Hürdenlos ins SAP-Personalaktenprojekt

Nur selten sind es technische Hürden, die den Weg zum erfolgreichen Digitalprojekt versperren. Torsten Unger, Teamleiter SAP-Personalmanagement der DVV, verrät im Interview mit dem Sales-Experten Moritz Basler der EASY SOFTWARE AG, welche methodischen Kniffe über den Projekterfolg entscheiden.

Herr Unger, die Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft (DVV) hat ihr Personalaktenmanagement erfolgreich mit einer SAP-integrierten Lösung digitalisiert. Welche Tipps können Sie anderen Unternehmen mitgeben, um Stolpersteine schon auf dem Weg zum Startblock beiseitezuräumen?

Torsten Unger: Als erstes sollten wir uns immer fragen: Wie arbeitet unser Personalwesen heute? Wo liegen die Stärken und Schwächen unserer Arbeitsweise? Außerdem: Was sind aktuelle Trends oder Best-Practices der Vorreiter im Markt? Mit einem Blick nach außen können wir besser einschätzen, was möglich ist und wo wir selbst stehen.

Haben Sie ein Beispiel für ein Problem, das Sie auf diese Weise bewältigt haben?

Torsten Unger: Jede nicht-digitalisierte Personalabteilung kennt das Problem der Schattenakten: Teams reichen Personalakten von Schreibtisch zu Schreibtisch. Und damit alle parallel arbeiten können, fertigen sie Kopien der einzelnen Akten an. Das allein ist eine datenschutztechnische Zeitbombe. Wenn man dann auch noch über mehrere Standorte verteilt arbeitet, wird es schnell unmöglich zu sagen, welche Kopien veraltete Informationen enthalten.

Das tatsächliche Ausmaß der Komplexität haben wir erst erkannt, als wir uns kritisch hinterfragt haben. Mit unserem digitalen Personalakten-Management in SAP arbeiten nun alle Mitarbeitenden stets im Originaldokument. Denn alle haben von ihrem Gerät aus ortsunabhängig darauf Zugriff – sogar zeitgleich.

Beim Konzipieren digitaler Prozesse hängen Kunden häufig an ihrer bisherigen Arbeitsweise – also den Prozessen, die ihre Teams seit Jahren gewohnt sind. Wie sah das bei der DVV aus?

Torsten Unger: Hätten wir auf unsere bisherigen Prozessabläufe gepocht, hätte das viel individuelle Anpassungsarbeit in der Software bedeutet.

Was wir zum Glück früh gemerkt haben, ist: Ein Dokument, das auf einem Monitor angezeigt wird, ist noch kein digitaler Prozess. Denn ein verstaubter manueller Prozess wird, ohne ihn neu zudenken, einfach nur zu einem verstaubten digitalen Prozess.

Best-Practices für automatisierte, digitale Prozesse, die sich auch im SAP-Bereich etabliert haben, existieren nicht ohne Grund. Sind unsere eigenen Prozesse wirklich so besonders, dass wir aufwendige Anpassungen brauchen? Es braucht Mut zur Veränderung!

Gibt es bestimmte Herausforderungen und Potenziale bei der Planung eines Digitalisierungsprojekts, die Personalabteilungen besonders im Blick haben sollten?

Torsten Unger: Grundsätzlich sollte jede Abteilung beim Planen ihres Digitalisierungsprojekts die gesamte Unternehmensstrategie berücksichtigen. Wenn wir wissen, wie unsere Anliegen zu den übergreifenden Zielen und Leitbildern passen, wird es deutlich einfacher, Unterstützung für unser Projekt zu bekommen.

Darüber hinaus sind Personalprozesse naturgemäß ein persönlicheres Thema als zum Beispiel Rechnungen. Mit einer hochwertigen Lösung, die nahtlos in SAP integriert ist und perspektivisch sogar Self-Services für Mitarbeitende ermöglicht, signalisieren Sie: Wir legen hohen Wert auf den Schutz der persönlichen Daten unserer Mitarbeitenden – und darauf, die Prozesse so effizient und komfortabel wie möglich zu gestalten. Klar strukturierte, moderne Personalprozesse kommunizieren eine positive Botschaft, die die Wahrnehmung des Unternehmens nach innen beeinflusst.

Herr Unger, wir danken für dieses Gespräch.

Besuchen Sie EASY SOFTWARE auf dem DSAG-Kongress in Halle 2, Stand H2 und während des Vortrages von Torsten Unger und Moritz Basler am 12.10.22 um 18:45 Uhr.