Wie SAP-Schnittstellen administrative Aufgaben in der Logistik verbessern

In der dynamischen Welt der Logistik geht wertvolle Zeit oft durch administrative Aufgaben, wie Datenverarbeitung und -eingabe, Dokumentenverwaltung und E-Mail-Korrespondenz verloren.

Einfache Prozesse stoßen auf Hindernisse, wenn es um die Vernetzung von Daten aus verschiedenen Systemen wie zum Beispiel einem ERP-System wie SAP oder simplen Officeanwendungen geht. 

Durch innovative Schnittstellen kann dieser Verlust an Effizienz jedoch vermieden werden. Wie das genau funktionieren kann, zeigt Christian Tauchmann, Software Consultant bei Theobald Software, Experte für nahtlose SAP-Integration, mithilfe von drei praktischen Beispielen. 

Effizientes RFID-Datenmanagement und Warenverfolgung

Die RFID-Technologie (Radio-Frequency Identification) dient zunehmend im Handel, der Produktion und Logistik dazu, den Informationsfluss und die Datenerfassung in Echtzeit zwischen einem RFID-Lesegerät und einem RFID-Tag zu ermöglichen, um Produkte effizient zu verfolgen und zu verwalten. Gerade gegenüber dem bewährten Barcode bietet RFID viele Vorteile – besonders den durchgängigen Informationsfluss, sowie die Datenerfassung in Echtzeit. Trotz vieler Vorteile stehen Unternehmen, die RFID nutzen, vor der Herausforderung, Daten von verschiedenen Systemen wie ERP, Warenwirtschaftssystem und Automatisierungslösung manuell zusammenzuführen. 

Hier entstehen ohne Automatisierung potenzielle Fehlerquellen, die die Vorteile von RFID reduzieren. Eine Schnittstelle zwischen den Einzelsystemen könnte die vom RFID markierten und gescannten Produktinformationen konsolidieren und beispielsweise in Echtzeit an eine Automatisierungsplattform wie Nintex (eine Softwareplattform für Workflow-Automatisierung) übertragen. Diese leitet sie dann an das Hauptprogramm SAP weiter. Dank Integration werden Fehlerquellen reduziert, Ressourcen gespart, RFID-Daten effizient verwaltet, Reaktionszeiten verkürzt und die Gesamtproduktivität gesteigert.

SAP-Schnittstellen im Lagerbestandsmanagement

Für Unternehmen, deren Geschäftsabläufe von Echtzeitdaten abhängen, ist der nahtlose und direkte Zugriff auf die Daten enorm wichtig – auch von unterwegs. Durch Echtzeitdaten erhalten Mitarbeitende stets einen genauen Überblick über aktuelle Lagerbestände, ohne auf veraltete oder ungenaue Informationen zurückgreifen zu müssen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf sich ändernde Bedingungen und eine bessere Planung von Lieferungen und Bestellungen. Bislang waren Mitarbeitende dafür an den Schreibtisch gebunden, doch dank Integration von Microsoft Power Apps ist auch der mobile Zugriff möglich. 

Allerdings ist dieser mobile Zugriff erst möglich, nachdem ein bestimmter Selektionsparameter in SAP ausgefüllt oder ausgewählt wurde. Ohne eine Schnittstelle ist der Zugriff auf die entsprechenden SAP-Daten für diese Änderung allerdings schwierig. Für die Anwender hat das neben der komplizierten Handhabung auch ungenaue oder veraltete Bestandsdaten zur Folge. Mit einer Schnittstelle ist jedoch eine nahtlose Integration in MS Power Apps und somit die einfache Anzeige und Änderung von Lagerbestandsdaten möglich. Mitarbeitende können nun von überall aus, sei es im Lager, auf dem Werksgelände oder von unterwegs, auf die benötigten Daten zugreifen und Entscheidungen treffen. 

Darüber hinaus bietet die Integration von SAP-Daten in Microsoft Power Apps weitere Vorteile für die Bestandsverwaltung. Zum Beispiel können automatisierte Benachrichtigungen und Warnmeldungen eingerichtet werden, um auf kritische Bestandsniveaus hinzuweisen oder Engpässe zu vermeiden – ohne dass Mitarbeitende immer in die Datenbank sehen müssen. 

Einkäufergruppen und Materialstammdaten in MS Teams verwalten

Für einen reibungslosen Einkaufs- und Beschaffungsprozess muss das Zusammenspiel der verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Disposition und Verwaltung von Materialstammdaten reibungslos erfolgen. Die Abteilungen stehen häufig permanent im Austausch, beispielsweise über Microsoft Teams, und teilen dort relevante Informationen. Um diese Informationen zu teilen, müssen die einzelnen Abteilungsmitarbeitenden allerdings permanent zwischen Teams und SAP hin- und herspringen, beispielsweise bei der Verwaltung von Einkäufergruppen und Materialstammdaten: Mithilfe einer Schnittstelle, die die Integration in Microsoft Teams ermöglicht, erhalten Einkäufer die Möglichkeit, Materialstammdaten in Echtzeit direkt in ihrer vertrauten Teams-Umgebung anzuzeigen und zu aktualisieren, ohne zu SAP wechseln zu müssen. 

Dies bedeutet, während sie sich mit den Kollegen und Kolleginnen austauschen können sie direkt Änderungen vornehmen. Neben der nahtlosen Integration von SAP und Microsoft Teams wird so auch die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung innerhalb des Teams verbessert, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen. Einkäufer können beispielsweise Materialstammdaten prüfen und Änderungen vornehmen, während sie gleichzeitig in Teams-Chats oder Meetings aktiv sind. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und die Reaktionsfähigkeit erhöht, da Entscheidungen schneller getroffen werden können.

Fazit

Zeit ist Geld – gerade in der sich stetig bewegenden Materialwirtschaft. Echtzeitdaten bilden hier die geschäftskritische Grundlage für wichtige Entscheidungen. Die smarte Nutzung von Schnittstellen spart Ressourcen und ermöglicht die automatisierte Datenverwaltung im Hintergrund. Technologien wie RFID, Microsoft Power Apps und Microsoft Teams werden optimal genutzt und clever in die Gesamtorganisation integriert. Diese Integrationen reduzieren Fehlerquellen, erhöhen die Reaktionsfähigkeit und verbessern die Zusammenarbeit, was letztendlich zu einer Steigerung der Gesamtproduktivität führt.

(pd / Theobald Software)