Mit 5 Tipps zum geeigneten SAP Add-on

Die Digitalisierung macht vor keiner Branche, keinem Unternehmen und keiner Abteilung halt. Darum stehen auch Finanzabteilungen vor der Herausforderung, Finanz- und Geschäftsprozesse digital zu optimieren.

Es geht dabei nicht nur um Kostenersparnisse, sondern vor allem darum, abteilungsübergreifend mehr Transparenz zu schaffen. Zudem ist der Wunsch groß, die Bearbeitungszyklen, etwa von Rechnungen oder Ausgleichsbuchungen, deutlich zu reduzieren und damit auch die Belegschaft zu entlasten. Es ist immer eine gute Idee, repetitive Aufgaben zu automatisieren oder zu standardisieren. Eine Standard-ERP-Lösung wie SAP lässt es problemlos zu, sämtliche Finanzprozesse abzubilden. Die Optimierung einzelner Finanzprozesse ist jedoch aufgrund ihrer Komplexität nur mit hohem Aufwand möglich. Die Prozessoptimierung deswegen nicht in Angriff zu nehmen, wäre allerdings der falsche Weg. Denn dadurch können sich die sogenannten dunklen Geschäftsprozesse weiter etablieren. Mit einem geeigneten SAP Add-on lässt sich diesen Herausforderungen begegnen. Doch was ist bei der Auswahl eines solchen Tools zur Optimierung von Finanzprozessen zu beachten? Antworten liefert die folgende Checkliste von Kofax.

1. Intuitive Bedienung

Zumeist völlig unbeabsichtigt, sind sie nichtsdestotrotz in vielen Unternehmen ein alltäglicher Begleiter: dunkle Geschäftsprozesse. Das bedeutet, dass Mitarbeiter relevante Prozess-Schritte an der zentralen IT vorbei etabliert haben – und nicht jeden ihrer Arbeitsschritte im IT-System dokumentieren. Das birgt eine große Gefahr. Denn entstehen Fehler, ist im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welche Entscheidung getroffen hat. Im Schadensfall lässt sich also niemand zur Rechenschaft ziehen. Diesen Umstand zu ignorieren, ist alles andere als zielführend. Um dunkle Prozesse zu vermeiden und gleichzeitig mehr Transparenz zu schaffen, müssen Unternehmen die Arbeit für ihre Mitarbeiter möglichst vereinfachen und ihnen eine Lösung an die Hand geben, die solche Abläufe überflüssig macht. Wenn das Tool intuitiv bedienbar und wenn der Umgang mit ihm leicht zu erlernen ist, werden Mitarbeiter schnell dessen Vorzüge zu schätzen wissen. Ein Tool im gewohnten SAP Look-and-Feel ist hierfür besonders geeignet. Die Einstiegshürden sind niedriger, und Mitarbeiter sind viel eher dazu bereit, auf intransparente Arbeitsprozesse zu verzichten. Der Effekt: Die Verbreitung dunkler Geschäftsprozesse wird deutlich reduziert.

2. Zugriff für alle Mitarbeiter

Diese Prozesse lassen sich jedoch nicht vermeiden, wenn es im Unternehmen Mitarbeiter gibt, die gar keinen Zugriff auf das SAP-System haben – oder vielleicht im Umgang damit noch nicht versiert sind. So ist die Verlockung doch groß, Finanzprozesse wie Ausgleichsbuchungen oder Rechnungen – vermeintlich schneller – via E-Mail oder per Anruf abzuklären. Damit steigt jedoch die Intransparenz. Somit müssen auch Mitarbeiter, die sonst nicht mit SAP arbeiten, Zugriff auf buchhaltungsrelevante Informationen im ERP-System haben. Darum sollte man bei der Auswahl einer Lösung darauf achten, dass das System über flexible Zugangsoptionen verfügt. Mitarbeiter ohne SAP-Account benötigen ebenfalls eine Möglichkeit, sich ins System einzuloggen.

3. Möglichkeiten zur Individualisierung von Workflows

Ein wichtiges Auswahlkriterium ist, dass sich das Tool bedarfsgerecht an eigene Workflows anpassen lässt. Unternehmen sollten sich auf Lösungsanbieter konzentrieren, die wissen, dass jedes Unternehmen eigene Bedürfnisse und individuelle Workflows hat. Es gibt schlicht keine One-Fits-All-Lösung. So können verschiedene vorkonfigurierte, aber anpassbare Abläufe es etwa erlauben, Informationen gezielt auszuwerten und Workflows für etwaige Folgeaktivitäten einzuleiten.

4. Möglichkeiten zur Statusabfrage

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, Entscheidungen über Dokumente oder Anfragen, wie sie täglich in großer Zahl in Unternehmen eintreffen, zeitnah und eigenständig zu treffen. Jedoch existiert meist kein aktueller Überblick über entscheidungsrelevante Informationen. Eine weitere Herausforderung stellt die enge Verzahnung von Prozessen dar. Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse, die das Tool entsprechend abbilden muss. Insbesondere in größeren Unternehmen fällt es Mitarbeitern jedoch schwer, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, in welche Prozesse sie tatsächlich involviert sind. Bei der Auswahl eines SAP Add-ons sollten Unternehmen deshalb darauf achten, dass das Tool relevante Informationen jederzeit tagesaktuell anzeigen kann. Damit werden Mitarbeiter deutlich entlastet, da die zeitaufwendige Informationsbeschaffung entfällt.

5. Erweiterbarkeit um Capture-Lösungen

Unternehmen erhalten Dokumente in unterschiedlichsten Formaten: etwa als Papierdokument per Post und Fax, per E-Mail, als PDF, als ZUGFeRD-Dokument oder auch als EDI-Datensatz. Letztlich ist die Art des Dokuments völlig gleich, denn jedes muss mitsamt aller buchungsrelevanten Informationen gleichermaßen erfasst und zur Weiterverarbeitung im ERP-System bereitgestellt werden. Damit das gelingt, sollte das SAP-Tool sich an eine Capture-Lösung anbinden lassen. Mit einer sogenannten Texterkennungssoftware (OCR, optical character recognition) lassen sich Schlüsselinformationen aus den Dokumenten schnell extrahieren und im Add-on bereitstellen. Anschließend sollte das Tool automatisch einen Abgleich gegen die im SAP-System hinterlegten Daten vornehmen. Gibt es einen Übereinstimmungstreffer, können die Daten sofort übertragen werden, während bei Abweichungen ein individueller Klärungsprozess vom System zu starten ist. Alle Belege müssen per Mausklick abrufbar sein, um bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können. Das Add-on muss also um entsprechende Funktionalitäten erweiterbar sein und sich über Schnittstellen (APIs) an die Capture-Lösung anbinden lassen.

Whitepaper über Finanzprozessoptimierung:

Diese Checkliste ist ein Auszug aus dem Whitepaper „Fehlende Puzzle-Teile in der Finanzprozessoptimierung“, das sich Interessierte unter folgendem Link https://www.kofax.de/go/wp-Fehlende-Puzzle-Teile-in-der-Finanzprozessoptimierung kostenfrei herunterladen können.