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Umfangreiches ERP-Paket oder individuelle Lösungen für spezifische Probleme? Diese Frage stellen sich zahlreiche CFOs, die ihre Finanzsysteme aufrüsten wollen.
Grundsätzlich ist die Implementierung einer Software-Suite durchaus sinnvoll, denn alle Informationen innerhalb des Unternehmens werden standardisiert, zentralisiert und überwacht. Da die Anforderungen an CFOs und ihre Finanzteams stetig steigen, klingt ein Komplettsystem, das verspricht alle aufkommenden Probleme zu adressieren, zunächst nach der richtigen Wahl.
Doch es ist nicht alles Gold, was glänzt. Denn ERP-Systeme haben auch ihre Tücken. So ist die Implementierung beispielsweise komplex und dass Unternehmen an ihr scheitern, ist nicht selten. Während ein Komplettpaket zwar verspricht, viele unterschiedliche Probleme zu lösen, können die integrierten Module nicht unbedingt mit den besten Nischen-Tools am Markt mithalten. Gerade in Zeiten des steten Wandels, bedingt durch die Digitalisierung, sind “sperrige” Software-Pakete vielleicht nicht mehr die richtige Wahl. Unternehmen sollten deshalb die Vor- und Nachteile umfangreicher ERP-Systeme genau abwägen und den alternativen Weg, ihre Digitalisierung mit Best-of-Breed-Lösungen (den bestmöglichen Lösungen für jeden Anwendungsbereich) voranzutreiben, nicht voreilig verwerfen. Um die Unterschiede genauer zu beleuchten und Unternehmen bei der Entscheidung zu helfen, kommen hier die wichtigsten Punkte:
Die Vorteile von ERP
Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) sind schon lange im Einsatz. Ihr entscheidender Vorteil ist, dass sie im Gegensatz zu Einzellösungen die gesamte vom Unternehmen benötigte Software in einem Komplettpaket bündeln. Es ist nur eine einmalige Entscheidung nötig, um eine Vielzahl von Prozessen zu digitalisieren.
Wie bereits erwähnt, ist die Implementierung eines ERP-Systems umfangreich. Da die neue Technologie allerdings mit hohen Investitionen verbunden ist, kann davon ausgegangen werden, dass die Integration die nötige Aufmerksamkeit erhält und alle Beteiligten bemüht sind, das System schnell und korrekt zu implementieren. Bei der Investition in ein Komplettpaket ist die Chance zudem hoch, dass manche MitarbeiterInnen bereits mit ihr gearbeitet haben und so der Schulungsaufwand für sie geringer ist.
All diese Gründe sprechen für die All-in-One-Lösung, warum sollten sich Unternehmen also dagegen entscheiden?
Die Nachteile von ERP
Eines der Argumente gegen ERP-Systeme ist, dass die Implementierung in den meisten Fällen einfach nicht gelingt. Der 2020 ERP Report der Panorama Group zeigt, dass bei der Implementierung eines ERP-Systems das Budget im Schnitt um 62 Prozent überschritten wird. Laut Maarten Geerts, einem Project Consultant der Finanzberatung TriFinance, scheitern 70 Prozent der ERP-Installationen.
Für das Scheitern gibt es eine Vielzahl von Gründen, darunter beispielsweise, dass es schwierig ist, die internen Ressourcen zu aktivieren, um das Projekt zu verwalten. Auch Scope Creep, also das oft schleichende, aber kontinuierliche Anwachsen des Projektumfangs, und die Zustimmung des oberen Managements zählen zu den Herausforderungen. Bei sehr großen Systemen ist der Schulungsaufwand für die MitarbeiterInnen zudem hoch – denn nur die wenigsten werden schon Erfahrung mit der Software haben.
Zusätzlich ist der Umstieg auf ein unternehmensweites Komplettsystem riskant und kann, sollte er nicht gelingen, finanzielle und auch rufschädigende Auswirkungen haben. Hewlett Packard musste das beispielsweise am eigenen Leib erfahren. Ein zusätzliches Problem können die Cashflow-Anforderungen eines solchen Großprojekts sein. Sie können Unternehmen einschränken, die ihre Systeme aufrüsten müssen, sich die Investition aber nicht auf einen Schlag leisten können.
Die wichtigsten Fragen, die sich Unternehmen bei der Entscheidung für oder gegen ERP aber stellen sollten, sind:
1. ob sie in eine Suite investieren wollen, deren Tools vielleicht gut, doch wahrscheinlich nicht die besten in allen Anwendungsbereichen sind. Auch wenn eine Suite insgesamt gut bewertet wird, bedeutet das nicht, dass ihre einzelnen Tools die Konkurrenz ausstechen können. Ihr Vorteil ist, dass sie zu einer All-in-One-Lösung gehören, die viele Probleme angeht. Häufig sind die einzelnen Lösungen aber eben nicht das Beste, was der Markt hergibt.
und 2.: ob sie Abstriche in ihrer Flexibilität in Kauf nehmen können, denn generell können Best-of-Breed-Lösungen schneller auf Veränderungen reagieren – etwa bei der Anpassung von Steuersätzen, um nur ein Beispiel zu nennen.
Warum sich Best of Breed auszahlt
Der triftigste Grund dafür, den Best-of-Breed-Ansatz für die Digitalisierung der Prozesse zu wählen, steckt bereits im Namen. Wenn Unternehmen unabhängig von anderen Bereichen entscheiden müssten, welche Lösungen sie etwa für die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, für das Reporting oder das Spesenmanagement nutzen wollen, würden sie wohl immer die beste Lösung wählen.
Ein weiterer Vorteil von Best-of-Breed ist, dass die stückweise Aufrüstung der IT mit weniger Risiko verbunden ist. Sollte eine unabhängige Lösung am Ende doch nicht halten, was sie verspricht, kann leichter als bei einer ERP-Komplettlösung entfernt und mit einer Lösung eines anderen Anbieters ausgetauscht werden.
Mit dem Best-of-Breed-Ansatz wird die digitale Transformation im eigenen Tempo und in den richtigen Bereichen vorangetrieben. Dadurch fallen nicht auf einen Schlag so hohe Kosten an, wie bei der Implementierung einer ERP-Lösung. Da das Transformationsprojekt abschnittsweise angegangen wird, benötigen Unternehmen intern nicht so viele Ressourcen und auch der Schulungsaufwand ist geringer. Im Vergleich sind die positiven Auswirkungen einer Best-of-Breed-Lösung zudem schneller zu sehen, denn das Tool ist rasch einsatzbereit und flexibler als ein Software-Pakets. So können Unternehmen individuelle Anpassungen vornehmen und die Updates sind in kürzester Zeit verfügbar.
Gerade Altsysteme, die teilweise noch aus den 1980ern stammen, können oft nicht einfach abgeschaltet und ausgetauscht werden. Der Best-of-Breed-Ansatz ist hier besonders hilfreich, denn so muss nicht die gesamte Infrastruktur auf einmal entflochten werden. Neue Tools können kleinere Teile des Altsystems nach und nach ablösen und so das Risiko im Umgang mit der alten Software, deren Implementierung oftmals nicht einmal richtig dokumentiert wurde, abmildern.
Doch ist die Integration selbst mit modernen verlässlichen APIs und zuverlässigem Datenaustausch nicht immer einfach und der zeitliche Aufwand, separate Lösungen zu finden, die im Unternehmen gemeinsam funktionieren, sollte nicht unterschätzt werden. So wird fehlende Konnektivität häufig immer noch als Kritikpunkt bei unabhängigen Systemen genannt.
Die Qual der Wahl
Beide Ansätze haben in jedem Fall ihre Berechtigung. ERP-Systeme sind allerdings kostenintensiver und während alle Tools und Funktionen zwar zentralisiert und aufeinander abgestimmt sind, heißt das nicht, dass sie dem Unternehmen auch die Funktionalität bieten, die es für jeden Anwendungsbereich erwartet. Im Zuge ihrer individuellen Digitalisierungsstrategie sollten Unternehmen daher unbedingt die Vor- und Nachteile einer Suite abwägen und untersuchen, ob der Best-of-Breed-Ansatz sie nicht besser bei ihrem Transformationsprozess unterstützen kann.
Die Implementierung einzelner, unabhängiger Lösungen ist in der Regel kostengünstiger und weniger riskant. Zudem kann das Unternehmen individuell entscheiden, in welchem Bereich mit der Auf- und Nachrüstung der IT begonnen werden soll, ohne andere Prozesse massiv zu beeinflussen. Natürlich ist auch eine Kombination beider Lösungen möglich. So kann ein ERP-System zur kompletten Abdeckung der Funktionen integriert werden und bei Bedarf einzelne Systeme durch Best-of-Breed-Software erweitert werden.
