Thought Leadership
Schluss mit pflegeintensiven Insellösungen und ausufernder Admin-Arbeit: Ein System für Enterprise-Content-Management ist das zentrale Daten- und Informations-Repository des Unternehmens. Egal ob E-Mails, Office-Dokumente oder Buchhaltungsbelege, es richtet sich an der bestehenden Infrastruktur aus und unterstützt bei der Einhaltung der Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung.
Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH, nennt fünf Gründe, die für die Einführung eines ECM-Systems sprechen und erklärt, worauf man achten sollte.
1. Ein ECM-System ist das Verbindungsstück zwischen Softwareinseln
Unternehmen haben in der Regel verschiedenste Softwaresysteme im Einsatz – oftmals leider pflegeintensive Insellösungen, in denen große Mengen an Datensätzen erzeugt und an verschiedenen Stellen gespeichert werden. Gleichzeitig bremsen isolierte Lösungen Prozesse und verursachen Sicherheitsprobleme. Ein ECM-System kann hier Abhilfe schaffen: Es bildet das zentrale Repository des Unternehmens, indem es alle Informationen unabhängig vom Dateiformat bündelt und in einem zentralen Archiv verwaltet. Ein weiterer Mehrwert ist die optimale Integration, die das ECM-System in ERP- oder CRM-Systeme bietet. Auf diesem Weg wird keine Middleware benötigt und die Anwender können aus ihrem führenden System heraus die wichtigsten ECM-Funktionen wie „Ordner erstellen“ oder die Dokumentenablage und -anzeige nutzen.
2. Mit einem ECM-System wird das ganze Unternehmen Schritt für Schritt digital
Wer die Insellösungen langfristig ablösen will, sollte bei der Wahl des ECM-Systems darauf achten, dass dieses auch um Applikationen für alle Fachabteilungen erweiterbar ist und hierfür Integrationen bietet. Hat der ECM-Anbieter beispielsweise auch ein Rechnungsmanagement, Vertragsmanagement oder eine digitale Personalakte im Angebot, können Buchhaltung und Personalabteilung einfach mit einer durchgängigen Prozesslösung versorgt werden. Je größer das Portfolio an digitalen Fachlösungen, umso besser lassen sich die Unternehmensanforderungen ganzheitlich umsetzen. Ein weiterer Vorteil ist gegeben, wenn diese Softwarelösungen vorkonfiguriert sind und damit keine aufwendige Installation erfordern. So kann Schritt für Schritt das ganze Unternehmen digitalisiert werden – schnell, effizient und aus einer einzigen Softwarehersteller-Hand! Dies erleichtert den Inhouse-Service und spart langfristig Kosten.
„Ein ECM-System ist ein Alleskönner: Es vereint die vielfältigen Softwareanforderungen eines Unternehmens in einem einzigen System und ist die ideale Basis Geschäftsprozesse ganzheitlich zu digitalisieren“, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. (Bildquelle: ELO Digital Office GmbH)
3. Ein ECM-System richtet sich an der bestehenden Infrastruktur aus
Mit der Implementierung einer neuen Softwarelösung geht in der Regel ein großer Admin-Aufwand einher. Nicht so bei dem richtigen ECM-System: Die Anwender müssen nicht neu erfasst werden, sie werden direkt aus dem Active Directory übernommen. Der Roll-Out und die Administration laufen zentral ab. Zudem können die Anwender-Clients so angepasst werden, dass der jeweilige Anwender auch wirklich nur den Funktionsumfang hat, den er benötigt. Kann das System dann noch auf verteilten Servern installiert werden, sind auch für die rechenintensive Volltext-OCR-Erkennung beste Voraussetzungen geschaffen.
4. Ein ECM-System vereinfacht die Zusammenarbeit
Ein ECM-System kann mehr als nur Dokumente abzulegen und Projekte zu verwalten. Mit Berechtigungen werden sehr einfach Zugriffe gesteuert, eine moderne Suchtechnologie findet Informationen in Sekundenschnelle und Ad-hoc-Workflows stehen bereits im Standard zur Geschäftssteuerung zur Verfügung. Versionierung oder Collaboration-Tools wie zum Beispiel ein Nachrichten-Feed direkt am Dokument erleichtern die Zusammenarbeit. Diese wird mit virtuellen, zugriffgesteuerten Projekträumen auf ein neues Level gebracht: Hier können sogar Teilnehmer ohne direkten Zugriff auf das System über Webbrowser mit Usern zusammenarbeiten, Dateien verwalten und gemeinsam bearbeiten. Die Zeiten unsicherer File-Sharing-Plattformen sind damit vorbei und – ein weiterer Pluspunkt – die Mailserver werden entlastet, da die Informationen nicht mehr über E-Mails ausgetauscht werden müssen!
5. Ein ECM-System sorgt für Datensicherheit
Die neue europäische Datenschutzgrundverordnung erfordert einen verantwortungsvollen und transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten. Ein ECM-System sorgt mit Features zur Einhaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen sowie für die Vergabe von Rechte- und Rollenkonzepten für eine einfache Umsetzung. Auch die Dokumentation und Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sind mit einem ECM-System einfacher möglich, wenn dies Checklisten und Formulare zur Verfügung stellen kann. Wenn das DSGVO-Paket des Systems dann noch eine Vorlage für ein Verarbeitungsverzeichnis vorsieht, ist man bestens aufgestellt.
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