Thought LeadershipNach einer beispiellosen Expansion bei der die bisher eingesetzte Unternehmens-IT an ihre Grenzen stieß, suchte ADA nach einer neuen ERP-Software.
Aufgrund der Produktvielfalt musste das System sowohl Chargen- und Prozessfertigung aber auch Einzel- und Kleinserienfertigung unterstützen und, da über verschiedene, nationale und internationale Standorte verkauft wird, mehrmandantenfähig sein. Die abas-Business-Software erfüllte alle Anforderungen. Seit 2001 begleitet sie den Hotelkosmetikspezialisten rund um den Globus.
Geniale Geschäftsidee legt Grundstein für Expansion
Jeder, der schon einmal eine Nacht im Hotel verbracht hat, kennt die hochwertigen Pflegeprodukte von ADA. Als europaweit führender Anbieter im Segment hochwertiger, personalisierter Hotelkosmetik legt ADA größten Wert auf die Qualität seiner Marken und Produkte und lebt diesen Qualitätsanspruch auch in allen strategischen Geschäftsbereichen. Insgesamt werden über 7.000 verschiedene Artikel und Varianten angeboten. ADA exportiert seine Produkte in mehr als 150 Länder. "Es ist das gewisse Etwas, das kleine Extra, das zum Wohlbefinden der Gäste beiträgt und sie zum Wiederkommen bewegt. Gerade im sinnlich-sensiblen Badezimmer kann ein Hotel mit hochwertigen, originellen Kosmetikprodukten punkten," erklärt ADA-Unternehmensgründer Andreas Dahlmeyer.
Projekt: Neue Unternehmenssoftware
Anfang 2001 stieß die bei ADA eingesetzte Unternehmens-IT an ihre Leistungsgrenze. Gravierende Veränderungen innerhalb der Firmenstruktur und die damit verbundenen Veränderungen der Abläufe und Prozesse im Unternehmen konnten nicht mehr durch Eigenprogrammierung abgebildet werden. ADA entschloss sich, eine zukunftssichere Lösung zu suchen. Die Key-User wurden von Anfang an in den Auswahlprozess und später in die Organisationsgespräche mit einbezogen. Dadurch war die Akzeptanz zum Projekt von Beginn an sehr hoch. Das Projektteam analysierte die Firmenstruktur und führte eine Bestandsaufnahme der Prozesse und Abläufe im Unternehmen durch. „Bei der Analyse der in Frage kommenden Anbieter gingen wir äußerst gewissenhaft vor. Da wir weltweit tätig sind, musste das neue System auch mehrsprachig zu bedienen sein. Auch sollten in unseren wichtigsten Märkten wie beispielsweise in China, Mittlerer Osten oder Westeuropa vor Ort einheimische Ansprechpartner zum System vorhanden sein.“ Erinnert sich ADA-IT-Project Manager Karl Perino.
abas-Projektierung-Management: Effiziente und sichere Software-Einführung
Ziel der Einführung der neuen Unternehmenssoftware bei ADA war das Abbilden aller Artikelbewegungen im IT-System innerhalb der Konzernstruktur, sowohl bei den Mengen als auch bei den Preisen. Im Fokus standen dabei die Optimierung der Arbeitsabläufe, die Gewinnung und Auswertung von Informationen sowie die Ausnutzung von Synergien zur Reduktion der Kosten. ADA folgte der abas-Projektierung-Einführungsmethodik. Im ersten Schritt wurden die Projektleiter und das Projektteam beim abas-Implementierungspartner ABAS Projektierung geschult. Danach wurde ein Testsystem der Software bei ADA installiert. Anhand von Übungsaufgaben und konkreter Beispiele aus der Praxis bildete ADA Geschäftsprozesse im Standard der neuen Unternehmenssoftware ab. Karl Perino: „Ein wesentlicher Punkt des Einführungskonzepts waren die Organisationsgespräche. Durch die Einbeziehung aller relevanten Abteilungen des Unternehmens in das Projekt hatten wir das Wissen der Gesamtfirma und sind global an die Spezifikationen herangegangen. Dadurch konnten viele Fehler vermieden werden.“
Der Echtstart mit der sogenannten „Big Bang Methode“ verlief an allen 8 ADA-Standorten reibungslos.
Flexibel und Evolutionär
Sieben Jahre sind seit dem „Big Bang“ vergangen. Für Hartmut Schindler, Leiter IT der ADA Cosmetics International, eine Gelegenheit um Zwischenbilanz zu ziehen: „Wir haben uns für die abas-Business-Software entschieden, weil wir Anpassungen und Updates in der Software auch selbst durchführen können. Bei anderen Systemen, die ich während meiner beruflichen Laufbahn kennen gelernt habe, werden für den Updateprozess mitunter Monate benötigt. Bei der abas-Business-Software ist das neue Release an einem Wochenende eingespielt. Das ist ein großer Kosten-Vorteil, da wesentlich weniger IT-Kapazitäten gebunden werden, als bei anderen Systemen. Die Software legt uns dank der Systemarchitektur in der Organisation nicht fest, Anpassungen können jederzeit wieder verändert werden, ohne dabei die Updatefähigkeit zu verlieren.“
Weltweit „Null Fehler“
Hartmut Schindler sieht weitere Benefits, die bei ADA durch den Einsatz von abas-ERP realisiert wurden: „Die komplette Finanzbuchhaltung ist in abas-ERP integriert. Die Transparenz im Unternehmen ist seit der Systemeinführung enorm gestiegen. Einzelne Vorgänge können mehrsprachig, vom fertigen Produkt über Produktionsprozesse bis auf Belegebene, rückverfolgt werden. Die Daten werden nur noch einmal zentral eingepflegt und stehen sofort weltweit zur Verfügung. Zeitaufwändige Doppeleingaben fallen somit ebenso weg, wie das Suchen von Fehlern. Die Fehlerhäufigkeit tendiert mittlerweile gegen Null.“ In der internationalen Präsenz der abas-Business-Software sieht Schindler ein weiteres Highlight, das die abas-Business-Software seinem Unternehmen bietet: „Die abas-Business-Software ist auch an unseren Standorten in Österreich, der Schweiz, Frankreich, Spanien, Dubai, Hongkong, Singapur und China im Einsatz. Wir setzen an allen Standorten unsere Installation mit allen unternehmensspezifischen Anpassungen ein. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass ABAS über ein internationales Partner-Netzwerk verfügt. Der abas-Partner sorgt vor Ort für die landesspezifischen Anpassungen der Software. Da er selbst aus dem Land kommt, in dem er die Installation betreut, kennt er natürlich auch die Mentalität der Leute vor Ort. Das ist wichtig, nur so ist sichergestellt, dass unsere Vorstellungen am ausländischen Standort auch umgesetzt werden.“ ADA betreibt den Produktionsmandanten für alle Länder zentral in Kehl. Er umfasst den gesamten Einkauf, das Warenlager und die Produktion. Dadurch weiß man zu jeder Zeit über den Bearbeitungsstand eines Auftrags oder über die Bestände an den ADA-Standorten Bescheid. „Durch diese Organisation,“ resümiert Hartmut Schindler, „hat sich die Produktivität jedes Einzelnen deutlich erhöht. Trotz einer überdurchschnittlichen Expansion des Unternehmens konnten wir unsere Servicequalität weiter steigern, ohne beim Personal aufzustocken.“
Verkaufen „rund um die Uhr“
ADA Cosmetics betreibet auf Basis von abas-eB zwei Web-Shops: Für Hotelkunden ist es ein in drei Sprachen zu bedienender B2B-Shop. In ihm sind z.B. kundenindividuelle Kataloge und Preise hinterlegt. Im Endkundenshop, der das Corporate Design des Unternehmens widerspiegelt, kann der Endverbraucher u.a. auch Geschenkverpackungen und Grußkarten mit individuellem Text bestellen. Eine Weiterempfehlung des Shops per Mail ist genauso möglich wie die Bezahlung per Kreditkarte. ADA-IT-Project Manager Karl Perino sieht auch große Vorteile der Nutzung der Mehrsprachenfähigkeit von abas-ERP mit den Möglichkeiten der abas-eB-Web-Shops: "Die Bestellungen werden in Echtzeit im ERP-System verbucht. Wir benötigen keine Schnittstelle und pflegen die Daten zentral in abas-ERP. Preise können strukturiert nach unterschiedlichen Kundenkategorien berechnet und die zentral gehaltenen Informationen direkt aus abas-ERP zielgruppengerecht in den unterschiedlichen Webauftritten präsentiert werden. Die Zusammenarbeit hat hervorragend geklappt. Wir wollten eine Software, die unsere Expansion aktiv begleitet. Wir arbeiten reibungslos mit mehreren Mandanten. Die ABAS Projektierung e-Solutions ist für uns ein verlässlicher Partner."
