Nicht alles, was in die Cloud kann, muss auch in die Cloud – aber vieles sollte!

Wirtschaftliche Gründe wie Geschwindigkeit und Kosten sprechen für ERP-Anwendungen in der Cloud. Allerdings zögern mittelständische Unternehmen aktuell noch, denn Kernsysteme in die Obhut eines IT-Partners zu legen, ist ein Schritt, der überlegt sein will.

Ein Umstieg in Phasen hilft aus diesem Dilemma. Anhand sechs strategischer Fragen zeigt der ERP-Hersteller proALPHA auf, wie sich Mittelständler schrittweise der ERP-Cloud nähern können.

ERP-Systeme sind immer unternehmenskritisch und damit nicht die ersten Systeme, die in die Cloud transferiert werden. Gerade bei ihren Kernprozessen sind produzierende Mittelständler noch zurückhaltend. Spielen Unternehmen jedoch auf Zeit, verlieren sie gegebenenfalls Produktivitätsvorteile, die ein Cloud-ERP bietet. Da das durchschnittliche Alter einer ERP-Installation mehr als elf Jahre beträgt und eine Ablösung bei vielen Mittelständlern ansteht, sollte über eine hybride Cloud-Architektur nachgedacht werden. 

1. Welcher Cloud-Ansatz ist ideal?

Entscheidet sich ein Unternehmen für den ERP-Einsatz in der Cloud, stellt sich die Frage nach dem optimalen Cloud-Ansatz. Befindet sich das Unternehmen in einer Aufbau- oder Modernisierungsphase? Dann bietet sich eine standardisierte Software as a Service (SaaS)-Lösung an. Soll ein bestehendes ERP vollständig oder in Teilen in die Cloud migriert werden, dann ist ein Hosting-Modell eine gute Wahl. Um den Live-Betrieb erst einmal zu testen, können sich Unternehmen auch für ein befristetes „Implementation Hosting“ entscheiden. Dabei handelt es sich um ein individuell nachgebautes On-Premise-System. 

2. Muss ich mein gesamtes ERP in der Cloud betreiben?

Nicht alles, was in die Cloud kann, muss auch in die Cloud! Mit einer Hybrid-Architektur bietet sich die Möglichkeit, Anwendungen zum Teil lokal und zum Teil aus der Cloud zu betreiben. Diese sinnvolle Kombination aus beiden Welten liefert aktuell den größten Mehrwert für mittelständische Fertiger. Die Faustformel lautet: Je näher eine Applikation an den Kernprozessen eines Unternehmens liegt, desto sensibler ist es, sie in der Cloud zu betreiben. Umgekehrt bedeutet das: je weiter entfernt eine Anwendung von den Kernprozessen liegt, desto sinnvoller ist die Migration in die Cloud, beispielsweise für Lösungen im Bereich e-Procurement.

3. Wie lässt sich ein reibungsloser Datenaustausch von und in die Cloud sicherstellen?

Gerade in der Fertigung kommen neben dem ERP-System häufig weitere fachspezifische Anwendungen zum Einsatz, etwa für die Produktionssteuerung oder die Konstruktion technischer Lösungen, die sich nicht einfach in die Cloud übertragen lassen. Diese können weiterhin On-Premise genutzt werden. Sie lassen sich über eine standardisierte Integrationsplattform, beispielsweise eine Integration Workbench (INWB), einfach an ein Cloud-ERP anbinden. Einzige Voraussetzung ist, dass eine eindeutig adressierbare Schnittstelle im Zielsystem existiert. Der Datenübergang selbst erfolgt über eine hoch-sichere VPN-Verbindung.

4. Wann ist es sinnvoll, auch andere Anwendungen auszulagern?

Viele nachgelagerte Anwendungen eigenen sich hervorragend für den Cloud-Einsatz, insbesondere, wenn sie mobile oder standortübergreifende Arbeitsweisen von Mitarbeiter*innen unterstützen. So kann es sich beispielsweise anbieten, Office-Anwendungen in Verbindung mit dem ERP-System zu hosten. Auch weitere Applikationen wie zum Beispiel VoIP-Telefonie, EDI, Exchange, ein Webshop oder B2B-Lösungen eignen sich. Das Cloud-ERP steht dabei weiterhin im Zentrum der betrieblichen IT-Infrastruktur und fungiert als Daten-Hub.

5. Welche Basis-Architektur bietet sich für das Hosting an?

Damit eine hohe Akzeptanz durch die Mitarbeitenden gewährleistet ist, sollte das Frontend einer gehosteten ERP-Cloud-Lösung einfach und intuitiv nutzbar sein. Wenn keine Neueinführung eines ERP-Systems ansteht, bietet es sich an, die etablierte und bekannte Oberfläche des bisherigen On-Premise-Systems 1:1 zu übernehmen. Das Frontend hat dabei alle Anforderungen an einen sicheren, mobilen, flexiblen und virtuellen Arbeitsplatz zu erfüllen. Dazu zählen ein ortsunabhängiger Zugriff zu jeder Zeit und mit jedem Endgerät, eine hohe Performance sowie ein schneller User-Login.

6. Wie steht es um die Datensicherheit und Compliance der Anbieter?

Eine Cloud-Umgebung bietet vielen Unternehmen insgesamt höhere Sicherheitsstandards als der interne ERP-Betrieb im hauseigenen Rechenzentrum. Ein Indikator für den sorgsamen Umgang eines Anbieters mit den Produktivdaten ist der Betrieb eines zweiten Rechenzentrums in der Cloud zur Absicherung sowie Zertifikate, etwa nach ISO 27001 für das Informationssicherheits-Management. Um die strengen deutschen Datenschutzregeln einzuhalten, führt kein Weg an Cloud-Rechenzentren am Standort Deutschland vorbei.

„Eine Hybrid-Strategie liefert aktuell den größten Nutzen für den Mittelstand“, erläutert Michael Bzdega, Solution Architect Business Cloud bei proALPHA. „ERP-Hersteller führen zunehmend die Ansätze Best-of-Breed mit Best-of-Suite zusammen. proALPHA beispielsweise entwickelt eine Innovationsplattform, die Lösungen wie etwa für das Financial Performance Management oder für die systemübergreifende Datenqualität umfasst. Eine perspektivische Weiterentwicklung der ERP-Anwendung auf eine Microservices-Architektur würde künftig die Integration von Drittanbieter-Anwendungen der Kunden mit Anwendungen dieser Innovationsplattform erleichtern. In diesem Szenario nutzen Unternehmen dann die Vorteile der Cloud für ausgewählte Anwendungsbereiche und bleiben gleichzeitig dort on-premise, wo es sinnvoll erscheint.“

www.proalpha.com