Thought Leadership
Big Data, Datenschutz, digitale Transformation – die IT-Branche zählt zu den am schnellsten wachsenden Wirtschaftszweigen weltweit. Um langfristig erfolgreich in dieser Branche zu sein, müssen Unternehmen nach wie vor einige Herausforderungen meistern, nicht nur das Thema Fachkräftemangel ist hier ein zentrales Element. IT-Dienstleister, die sich einen langfristigen Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten und Mitbewerbern sichern wollen, müssen vor allem ihre Geschäftsprozesse optimieren und effizienter gestalten.
In diesem Zusammenhang spielen vor allem ERP-Systeme und agiles Projektmanagement eine Schlüsselrolle. Was genau kann man darunter verstehen und wie können IT-Dienstleister konkret davon profitieren?
Warum sollten IT-Dienstleister ein ERP-System nutzen?
Im Gegensatz zu vielen anderen Branchen sehen sich IT-Dienstleister derzeit höchst komplexen Herausforderungen gegenüber. Effiziente Projektverwaltung, individuelle, auf den Kunden abgestimmte Abrechnungsmodelle implementieren und dabei jederzeit maximale Flexibilität aller relevanten Geschäftsprozesse bewahren. Möglich wird das mit einem speziell auf die individuellen Anforderungen eines IT-Dienstleisters abgestimmten ERP-System, welches möglichst alle relevanten Geschäftsbereiche miteinander verbindet, wodurch sich alle zentral steuern und überwachen lassen. Ein leistungsstarkes und individuell anpassbares ERP-System steigert die Effizienz sämtlicher Unternehmensprozesse und verhilft dem Unternehmen insgesamt zu einer besseren Performance.
Zwar besteht bei den meisten Führungskräften in der IT-Dienstleistungsbranche längst kein Zweifel mehr darüber, ob ein ERP-System im Unternehmen implementiert werden soll, sondern vor allem, wie eine solche Einführung vonstattengehen sollte. Eine solche Einführung ist in der Regel mit vielen Ressourcen und einem nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand verbunden, da sämtliche Unternehmensprozesse (Auftragsabwicklung, CRM, Finanzbuchhaltung, Projektmanagement, Service, Analysen und Reports, etc.) mit dem System verbunden werden müssen. Ein ERP für IT Dienstleister sollte CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement und andere wichtige Tools vereinen, um eine möglichst effiziente Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
Bei der Einführung eines solchen Systems unterscheidet man im Allgemeinen zwischen zwei grundsätzlich verschiedenen Ansätzen: dem sogenannten Wasserfallmodell und der agilen ERP-Einführung.
ERP-Einführung per Wasserfallmodell
Bei der Einführung eines ERP-Systems per Wasserfallmodell laufen die einzelnen Projektphasen nach klassischen Mustern und vor allem sehr linear ab. Dieser lineare Verlauf der Einführung, der insgesamt sechs Phasen umfasst, gibt dem Wasserfallmodell seinen Namen.
1. Anforderungsanalyse
In diesem Schritt werden die vorgesehenen Funktionen definiert und in einem Lastenheft festgehalten, welche das ERP-System später beinhalten soll.
2. Konzeption
Auf Grundlage der definierten Funktionen kann der ERP-Anbieter eine maßgeschneiderte Software-Architektur entwickeln.
3. Implementierung
Nachdem die Softwarearchitektur steht, kann die eigentliche Software entwickelt und im Unternehmen integriert werden.
4. Integrationstests
Um Fehler zu beheben, erfolgen anschließend eine Reihe von Integrationstests, die umso umfangreicher ausfallen, je komplexer das ERP-System.
5. Rollout
Sofern alle Fehler behoben wurden, kann das ERP-System in Betrieb genommen werden.
6. Support
Im Anschluss steht der Anbieter des ERP-Systems weiterhin als Support zur Verfügung und stellt sicher, dass keine Probleme mit dem System bestehen.
Diese Methode wird nach wie vor genutzt, um ERP-Systeme zu implementieren und bietet den Vorteil, dass das Budget und der Zeitaufwand sehr genau geplant werden können. Der Nachteil der Wasserfallmethode liegt allerdings darin, dass fehlerhafte Annahmen, die zu Beginn der Einführung bereits bei der Anforderungsanalyse entstehen, erst im späteren Verlauf bemerkt werden, im schlimmsten Fall erst während der Integrationstests.
Agile ERP-Einführung
Die Schwächen der Wasserfallmethode sollten mit anderen Methoden umgangen werden, eine der ersten agilen Methoden war die sogenannte Scrum-Methode. Hintergrund der agilen Ansatzweise ist die Annahme, dass selbstorganisierende Teams entscheidend dazu beitragen können, dass ein Entwicklungsprozess effektiver vonstattengeht. Bei einer agilen Einführung eines ERP-Systems steht kein linearer Plan im Vordergrund, sondern vielmehr kurze Implementierungszyklen, die auch als Sprints bezeichnet werden. Diese Sprints sind in der Regel zwischen zwei und sechs Wochen lang und beinhalten ausschließlich Ziele für den nächsten Projektschritt. In jedem einzelnen Sprint wird ein eigenes Konzept entwickelt, Teile des ERP-Systems werden umgesetzt, für sich getestet und direkt in Betrieb genommen. Mit jedem neuen Zyklus bzw. Sprint kann das ERP-System weiterentwickelt und verbessert werden.
Eine solche agile Vorgehensweise lässt ausreichend Spielraum für Interaktionen zwischen allen Beteiligten sowie Anpassungen und Aktualisierungen im laufenden Betrieb. Das kann vor allem dann einen großen Vorteil darstellen, wenn sich die Anforderungen an das ERP-System im Laufe der Implementierung ändern oder unvorhergesehene Herausforderungen eintreten. Insgesamt ist man bei einer agilen Einführung eines ERP-Systems deutlich flexibler und praxisorientierter, als bei der Wasserfallmethode.
Fazit
Um langfristig erfolgreich in der IT-Branche zu sein und sich gegenüber Mitbewerbern und Konkurrenten durchsetzen zu können, müssen IT-Dienstleister ihre Geschäftsprozesse verschlanken, effizienter gestalten und kontinuierlich optimieren. Ein exakt auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtetes ERP-System kann entscheidend dazu beitragen, diese Anforderungen umzusetzen.
Bei der Einführung des Systems in die unternehmenseigenen IT-Strukturen ist es wichtig, sich über die unterschiedlichen Ansätze zu informieren und eine Methode zu wählen, die am besten für die individuellen Anforderungen geeignet ist. Im Zweifel ist es ratsam, sich von einem erfahrenen ERP-Anbieter beraten zu lassen.
rg
