Ein digitaler Kollege ist nie genervt und motiviert andere

Robotic Process Automation (RPA) entlastet die Beschäftigten von wiederkehrenden, zeitraubenden Routineaufgaben. Das ist gut für das Unternehmen und die Motivation aller Mitarbeitenden – wenn realistisch an das Thema herangegangen wird.

Ständig die gleichen Formulare ausfüllen, eingehende Belege sortieren und erfassen oder auch Daten zwischen zwei Anwendungen kopieren: Das sind typische Beispiele für Routineaufgaben, die fast jeder Mitarbeitende von seinem Arbeitsplatz kennt. Sie sind zeitintensiv, nicht sonderlich anspruchsvoll und in der Regel wenig erfüllend. „Das erledige ich fast im Schlaf“ ist ein typischer Satz in diesem Zusammenhang. Der sagt viel über die gestellte Aufgabe aus, verdeutlicht aber auch die damit verbundene Gefahr. Denn solche Prozesse sind sehr fehleranfällig, weil die Aufmerksamkeit eines Menschen bei den wiederkehrenden Aufgaben schneller schwindet. Ein Software-Roboter kann solche Tätigkeiten übernehmen und klaglos, effizient, fehlerfrei und schneller als der Mensch erledigen.

RPA: Was kann der digitale Kollege übernehmen? 

Mit Robotic Process Automation (RPA) möchten Unternehmen wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Im Gegensatz zur reinen Prozessautomatisierung werden bei RPA keine Geschäftsprozesse verändert. Eingesetzte Programme bleiben davon unberührt. Sie werden nur nicht mehr von Menschen, sondern von einer Software bedient.

Typische Anwendungsbeispiele für den Einsatz von RPA sind:

• Daten kopieren, verschieben, einfügen
• Daten zwischen zwei nicht integrierten Systemen synchronisieren
• Wenn-/ Dann-Befehle ausführen
• Berechnungen durchführen
• Formulare ausfüllen
• E-Mails und deren Anhänge verarbeiten
• Informationen aus Datenbanken oder Dokumenten auslesen
• Reports automatisierte erstellen

Oberstes Ziel beim Einsatz von RPA ist es, den menschlichen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Bei einem voll automatisierten Prozess ist kein menschliches Eingreifen mehr notwendig. Das funktioniert gut, wenn es sich um große Datenmengen handelt und die Prozesse nicht kritisch sind, etwa das Auslesen von technischen Herstellerangaben, um diese in den eigenen Warenkatalog zu übernehmen.

Bei einem teilautomatisierten Prozess arbeitet der Mensch Hand in Hand mit dem Software-Roboter. Die Software füllt schon einmal die Eingabemasken einer Anwendung aus, der Mensch kann diese aber noch kontrollieren. Die Teilautomatisierung ist bei kritischen Daten sinnvoll.

Mehr Output, geringere Kosten und bessere Datenqualität = zufriedene Beschäftigte 

Lang ist die Liste der Vorteile, die sich durch RPA für Unternehmen ergeben. Dazu zählt eine verhältnismäßig einfache Implementierung, da bestehende Prozesse nicht verändert werden. Über Benutzerschnittstellen und APIs können Unternehmen RPA in bestehende Umgebungen einbinden. 

Solange Strom zur Verfügung steht, arbeitet auch der Roboter. Auf Wunsch 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Ohne Pausen, Jahresurlaub oder Krankentage. Und dazu ist er auch schneller als jeder Mensch. Da sich viele Prozesse auch parallelisieren lassen, kann RPA die Arbeitsleistung mehrerer Personen übernehmen. Für die gleiche Arbeitsmenge werden somit weniger personelle und technische Ressourcen benötigt. Das senkt die Kosten spürbar.

Zudem kommen bei RPA keine Zahlendreher, Tippfehler oder falsche Zuordnungen vor. Im Vergleich zu manuell erstellten, fehleranfälligen Reports profitieren Unternehmen dank der fehlerfreien Arbeitsweise der Bots von einer verbesserten Datenqualität in den automatisierten Reports.

Es entstehen Freiräume für die Mitarbeitenden, die sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Das stärkt langfristig die Motivation und Arbeitszufriedenheit. Davon haben auch die Kundinnen und Kunden etwas, da mehr Zeit zur Verfügung steht, sich ihnen zu widmen. So wie etwa bei der Ostsächsischen Sparkasse: Diese nutzt RPA etwa zum Management von Postrückläufern und zur Weiterverarbeitung von gescannten Personalausweisen im Rahmen von Legitimationsprozessen. Dadurch haben Mitarbeitende mehr Zeit, sich mit individuellen Herausforderungen und Anfragen ihrer Kundschaft zu beschäftigen. Der Einsatz von RPA beschränkt sich dabei nicht auf bestimmte Branchen. Das Softwareunternehmen EPLAN, Software- und Service-Provider rund um Engineering in den Bereichen Elektrotechnik, Automatisierung und Mechatronik, nutzt RPA beispielsweise dafür, Herstellerinformationen automatisiert in seine Teilekataloge zu übernehmen.

Optimierungspotenziale identifizieren 

Die Vorteile von RPA liegen klar auf der Hand. Aber nicht jeder Prozess kann und sollte automatisiert werden. RPA setzt auf Regeln und benötigt strukturierte Daten. Komplexe Prozesse, die zusätzlich die Bewertung oder das Eingreifen durch den Menschen erfordern, sind weniger gut geeignet. Um das Potenzial von RPA auszuschöpfen, dürfen die Prozesse nicht zu komplex oder unbedeutend im Sinne der Stückzahlen sein. Leitfragen, die für die Einführung von RPA sprechen können, sind: 

1. Ist der Prozess digital oder kann er vollständig digitalisiert werden?
2. Handelt es sich um einen zeitkritischen Prozess, der oft wiederholt wird?
3. Weist er eine hohe Fehleranfälligkeit auf?
4. Besitzt er einen hohen Unternehmenswert?
5. Basiert er auf statischen Regeln?
6. Ist das Prozessvolumen, also die Anzahl der Ausführungen, groß?

Realistisch an die Automatisierung herangehen

Wie bei fast allen technischen Hilfsmitteln sind realistische Erwartungen und Planung der Schlüssel zum Erfolg. Es genügt definitiv nicht, Prozesse zu identifizieren, um dann eine „schlüsselfertige“ Lösung anzuschaffen. Expertenrat ist gerade bei der Anschaffung einer passenden Lösung essenziell. Zudem ist es ratsam, schrittweise vorzugehen und zunächst mit sehr einfachen und nicht geschäftskritischen Prozessen zu beginnen. Dies gibt auch den Mitarbeitenden Zeit, sich an den Kollegen Roboter zu gewöhnen und dessen Vorteile schätzen zu lernen.

Autoren:

Enrico Jorgel arbeitet bei T-Systems MMS im Project Management und als Portfolio-Lead Automation. Seit 15 Jahren ist er im APM-Umfeld mit Performancetest tätig und in der Arbeitsgruppe Hyperautomation tätig. Er treibt die Asset-Entwicklung Robot-as-a-Service voran und ist Projektleiter für Implementierungen/Services für RPA-/APM-Plattformen.

Azime Albayrak ist als Fachteam-Lead im E2E-Process Consulting bei der T-Systems MMS tätig. Als Expertin im Bereich Agile Working und Process Intelligence verantwortet sie die Themengebiete rund um Prozessdigitalisierung und -automatisierung. Frau Albayrak begleitet Projekte beginnend von der Entwicklung strategischer Konzepte bis hin zur Etablierung nachhaltiger und kontinuierlicher Verbesserungsprozesse mit Hilfe BPM, Process Mining sowie RPA.