Ordnung muss sein: Aufräumen mithilfe von CRM-Systemen

Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra – computer’s brainware GmbH, Konstanz, sowie der cobra computer’s brainware AG, und Experte für Kunden-/Informationsmanagement, über die Wichtigkeit eines geordneten digitalen Arbeitsplatzes und darüber, wie sich der Traum von der perfekten Organisation erfüllen lässt.

„Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt, aus?‘ Kein geringerer als Albert Einstein zeichnet für dieses Zitat verantwortlich und trifft damit den Nagel auf den Kopf. Dort, wo Menschen hart arbeiten, besteht zwangsläufig das größte Potenzial für Unordnung – das galt zur Zeit des brillanten Wissenschaftlers ebenso wie heute. Allerdings verschob sich mit dem Arbeitsplatz häufig auch das Chaos vom Schreibtisch in die digitale Welt. Ein mit Icons vollgepackter Desktop ersetzte die klassische Zettelwirtschaft, die schlampig geführte Adressbuch-Applikation den unsortierten Rolodex und der Stapel an halb geöffneten Briefen musste einem übervollen Outlook-Postfach weichen. War das Aufräumen des Arbeitsplatzes Schreibtisch aber noch ein mühsames und lästiges Unterfangen, bietet der digitale Weg einige Abkürzungen: CRM-Software hilft dabei, wieder Ordnung in die folgenden drei Aspekte der persönlichen Arbeitswelt zu bringen und diese auch beizubehalten.“     

1. Kunden von A bis Z

„Was der Name Customer-Relationship-Management (CRM) verspricht, steckt wenig überraschend auch drin. CRM-Tools dienen vordergründig der Verwaltung von Kundendaten und sollen eine einfachere sowie im Endeffekt dadurch bessere Bindung zur Folge haben. Selbstverständlich besteht ein großer Teil dieses Verwaltungsprozesses aus der korrekten Ablage und Sortierung der oftmals unzähligen Kontakte. Schluss mit langwierigen Such- oder Sortierprozessen, CRM-Systeme nehmen diese Aufgaben automatisch vor und machen die Informationen gleichzeitig leicht abruf- und auffindbar. Durch Kontakteinträge lässt sich dazu sicherstellen, dass auch Kolleginnen und Kollegen immer den aktuellsten Stand der Beziehung zum jeweiligen Kunden kennen. Informationen sowie Korrespondenzen, ob telefonisch oder per Mail, gehen auf diesem Wege niemals verloren und lassen sich mit wenigen Klicks zuordnen.“

2. Dokumente suchen, Dokumente finden

„In den vergangenen Zeiten von Ringordnern bestand ein großer Teil der Büroarbeit aus der korrekten Ablage wichtiger Dokumente. Noch zeitraubender war nur das Suchen, wenn das Sortieren zuvor nicht gewissenhaft genug vonstattenging. Zunächst verlagerte sich das gleiche Problem in die digitale Welt: unzählige Ordner, mit Unmengen an Dateien in oftmals unübersichtlicher Struktur. Dabei kann es sich häufig um wichtige Dokumente wie Verträge oder Einverständniserklärungen handeln, die so im digitalisierten Chaos untergehen. In CRM-Software lassen sich Dokumente ganz einfach dem zugehörigen Kunden zuordnen. So haben User sowohl Kontaktdaten als auch alle relevanten Informationen aus externen Dateien auf einen Blick abrufbar und ersparen sich bei Nachfragen oder Unklarheiten lange Suchprozesse.“

3. Aus vielen mach eins

„Was auf dem Schreibtisch die Schere, der Tesafilm oder die Stiftesammlung war, teilt sich im Englischen einen Namen mit den Werkzeugen im digitalen Raum: Tools erleichtern die Büroarbeit ungemein. Doch können auch ihre Anzahl, wie die der Schreibtischutensilien, außer Kontrolle geraten. CRM-Systeme können eine Vielzahl dieser Softwareergänzungen durch Schnittstellen vereinen und ihre Wirksamkeit bündeln. Zugang erfolgt dann allein auf der Oberfläche des CRM, Funktionen und Datenbanken der angebundenen Tools lassen sich jedoch in vollem Umfang nutzen. So kann sich jede Branche spezifisch das passende Customer-Relationship-Management für die eigenen Bedürfnisse zusammenstellen, gleichzeitig einer unübersichtlichen Masse an Anwendungen aus dem Weg gehen und die Ordnung zurück in den digitalen Arbeitsplatz bringen.“