Erfolgreiche SAP-Umstellung bei Porsche

MHP hat im Jahr 2024 eines ihrer bisher größten Transformationsprojekte abgeschlossen: Unter dem Namen PACE (Procurement, Accounting, Controlling, Excellence) führte MHP gemeinsam mit Porsche sowie anderen Partnern die SAP-Umstellung im Finanz- und Beschaffungsbereich bei Porsche durch.

Auch für den Sportwagenhersteller zählte die Transformation zu einem der größten Projekte in diesem Bereich.

Markus Wambach, Group COO bei MHP: „Es war eine außerordentliche Teamleistung, denn es war sozusagen ein Reifenwechsel bei fahrendem Fahrzeug. Exzellenz, Hartnäckigkeit und Resilienz haben schließlich zum Erfolg des Projekts beigetragen.“

Der Systemwechsel im Finanz- und Beschaffungsbereich der Porsche AG (Go-live) startete Anfang 2023 im laufenden Betrieb und wurde mit einer Hypercare-Phase abgeschlossen. Mit dem Anwenderfeedback wurde bis Sommer 2024 die Benutzerführung weiter optimiert, an einigen Schrauben nochmals nachjustiert und bereits um neue Features im AI-Umfeld ergänzt.

Holger Kleck, Projektverantwortlicher bei Porsche: „Die Finanz- und Beschaffungsprozesse sind unser prozessualer Backbone, hier läuft alles integrativ zusammen. Das hat den Druck auf uns und das Projekt immens erhöht. Gleichzeitig bot es die Chance, Effizienzen zu heben, benutzerfreundlicher und integrativer direkt für die etwa 13.000 Anwenderinnen und Anwender zu werden und dabei die Zukunftsfähigkeit und Flexibilität unserer Finanz- und Beschaffungsprozesse zu gewährleisten.“

Agile und hybride Projektmethodik auf Basis von SAFe

Um dieses Ziel zu erreichen, wurde das bestehende SAP ECC durch ein neues System für die Bereiche Finanzen und Beschaffung ersetzt. Wichtig war dabei eine zentrale Datenquelle nicht nur für Stammdaten, die es leichter machen soll, neue Geschäftsmodellprozesse und Skalierbarkeit sowie die Standardisierung von Prozessen und Systemen für eine schnellere Markteinführung zu ermöglichen. Was sich in der Theorie einfach anhört, war in der Praxis mit vielzähligen komplexen Herausforderungen verbunden. So galt es beispielsweise 250 Schnittstellen aufzubauen und 35 verschiedene Systeme zu integrieren. Das gelang vor allem mithilfe hybrider Projektmanagementmethodik, die Elemente aus traditionellen und agilen Ansätzen kombinierte. Diese hat MHP eigens für das Projekt bei Porsche auf Basis des Scaled Agile Frameworks (SAFe) entwickelt.

„Wir haben die Umstellung auf SAP S/4HANA nach einem agil angelehnten Ansatz durchgeführt. Durch diesen Ansatz war es möglich, eine kundennahe und gleichzeitig am Standard orientierte S/4HANA-Einführung vorzunehmen – so konnten wir den Nutzerinnen und Nutzern jedes Quartal eine bereits testbare Software vorführen“, so Dr. Eckhart von Hahn, Projektverantwortlicher und Associated Partner bei MHP.

Auch wenn die Projektmethodik des Öfteren mit einer Extraschleife feinjustiert werden musste, konnte eine für diese Größenordnung funktionierende agile Projektmethodik etabliert werden. Alles in allem trugen diese Mehraufwände, wöchentliche Projektupdates mit einer stabilen Kommunikationsstruktur sowie die konsequente Vorgabe, umsatzorientierte Prozesse priorisiert zu betrachten, zum Erfolg bei.

„Hier wurde nicht lange über Themen und Aufgaben diskutiert, hier wurde gemacht. Alle haben gemeinsam daran gearbeitet, das Projekt für Porsche zum Erfolg zu führen. Geholfen hat hier auch ein von MHP organisiertes gemeinsames Ablegen des Deutschen Sportabzeichens zur Förderung des Teamgeistes. Das hat die Mannschaft zusammengeschweißt, was besonders für die intensiven Phasen wichtig war“, erinnert sich Kleck.

Handlungsempfehlungen für SAP-S/4HANA-Umstellungen

Bei einem Großprojekt wie dem Switch auf SAP S/4HANA empfiehlt es sich deshalb:

• frühzeitig jeden im Team über monatliche Delivery Commitments einzubinden,
• vielfältige Kommunikationsstrukturen und -kanäle im Team sowie zu den Stakeholdern proaktiv zu unterhalten,
• in guten Zeiten den Zusammenhalt des Teams zu fördern, um in schwierigen Situationen darauf bauen zu können,
• über ein reibungsloses Onboarding flexibel skalieren zu können, um bei Bedarf benötigtes Industriewissen sowie technisches Know-how kurzfristig einbinden zu können,
• kontinuierlich Wertschätzung für gute Arbeitsleistungen auszusprechen.

Dabei ist es wichtig, schon früh ein umfassendes Test- und Defectmanagement für das Projektteam aufzubauen, eine gemeinsame technische und betriebswirtschaftliche Architektur zu kommunizieren sowie eine effektive Custom Development Governance zu etablieren.

Einkauf, Finanzen und Controlling sind nun auf einem neuen Level und sichern die Zukunftsfähigkeit bei Porsche ab. Ein großer Meilenstein wurde nicht nur für Porsche erreicht, sondern auch für MHP. Nun geht es darum, bei Porsche weitere SAP-Transformationsvorhaben in den anderen Ressorts umzusetzen. Von Vorteil sind hier die bereits in PACE zentral angelegten Bausteine.

„Ich denke, wir haben mit PACE viele gute Grundlagen für unsere SAP-Projekte geschaffen“, resümiert Kleck.

(cm/MHP)