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Rechnungen, Auftragsdokumente, Verträge: Dokumente sind fester Bestandteil in Unternehmen, unabhängig von der Branche. Und ihre Verwaltung ist oft arbeits- und zeitintensiv. Ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) kann hier Abhilfe schaffen.
Dokumente spielen in der Unternehmenswelt eine immer noch oft unterschätzte Rolle. Sie bilden die Basis für den Informationsfluss im Unternehmen. Trotzdem genießen sie einen sehr schlechten Ruf, denn meistens will sich niemand mit „dem lästigen Papierkram“ herumschlagen. Einer der Gründe dafür ist das Festhalten an papierbasierten Dokumenten. Dabei kann mit einem digitalen Dokumentenmanagement die Verwaltung nicht nur Spaß machen, sondern auch gleichzeitig die Effizienz erhöhen. Das zeigt sich zum Beispiel an der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Von der Prüfung bis zur Kontierung braucht es eine ganze Reihe an Prozessschritten und Beteiligter.
Oft werden Rechnungen zur Freigabe entweder als Papierkopie in die Eingangskörbe oder direkt an den Tisch der zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe gebracht. Oder sie landen als PDF in den zumeist schon übervollen Email-Postfächern.
Skonti nutzen
Mit einem digitalen DMS können Dokumente automatisiert direkt den richtigen Personen zugeordnet werden. Durch das Hinzufügen einer Frist landet die Freigabe direkt als To-Do auf der Aufgabenliste der Mitarbeiter und kann auch direkt mit einem Mausklick erfolgen. Dann folgt die Rechnung einem vorher definierten Ablauf zur weiteren Freigabe und landet am Ende in der Buchhaltung. Gibt es doch Rückfragen können diese zum Beispiel in Form eines Chats, der der einzelnen Rechnung zugeordnet ist, direkt geklärt werden, ohne dass das Dokument wieder zurückgeschickt werden muss. Durch die Fristsetzung und effizientere Bearbeitung können so auch Skonti genutzt werden, die dem Unternehmen bares Geld sparen.
Eine Version für alle
Auch bei der Bearbeitung von Dokumenten, an denen mehrere Personen zusammenarbeiten, kann ein digitales Dokumentenmanagement helfen Zeit und Nerven zu sparen. Wenn zum Beispiel mehrere Abteilungen an einer Präsentation arbeiten, kann das entweder kollaborativ in der Cloud erfolgen, was aber oft mit eingeschränkten Funktionen oder langen Ladezeiten bis Änderungen übernommen worden sind, einhergeht oder lokal mit der Zusendung der jeweils aktuellen Version. Hier besteht die Gefahr, dass versehentlich eine ältere Version bearbeitet wird, so dass eventuell wichtige Änderungen am Ende fehlen. Ein digitales Dokumentenmanagement-System hingegen zeigt immer die aktuellste Version und dokumentiert außerdem alle Änderungen in einem Protokoll. Das ist auch hinsichtlich der Compliance wichtig.
Standortunabhängiges Arbeiten
Das Arbeiten außerhalb des Büros ist im Kommen. So bieten laut einer aktuellen Studie des Institutes für Arbeitsmarkt und Berufsforschung (IAB) in Zusammenarbeit mit dem Leibnitz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsförderung 26% der Betriebe generell die Möglichkeit mobil zur arbeiten an, also auch aus dem Home-Office. Da kann es problematisch werden, wenn ein Mitarbeiter schnell ein Dokument braucht, das im Büro liegt. Dann muss ein Kollege dieses erst suchen, verifizieren, einscannen und abschicken. Vor dem gleichen Problem stehen auch Mitarbeiter, die unterwegs, etwa zu einem Kundentermin, sind und rasch noch ein Dokument brauchen. Durch ein modernes DMS, das auch in der Cloud liegen kann, entfällt die Sucherei im Büro. Dokumente können jederzeit und von überall aus abgerufen und bearbeitet werden. Dabei wird das DMS in einem ISO-27000-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet. Möglich ist aber auch, dass das System auf einem Server im Unternehmen läuft. Dann erfolgt der Zugriff in der Regel über ein Virtuelles Privates Netzwerk (VPN).
Sicheren Zugriff gewährleisten
Durch die zunehmende Vernetzung werden auch immer mehr Dokumente unternehmensübergreifend genutzt. Dabei ist es von zentraler Bedeutung die Sicherheit zu gewährleisten. Wird zum Beispiel ein PDF per Email an einen externen Dienstleister geschickt, gibt man das Dokument vollständig aus der Hand. Zugriff, Speicherort oder weitere Verwendung sind nicht nachverfolgbar. Hingegen kann mit einem digitalen DMS ein sicherer Link erzeugt und geteilt werden, ohne dass das Dokument das eigene System verlässt. Zudem können Verantwortliche festlegen, werden Link öffnen darf und welche Aktionen ausführbar sind. So kann etwa unbefugtes Ausdrucken, Speichern oder Verschicken verhindern.
Jens Büscher, CEO bei Amango GmbH & Co.KG, www.amagno.de
