Innovationshemmer Individualisierung

Der Weg in eine zukunftsfähige ERP-Landschaft führt über Standardisierung zu effizienten Workflows

Den Kopf in den Sand stecken funktioniert nicht mehr lange: Alle SAP-Anwenderunternehmen müssen sich allmählich mit der Migration auf S/4HANA beschäftigten – besser heute als morgen. Allen weiteren Planungen vorgelagert ist dabei die grundsätzliche Frage „Greenfield-, Brownfield- oder Bluefield-Ansatz?“ Dafür muss man die bisher eingesetzte ERP-Lösung auf den Prüfstand stellen. Und die ist in der Regel recht individuell ausgestaltet.

SAP nämlich bietet Kunden über die sogenannten „User Exits“ etliche Möglichkeiten, ihre Lösungen an die eigenen Anforderungen anzupassen. Da die User Exits reichlich genutzt wurden, hat so fast jedes Unternehmen heute sein eigenes, unverwechselbares SAP-System mit etwas Standard, etwas Individualprogrammierung und ein paar Add-ons. Historisch gewachsene Strukturen mit Eigenprogrammierungen trifft man vor allem bei abteilungsübergreifenden Geschäftsabläufen wie den P2P-Prozessen an (von der Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage). 

Individualprogrammierung als Stolperstein 

Stehen nun System-Upgrades wie jetzt auf S/4HANA an – und verlagern zugleich viele Unternehmen derzeit ausgewählte Prozesse in die Cloud – dann wird Individualprogrammierung zum Stolperstein. Denn sie lässt sich nicht ohne weiteres in eine neue Systemumgebung transferieren. Aufwändige Update-Projekte würden notwendig, die genau deshalb nur selten realisiert werden. Folge: Die Softwarelandschaft bleibt wie sie ist, ohne weitere Innovationen. Zudem ist nicht bei jeder einstmals eingerichteten Anpassung überhaupt klar, ob sie noch genutzt wird oder wofür sie einmal gut war. Somit wird in einer Welt, die sich immer schneller dreht und immer kürzere Innovationszyklen erfordert, der Fortschritt glatt ausgebremst.  

Um fit für die Zukunft mit S/4HANA zu werden, ist deshalb Standardisierung gefragt. So viel Anwendungen wie möglich sollten in einen zukunftssicheren Standard überführt werden. Der Softwarehersteller xSuite Group spricht folglich von „Forward to Standard“ – und nicht „Back to Standard“. Damit soll ausgedrückt werden: Erst eine Standardisierung in den Prozessen und eingesetzten Softwarelösungen kann für fortschreitende Innovation und Effizienz sorgen. 

„Forward to Standard“ 

Für die Einführung einer standardisierten Software empfiehlt xSuite einen Best-Practice-Ansatz. Dabei wird zunächst in Abstimmung mit den Fachabteilungen geklärt, was an Individualisierung nötig ist. Stellt sich hier heraus, dass bereits 90-95% der Anforderungen im Standard abgebildet werden können, ist klar: Der Update-Aufwand wird gering sein. Ob die dann noch fehlenden Prozente überhaupt relevant sind, wird nach dem Prinzip „Challenge the Business“ geklärt. 

Für Unternehmen, die sich zukunftsfähig aufstellen wollen, ist daher eine ausgereifte Software notwendig, die moderne Technologien wie KI nutzt, auswertbare Daten in Echtzeit bereitstellt und Skalierbarkeit, Usability sowie Innovationsgeschwindigkeit aus der Cloud liefert. Im Bereich der Rechnungsverarbeitung – und weiterführend für durchgängige Einkaufs- und Rechnungsprozesse (P2P) – stellt xSuite hier ein entsprechendes Software-Instrumentarium zur Verfügung. Für Workflow-Aufgaben werden beispielsweise zusätzliche, native Apps in SAP Fiori angeboten – dadurch ist auch eine „Fiori-Only“-Strategie möglich. 

Abstecher Künstliche Intelligenz

Mit Künstlicher Intelligenz etwa lassen sich noch einmal ganz neue Anwendungsgebiete für Automatisierung und Standardisierung erschließen. Bei der Rechnungsverarbeitung zum Beispiel durch:

• Selbstlernende Datenextraktion: Bei der Beleglesung lernt die Software mit. Aus den Änderungen, die in der Validierung vorgenommen werden, übernimmt die Software die Informationen – ohne dass die Beleglesung noch einmal explizit trainiert werden muss.
• Intelligente Kontierungsvorschläge: Welche Kontierung für eine Rechnung in Frage kommt, lässt sich meist nicht durch Regelwerke eindeutig abbilden. Man muss den Kontext kennen und daraus die Kontierung ableiten. Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz lassen sich Kontierungsvorschläge inklusive Wahrscheinlichkeit erstellen, aus denen die Beschäftigten nur noch auswählen müssen.
• Vorschlagsfunktion für die Bearbeiterfindung: Die Regeln zur Bearbeiterfindung sind oft so aufgebaut, dass eine Rechnung zur Prüfung bei einer Gruppe von Personen ankommt. Auch hier kann künstliche Intelligenz helfen und den richtigen Bearbeitenden automatisch bereits in der Validierung vorschlagen. 

Extra-Booster für die Standardisierung

Nicht nur in den eingesetzten Softwareanwendungen schlummert, was Standardisierung angeht, viel Potenzial. Es lohnt sich auch der Blick auf Formate und Eingangskanäle bei Dokumentenprozessen. Unternehmen sollten z.B. den Anteil eingehender Papierrechnungen minimieren, bei deren Digitalisierung sich nach wie vor Erfassungsfehler einschleichen können. Die Zukunft gehört der E-Mail-Übertragung (heute schon vielfach praktiziert) oder noch besser: Portalen, über die Lieferanten ihre Rechnungen hochladen können. Außerdem können bestimmte (Teil-) Prozesse in die Cloud ausgelagert werden. Insbesondere standardisierte Prozesse mit einem hohen Dokumentenvolumen bieten sich dafür an. Auch dies steigert den Automatisierungsgrad weiter, immer mit dem Ziel: maximale Quote an Hintergrundverbuchungen bei eingehenden Rechnungen.

Zertifizierungen

Unabdingbar hinsichtlich einer S/4HANA-Migration sind Zertifizierungen für S/4HANA Cloud und für On-Premises-S/4HANA-Systeme. Dies garantiert den Beschäftigten der Fachabteilungen auch weiterhin, mit den gewohnten SAP-Oberflächen arbeiten zu können und Funktionseinschränkungen in der S/4HANA-Welt existieren somit nicht.