Roboter bedient werden, passieren Fehler mit ähnlichen Auswirkungen wie eine Krankheit bei menschlichen Mitarbeitern. Bei einem Bot kann sich ein Stillstand, etwa in Bezug auf die Dauer, wie die Abwesenheit eines Angestellten auswirken.

Schlimmer noch: Handelt es sich um einen Ausfall infolge äußerer Umstände, wie gravierende Änderungen an Applikationen oder am Prozessverlauf, fallen in der Regel alle Roboter aus. Dieses Szenario kommt einer Grippewelle gleich. „Kunden interessiert es in der Regel nicht, ob jemand krank ist oder Urlaub hat, wenn es um die Auswirkungen auf Geschäftsprozesse geht – beispielsweise Nichtverfügbarkeit durch Ausfall“, weiß Steiner. Zur Krankheit eines Bots führen zum Beispiel Änderungen an zu automatisierenden Applikationen, die vorab nicht kommuniziert wurden.

Virtuelle Helfer führen zuverlässig genau die Schritte aus, die ein Mensch ihnen zuvor antrainiert hat – fehlerhafte Vorarbeit bedeutet schlimmstenfalls, dass der Software-Roboter eine Aktion tausendfach falsch ausführt.

Verantwortung übernehmen

Bereits zu Beginn des Automatisierungsprojekts sollte feststehen, wer für die Bots zuständig ist, Pflege, Wartung oder Updates übernimmt beziehungsweise die Verantwortung bei möglichen Fehlern trägt. Die Umsetzung der digitalen Strategie erfordert die Ausarbeitung eines Konzepts, das all diese Punkte beinhaltet. „Ähnlich wie bei der Anstellung eines neuen Kollegen gilt es mit dem Bot zu agieren: Wo soll er sich einbringen? Was benötigt er dafür?“, so Chief Solution Architect Steiner.

Schritt für Schritt müssen die regelbasierten Prozesse für den virtuellen Helfer aufbereitet und entsprechend programmiert werden. Veränderungen lassen sich jedoch auch jederzeit noch nachträglich implementieren. Wichtig bleiben eine genaue Kontrolle, Dokumentation und Überwachung sowie auch die abteilungsübergreifende Kommunikation.

Gefahr gebannt

Risikomanagement bildet den entscheidenden Faktor im Rahmen der Einführung von RPA: Nur wer die möglichen Gefahren kennt und aktiv gegensteuert, profitiert von zahlreichen Vorteilen, die die Automation mit sich bringt – etwa schnellere Prozessabwicklungen, sinkende Kosten und eine Entlastung der Mitarbeiter. Beispielsweise vermeidet die Einbindung der Roboterentwicklung und -pflege in das Release-Management der zu bedienenden Systeme und Applikationen einen plötzlichen Ausfall: Bereits während der Einführungsplanung wird der Roboter angepasst, getestet und am Stichtag eine aktualisierte Version mit neuem Release der zu bedienenden Applikation ausgerollt.

Ein nachträglich eingeführtes Risikomanagement stellt in der Regel eine größere Herausforderung dar als eine Initiierung mit dem Start des Automatisierungsprojekts. Besondere Unsicherheiten existieren rund um den Datenschutz oder veraltete IT-Infrastrukturen. „Als hilfreich erweist sich oftmals die Einbeziehung aller beteiligten und betroffenen Mitarbeiter sowie die Betrachtung jeder einzelnen Lebensphase einer Softwarelösung“, erläutert Steiner. „Die strategische Steuerung der Risiken bildet einen elementaren Projektbestandteil und betrifft damit über die IT-Abteilung hinaus auch das Management.“ In vielen Fällen lässt sich RPA auch selbst für die Kontrollprozesse einsetzen, denn diese sind in der Regel wiederkehrend und basieren auf der Nutzung verschiedener Systeme und Tabellen.

Gesund und munter

Identifikation der Risiken zum einen und regelmäßige Überprüfungen zum anderen stellen die zentralen Punkte einer umfassenden Automatisierungsstrategie dar. Unternehmen stehen auf der sicheren Seite, wenn sie von Beginn an ein Konzept zur Umsetzung erarbeiten und Verantwortungen klar verteilen – so bleiben ein späterer Mehraufwand oder teure Nachrüstungen in der Regel aus.

„Sowohl das Management als auch die von der Automatisierung betroffenen Mitarbeiter müssen an dem Projekt mitwirken und sich einbringen“, betont Steiner. „Aber auch die Koordination und der Austausch nach der Produktivsetzung zwischen den involvierten Stakeholdern bildet einen wichtigen Baustein für nachhaltigen Erfolg beim Einsatz von RPA. Nur wenn alle an einem Strang ziehen und der sichere Ablauf aller Prozesse gewährleistet ist, arbeiten die Software-Roboter gesund und munter ihre Aufgaben ab und bieten eine langfristige Bereicherung.“

www.metaproc.com