Lange Suche nach Dokumenten – ein vermeidbarer Zeitkiller

Eine aktuelle Statista-Studie zeigt, dass das Dokumenten-Management in vielen deutschen Büros noch immer mangelhaft ist. Ein Interview mit Stephen Schienbein, Direktor Vertrieb KYOCERA.

Mitarbeiter verbringen bis zu zwei Stunden täglich mit administrativen Tätigkeiten wie der Suche und Ablage von Unterlagen. Was sagen Sie dazu, Herr Schienbein?

Schienbein: Tatsächlich hat es mich überrascht, dass mehr als die Hälfte der befragten Büroangestellten zwei Stunden täglich mit der Dokumentenverwaltung beschäftigt sind. Stellen Sie sich vor, Sie sind Abteilungsleiter und haben einen Mitarbeiter, der ein Viertel seines Arbeitstags für private Gespräche oder das Surfen durch das Internet aufwendet. Würden Sie solch einen Mitarbeiter einstellen? Durch eine ineffiziente Dokumentenablage passiert aber genau dies: Ihre Mitarbeiter arbeiten weniger effizient, was zu einer höheren Unzufriedenheit mit den Prozessen führt.

Das wird besonders deutlich, wenn man sich dokumentenintensive Bereiche wie Buchhaltung oder Finanzverwaltungen anschaut. Hier wird augenscheinlich noch mehr Zeit auf die Dokumentensuche verwendet als in anderen Unternehmensbereichen. Die dort arbeitenden Angestellten sind deshalb genervt: Nur rund ein Fünftel sagt, dass die Dokumentenablage „effizient“ erfolgt. 38 Prozent der Befragten sprechen entweder von einer „Herausforderung“ oder bezeichnen die Dokumentenablage als „frustrierend“ oder „belastend“. Auch die Abstimmung mit Kollegen oder die Suche nach der letzten Version sind Zeitfresser im Umgang mit Dokumenten.

 „Obwohl die Verbesserung der IT-Security seit langem zu den wesentlichen Herausforderungen in deutschen Unternehmen gehört, besteht gerade beim Umgang mit sensiblen Daten noch Nachholbedarf. Zumal bestehende und aktuell in Kraft tretende gesetzliche Anforderungen – Stichwort DSGVO – dazu führen, dass vermeintliche Bagatellen in Kürze bereits schmerzhaft bestraft werden.” Stephen Schienbein, Direktor Vertrieb KYOCERA.. 

Wie sollten sich Unternehmen Ihrer Meinung nach aufstellen?

Schienbein: Ich empfehle Betrieben und Organisationen aller Größenordnungen, schnell ihre Hausaufgaben zu machen! Der Einschätzung der Befragten zufolge ist die Dokumentenablage in vielerlei Hinsicht verbesserungsbedürftig: Dokumente werden unvollständig abgelegt, Aufbewahrungsfristen werden nicht eingehalten, nur rund ein Drittel geht davon aus, dass aufbewahrte Dokumente nicht verfälscht werden können. Obwohl die Verbesserung der IT-Security seit langem zu den wesentlichen Herausforderungen in deutschen Unternehmen gehört, besteht gerade beim Umgang mit sensiblen Daten noch Nachholbedarf. Zumal bestehende und aktuell in Kraft tretende gesetzliche Anforderungen – Stichwort DSGVO – dazu führen, dass vermeintliche Bagatellen in Kürze bereits schmerzhaft bestraft werden.

Rechnungen, Dokumentationen, Vorlagen: Ohne Dokumente geht es im Büro nicht. Wie kann ich als Verantwortlicher dazu beitragen, die Dokumentenverwaltung zu optimieren?

Schienbein: Da gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Zunächst einmal ist es empfehlenswert, die jeweiligen Dokumentenprozesse in einer Abteilung zu prüfen. Ein gutes Beispiel ist hier der Rechnungseingangsprozess, weil jedes Unternehmen einen solchen Workflow hat und hier in der Regel mehrere Personen mit einem Dokument beschäftigt sind: So kommt eine Rechnung – ob digital oder analog – ins Unternehmen, wandert vom Empfang in die Buchhaltung, wo diese geprüft und erfasst wird. Die Buchhaltung schickt die Rechnung dann zur sachlichen Prüfung in die Fachabteilung, die diese dann freigibt. Das Dokument kommt also zurück in die Buchhaltung, wo im Idealfall die Buchung vorgenommen wird. Von hier wandert die Rechnung dann ins Archiv und wird bei der Steuerprüfung erneut hervorgeholt. Dies ist nur ein Beispiel für einen Bereich, in dem digitale Dokumentenlösungen helfen können, Abläufe zu beschleunigen.

Und hier helfen Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS)?

Schienbein: Ja! Durch die Einführung einer DMS-Lösung lässt sich aber nicht nur die Suche nach Informationen beschleunigen. Ein intelligentes Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur die jeweils berechtigten Mitarbeiter Einblick in gewünschte Dokumente erhalten. Anstatt ins Archiv zu gehen oder selbst mühevoll Regale und Aktenschränke abzusuchen, erfolgt die Informationsbeschaffung von jedem PC-Arbeitsplatz aus. Und selbstverständlich werden alle Dokumente revisionssicher aufbewahrt. So werden sämtliche Compliance¬-Richtlinien eingehalten. Das Unternehmen muss keine Gesetzeskonflikte fürchten, und die üblichen Forderungen von Geschäftspartnern können problemlos eingehalten werden.

Wie viel Zeit lässt sich hier generell mit einer digitalen Dokumentenablage via DMS-Lösung einsparen?

Schienbein: Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten, da das Einsparpotenzial von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist und auch immer vom existierenden Prozess abhängt. Bleiben wir beim Beispiel des Rechnungseingangs: Unternehmen, die ihre Rechnungen noch papierbasiert archivieren, haben natürlich größeres Verbesserungspotenzial als solche, die die Rechnungen in einem Netzwerkordner ablegen – eine Ablageart, die übrigens nicht revisionssicher ist.

Aus diesem Grund haben wir mit der KYOCERA Workflow Optimierung einen vierstufigen Beratungsansatz geschaffen, mit dem wir uns die jeweiligen Dokumentenworkflows genau anschauen: Gemeinsam mit dem Kunden verfolgen wir dabei den Weg, den ein Dokument durch das Unternehmen nimmt – von der Erfassung über die Bearbeitung, die Prüfung, den Druck und den Versand bis zur Ablage. Dabei stellen wir fest, welche Mitarbeiter und Abteilungen in die einzelnen Workflows involviert sind und welche Arbeitsaufwände und Workflowkosten tatsächlich entstehen. Das Resultat sind dann konkrete Vorschläge, die die notwendigen Hard- und Softwareanwendungen beschreiben, um die jeweiligen Abläufe zu optimieren und kostengünstig zu gestalten. Auf dieser Grundlage errechnen wir das tatsächliche Einsparpotenzial und erhalten so eine Basis für die ROI-Berechnung. Es gibt Kunden, bei denen wir auf diese Weise eine Kostensenkung von mehreren tausend Euro erzielen konnten.

Nun sind Dokumentenmanagement-Systeme vor allem ein Thema für große Unternehmen. Welche Möglichkeiten haben mittelständische Unternehmen, Dokumentenprozesse zu optimieren?

Schienbein: Eine effiziente Dokumentenablage ist nicht nur für größere Unternehmen relevant. Im Gegenteil: Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen – und das hat die statista-Studie deutlich gezeigt – besteht großes Potenzial, Workflows zu optimieren. Zwar haben bei technischen Investitionen große Unternehmen meist die Nase vorn, doch in Sachen Dokumentenmanagement kann der Mittelstand schnell nachziehen. Mit dem KYOCERA Workflow Manager haben wir eine DMS-Lösung entwickelt, die speziell auf den Mittelstand zugeschnitten ist: Er ist leicht zu installieren und kommt ohne aufwendiges Customizing oder lange Ressourcenbindung auf Kundenseite aus. So lassen sich zentrale Dokumentenprozesse wie die Rechnungsbearbeitung oder das Personalwesen sehr schnell digital abbilden. Durch die Volltextsuche sind Dokumente und Informationen bequem und schnell zu finden.

Vielen Dank für das Gespräch!