Herausforderungen für das Modern Accounting

Die jüngsten globalen Ereignisse stellen Unternehmen vor noch nie dagewesene Herausforderungen. Für die Buchhaltungsteams erfordert dies eine schnelle Anpassung, um den Abschluss der Bücher mit verteilt arbeitenden Mitarbeitern zu gewährleisten.

Unabhängig davon, ob sie SAP S/4HANA, SAP ECC oder eine heterogene ERP-Landschaft einsetzen, die Prozesse am Monatsende, die von Tabellenkalkulationen, dem Wissen der Mitarbeiter und persönlicher Kommunikation abhängen, sind anspruchsvoller denn je.

Ralph Weiss, Geo Vice President DACH bei BlackLine sprach mit it management-Herausgeber Ulrich Parthier unter anderem über den Wandel in den Accounting-Prozessen von SAP-Anwenderunternehmen.

Ulrich Parthier: Das Modern Accounting wurde und wird stark von der COVID19-Pandemie beeinflusst. Homeoffice und Hybrid Office führen zu ganz neuen Arbeitsformen und -abläufen. Wie hat sich so ein Mixed Modell auf Hersteller von Software und die Anwender ausgewirkt?

Ralph Weiss: In dieser Phase kamen die  Vorteile der cloudbasierten Anwendun gen stark zum Tragen. Unternehmen, die  den Abschlussprozess digitalisiert hat ten, spürten kaum Einschränkungen,  denn die Anwender erhalten ortsunab hängig Zugriff auf die Daten aus unter schiedlichsten Systemen. Im Kontext zum Finanzabschluss hat man Zugriff auf alle  notwendigen Daten, Dokumente und die Möglichkeit, über eingebaute Kollaborationstools die Datenbeschaffung und Klärung erheblich zu vereinfachen und zu validieren, bevor sie den R2R-Prozess  durchlaufen. 

Durch die Digitalisierung erfährt der Finanzbereich eine grundsätzliche Veränderung, vom Erfassen, Dokumentieren, und Reporten hin zum Erstellen wertschöpfender Analysen für die unterschiedlichsten Geschäftsbereiche.
Ralph Weiss, Geo Vice President DACH, BlackLine, www.blackline.com/de

Ulrich Parthier: Es fallen Stichworte wie Flexibilität, Agilität und immer wieder die Cloud. Ist die Cloudifizierung so etwas wie der neue Standard und wieso ist ein komfortabler und sicherer Datenzugriff so wichtig?  

Ralph Weiss: Die Cloud gewährt Unter nehmen mehr Flexibilität, da Mitarbeiter verteilt arbeiten können und system- und standortunabhängig Zugang zu ihren Daten erhalten. Der wesentliche Punkt der Cloudlösungen ist, dass Unternehmen stärker von den Innovationen der Softwareanbieter profitieren. Wir bringen etwa alle sechs Monate ein Update zu unseren Lösungen auf den Markt. Unternehmen, die eine On-Premises-Lösung einsetzen, erneuern ihre Software bestenfalls etwa alle zwei Jahre. Sie werden dadurch von den Weiterentwicklungen „abgeschnitten“ beziehungsweise laufen in Risiken, die sich aktuell verschärfen. 

Ulrich Parthier: Wir sehen 2021 als  Jahr des Wandels weg von pandemiebedingten ad hoc hin zu strategischen Investitionen. Müssen die Unternehmen dringend mehr in ihre IT investieren?  

Ralph Weiss: Viele Unternehmen haben  überwiegend in Lösungen investiert, die  den Betrieb aufrechterhalten. Notwendige Prozessveränderungen wurden aufgeschoben. Wir haben jedoch gleichzeitig  ein stärkeres Bewusstsein in Richtung Digitalisierung wahrgenommen. Unternehmen sehen die Notwendigkeit, mehr Transparenz in ihre Prozesse zu bekommen und die Kollaboration zwischen den Teams zu fördern. Das führt dazu, dass kritische Bereiche, in denen noch verbreitet manuell gearbeitet wird, eine höhere Priorität im Zuge der Digitalisierung erfahren. Der Finanzabschlussprozess ist einer dieser Bereiche, der eine höhere Priorität bekommen hat, da sehr viele Mitarbeiter daran beteiligt sind und die Auswirkungen entsprechend groß sind. 

Ulrich Parthier: Warum ist gerade im Finance-Bereich der Bedarf an konkreten rechtlichen Bestimmungen (FISG: Gesetz zur Stärkung der Finanzmarktintegrität) so groß? 

Ralph Weiss: BlackLine Studien zeigen,  dass nur knapp 23 Prozent des C-Levels und der Finanzverantwortlichen komplett sicher sind, dass die Finanzabteilung alle Fehler erkennt, um korrekte Ergebnisse zu veröffentlichen. Knapp 70 Prozent sagen, dass sie eine wichtige Geschäftsentscheidung auf der Grundlage ungenauer Finanzdaten getroffen haben und über  45 Prozent sagen, dass sie ihren Zahlen nicht komplett vertrauen. FISG wird ein Treiber für Lösungen wie BlackLine und der Weg zu Modern Accounting sein, da von den Unternehmen eine Stärkung des internen Kontrollsystems eingefordert wird. 

Ulrich Parthier: Uns würde Ihre Einschätzung interessieren, wohin die  Reise der Finance-IT hingeht, Stichwort Finance 2025? 

Ralph Weiss: Wir gehen davon aus, dass der Finanzbereich eine grundsätzliche Veränderung erfährt. Die Funktion wird sich weiterentwickeln vom Erfassen, Dokumentieren und Reporten hin zum Erstellen wertschöpfender Analysen für die unterschiedlichen Geschäftsbereiche. Aktuell wird die Leistungsfähigkeit eines Finanzbereichs in unserer Wahrnehmung nach den Kosten für den Betrieb bewertet. Zukünftig wird der Einfluss auf das Geschäft im Vordergrund stehen. Dafür ist jedoch ein grundlegender Umbau notwendig, um Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen. Wir sind derzeit noch in einer Phase, in der Unternehmen ihre Automatisierungslücken mit Punktlösungen adressieren. RPA-Anwendungen, die in manchen Fällen das einzige Mittel sind, werden heute auch in Bereichen eingesetzt, in denen sie keine sinnvolle Ergänzung sind. Wir sehen in zwischen bei einer ganzen Reihe von  Unternehmen einen Umdenkungsprozess, der mehr auf die Abdeckung ganzheitlicher Accounting-Prozesse zielt. Dies ist die Basis, notwendige Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen und Fehler zu vermeiden. 

Ulrich Parthier: BlackLine hat einen exzellenten Ruf was die technischen Möglichkeiten angeht. Wie kann man  das im Kontext einer Gesamtdigitalisierungsstrategie im Unternehmen sehen?

Ralph Weiss: Die SAP setzt auf die Cloud und gibt ihren Kunden die Empfehlung,  so nahe wie möglich am Standard zu bleiben. BlackLine wurde von SAP als Solution Extension ausgewählt, um das SAP-Produktportfolio im Bereich der Kontenabstimmung und -klärung und der Intercompany Governance zu ergänzen. Aufgaben, die im Zuge des Finanzab schlusses durch BlackLine standardisiert und automatisiert werden, liegen außer halb der ERP-Systeme. Damit helfen wir  im Zuge der Gesamtdigitalisierung des Finanzabschlussprozesses, die verbleibenden Lücken zu schließen. Kunden, die noch nicht auf S/4HANA gewechselt haben, profitieren von einem auf den Umstieg vorbereitenden Einsatz der BlackLine Lösung. Ist der Umstieg auf S/4HANA vollzogen, können die in BlackLine bereits davor aufgesetzten Abschlussprozesse nahtlos übernommen werden. 

Ulrich Parthier: Die jüngsten globalen Ereignisse erfordern von der Buchhaltung schnelle Anpassungen. Wie kann Modern Accounting hier unterstützend wirken?

Ralph Weiss: Die Finanzabschlussprozesse, die von Tabellenkalkulationen, dem spezifischen Wissen einzelner Mitarbeiter und persönlicher Kommunikation abhängen, sind durch das ansteigende Datenvolumen aufwändiger und dadurch risikobehafteter. Genau an diesen Punkten setzt die BlackLine Lösung mit ihrer intelligenten Automation an. BlackLine ist  eine auf den Finanzabschlussprozess  ausgerichtete Cloudlösung, die stufenweise und schnell umgesetzt werden kann, um Unternehmen ein modernes Rechnungswesen zu ermöglichen und Audits zu vereinfachen. 

Ulrich Parthier: BlackLine ist ja Teil des SAP Financial Mission Control Centers und gleichzeitig eine SAP Solution Extension.  

Ralph Weiss: Unsere Lösungen sind innerhalb des Financial Mission Control Centers eingebettet, zwischen den Produkten SAP Advanced Financial Closing und SAP Group Reporting. Als Teil eines End to-End-Angebots für das Finanzwesen fungieren sie in unterschiedlichsten Umgebungen wie SAP ECC, SAP S/4HA NA, Central Finance und nicht SAP-Anwendungen. Die BlackLine Lösungen unterstützen Finanzbereiche dabei, einen idealen Finanzabschluss zu erreichen. Das heißt Transparenz, Kontinuität, Geschwindigkeit, Klarheit und Korrektheit in den Buchungen und Vertrauen und Kontrolle in der Zusammenarbeit. Es ist das Ziel, die vollständige Digitalisierung des Finanzabschlussprozesses schnell und wirtschaftlich umsetzen zu können und dauerhaft von Innovationen im Kontext der SAP und Nicht-SAP-ERP-Systeme zu  profitieren. 

Ulrich Parthier: Herr Weiss, wir danken für das Gespräch!