Wie Headless- und Decoupled-CMS die Ausspielung von Inhalten vereinfachen

In den letzten Jahren haben sich die Anforderungen an Redaktionen und damit verbunden die Content-Erstellung deutlich gewandelt. Die steigende Anzahl der Variationsmöglichkeiten von Ausgabekanälen für spannende Inhalte stellen nicht nur neue Herausforderungen für Kreative dar, sondern erfordern auch ein professionelles Publishingkonzept und eine damit einhergehende Steuerung der Inhaltsausspielung. Inhalte können so effizient verwaltet und verbreitet werden.

Diese vorrangig administrative Tätigkeit wird zumeist bei den Kreativen selbst verortet und kostet deren wertvolle Arbeitszeit. Die zeitgemäße Lösung: Headless- und Decoupled-Content-Management-Systeme (CMS) mit individueller Anbindung an unterschiedliche Anwendungen und Publishingtools. Diese Systeme bieten eine flexible und zukunftssichere Möglichkeit, teil- oder sogar vollautomatisiert Inhalte über verschiedene Ausgabekanäle zu verbreiten, sodass sich Redakteur:innen wieder ihrer eigentlichen Aufgabe widmen können: der Erstellung von Content. Des Weiteren sind solche Systeme in vielen Unternehmensanwendungen auch architektonisch sinnvoll, um den Aspekt des Inhaltsmanagements über Standardlösungen abzudecken.

Was sind Headless- und Decoupled-CMS?

Die Welt der Content-Management-Systeme (CMS) hat sich in den letzten Jahren entschieden weiterentwickelt. Während traditionelle CMS wie WordPress oder Joomla den Markt lange dominiert haben, gewinnen neue Lösungen wie Headless- und Decoupled-CMS zunehmend an Bedeutung. Aber was genau bedeuten diese Begriffe?

Im Kern unterscheiden sich Headless- und Decoupled-CMS von traditionellen CMS durch ihre Architektur und Funktionsweise. Traditionelle Content Management-Systeme sind oft monolithisch aufgebaut, was bedeutet, dass sie sowohl das Backend (Content-Verwaltung) als auch das Frontend (Content-Darstellung) in einem einzigen System vereinen. Diese enge Verknüpfung bringt den Vorteil mit sich, dass Inhalte genau für das gewünschte Ausgabeformat gesetzt werden können, jedoch führt sie auch dazu, dass Anpassungsfähigkeit und Flexibilität bei der Content-Verteilung eingeschränkt werden, denn das traditionelle CMS kennt nur einen Ausgabekanal: sich selbst.

Ein Headless-CMS hingegen trennt gänzlich das Backend vom Frontend. Es bietet eine Backend-Datenbank und eine API (Application Programming Interface), über die Inhalte abgerufen werden können. Diese Trennung ermöglicht es Entwickler:innen, Inhalte in verschiedene Frontends wie Websites, mobile Apps, Social-Media-Plattformen oder sogar IoT-Geräte flexibel einzubinden, ohne dabei an eine spezifische Vorlage oder Plattform gebunden zu sein. Redakteur:innen können Beiträge erstellen und einfach verwalten, indem sie unterschiedliche Felder wie z. B. Überschrift, Unterüberschriften, Absätze, Bilder und Teaser pflegen. Einziger Nachteil: Die Darstellung der Beiträge in Richtung Konsument:innen ist nicht direkt einsehbar, da die Präsentation nicht im Backend definiert werden kann.

Decoupled-CMS vereinen die Vorteile beider Welten und bieten Entwickler:innen ein Höchstmaß an Flexibilität und Komfort. Ähnlich variabel wie Headless-CMS behalten sie ein standardmäßiges Frontend bei, welches für die Content-Darstellung genutzt werden kann. So ermöglichen sie Redakteur:innen, die erstellten Inhalte jederzeit einzusehen, ohne dabei die weitere Nutzung für andere Ausgabekanäle einzuschränken.

Content-Wiederverwertung, aber wie?

Die Möglichkeit einer Mehrfachverwendung von hochwertigen Inhalten klingt attraktiv, leider zeigt sich in der Praxis aber, dass dies nicht immer ohne weiteres möglich ist. Zunächst müssen im CMS die gewünschten Inhaltsvarianten hinterlegt sein: Überschriften, Teaser, Visualisierungen mit Videos und Fotos, Texte unterschiedlicher Länge, teilweise auch Textvarianten für unterschiedliche Zielgruppen wie z. B. Boomer oder Gen-Z.

Was genau benötigt wird und wie die Content Management-Systeme dafür konfiguriert werden sollten, ist wiederum für jedes Unternehmen und für jeden Anwendungsfall individuell, da dies sehr stark vom Betätigungsfeld sowie von den gewünschten Ausgaben abhängt. Ist dieser Schritt erst einmal getan, unterstützen die redaktionellen Workflows des CMS den Weg zu einem runden Content-Set, welches dann für die Verteilung freigeschaltet werden kann.

Die Verteilung des Contents ist ebenfalls ein Element, das passgenau auf die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten werden kann. Von kleinen Helfern, die lediglich die Inhaltsübertragung auf Knopfdruck ermöglichen und einen manuellen Qualitätscheck pro Ausgabemedium vor Veröffentlichung erlauben, bis hin zu einer vollautomatisierten Kampagnenorchestrierung mit Veröffentlichungen auf Knopfdruck nach vorkonfigurierten Zeitplänen ist alles möglich. Dabei ist es nicht notwendig, vorab festzulegen, welcher Grad der Automation erreicht werden soll. Vielmehr empfiehlt es sich, sich der Automation iterativ anzunähern. Während die ersten Veröffentlichungen in einem neuen Ausgabekanal vielleicht noch mit Vorsicht und menschlicher Kontrolle vorgenommen werden, können nach und nach etablierte Prozesse vollautomatisch die Arbeit der Veröffentlichung übernehmen.

Der Weg zum Ziel

Scheint die Idee der einfacheren Content-Ausspielung zunächst mit größeren Umstellungen im technischen Ökosystem verbunden zu sein, so ist der Weg zum Erfolg auf den zweiten Blick oft einfacher als vermutet. Die meisten eingesetzten Systeme bringen entweder von Haus aus Möglichkeiten zur Datenextraktion mit oder sind bereits mit APIs ausgestattet, dank derer sie sich einfach zum Decoupled-CMS umfunktionieren lassen. Bereits eingesetzte Publishing-Tools wie z. B. Hootsuite bieten ebenfalls APIs zum Inhaltsimport und zur automatisierten Veröffentlichung an. Bestehende Arbeitsgewohnheiten können so also beibehalten werden, während die Automatisierung parallel Schritt für Schritt eingebunden werden kann. Noch einfacher ist ein Neuaufbau ohne Vorgaben: Eine kurze Evaluation der in Frage kommenden CMS-Lösungen wie z. B. Strapi, Drupal oder TYPO3 im Hinblick auf die gewünschten Redaktionsworkflows und Verteilungen führt rasch zu einem zu den individuellen Kommunikationszielen passenden CMS.

Fachliche Festlegungen, beispielsweise welche Erleichterungen und Automatisierungen wünschenswert sind, bilden die Basis für die Vorgaben des Automatisierungsgrads: Ein Service, der Daten aus dem CMS per API extrahiert und nach vorgegebener Businesslogik auf verschiedenen Kanälen ausspielt, von Insta-Storys über Facebook-Posts bis hin zu Blogartikeln und Fachzeitschrifteneinreichungen. Je nach Anforderung kann all dies komplett im Code abgebildet werden, es können Konfigurationsoptionen eingebaut oder mächtige Workflow-Engines wie z. B. Camunda eingesetzt werden, die mit Hilfe von integrierten Visualisierungen den Prozessbeteiligten gut veranschaulichen, was wann aufgrund welcher Regeln passiert.

Ist das Ziel das Ziel?

Die Vorteile der Nutzung von Headless- und Decoupled-CMS, besonders in Verbindung mit automatisierter Distribution, sind offensichtlich: Redaktionen können sich ausschließlich auf die Erstellung von Inhalten fokussieren, Veröffentlichungen sind nicht mehr urlaubsabhängig und benötigen kein menschliches Zutun mehr. Informationen zu einem Thema sind aus einem Guss, eventuelle Korrekturen müssen nur an einer Stelle des Systems vorgenommen werden. Dabei sind die Veröffentlichungen konsistent und folgen einem klaren Schema, das für Konsument:innen jederzeit nachvollziehbar ist. Und nicht zuletzt können Inhalte in kürzester Zeit auf allen angebundenen Kanälen präsentiert werden, ohne dass eine ganze Gruppe von Redakteur:innen die unterschiedlichen Ausgabemedien manuell bespielen muss.

Evaluierungskriterien

Je nach Anwendungskontext spielen bei der Auswahl eines geeigneten CMS verschiedene Kriterien eine Rolle. Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Kriterien einmal zusammengefasst:

Funktionen für Inhaltserstellung:

• Mehrsprachigkeit und Lokalisierungsmöglichkeiten: Unterstützt die Lösung die Verwaltung mehrerer Sprachen? Wie steht es um Übersetzungsworkflows und Lokalisierungsmöglichkeiten?
• Flexible Datenstrukturen: Oft ist es sinnvoll und notwendig, semantisch strukturierte Inhaltselemente zu nutzen (z. B. “Blogpost”, “Produkt-Teaser”, etc.). Wie flexibel wird dies vom CMS unterstützt? Ist “nesting” (also das Verschachteln von Elementen) möglich?

Redaktionskomfort und Funktionen:

• Redaktionsworkflow: Welchen Redaktionsworkflow benötigen Sie? Gibt es einen Bedarf für mehrstufige Freigaben und umfangreichere Publizierungsworkflows?
• Inhaltsvorschau und Qualitätschecks: Welche Unterstützung für die Qualitätskontrolle bietet das System?
• Redaktionskomfort im Backend: Gibt es eine gute Suchfunktion? Wie gut lassen sich Inhalte strukturieren und kategorisieren? Wird ein Seitenbaum sowie die Erstellung von Navigationsstrukturen benötigt? Kann man Assets verwalten?
• Automatisierungsmöglichkeiten: Werden zeitbasierte Publizierungen unterstützt? Welche weiteren Automatisierungen werden benötigt?

Entwicklungserfahrung und Betrieb:

• Erstellung von Inhaltselementen: Wie komfortabel lassen sich neue Inhaltselemente deployen und testen? Wie einfach lässt sich das System skalierbar betreiben?
• API-Experience: Wie gut ist die angebotene API nutzbar? Folgt sie klar strukturierten und verständlichen Mustern und Sicherheitsanforderungen? Welche API-Standards werden unterstützt (Rest, GraphQL, etc.)?
• Anpassbarkeit: Lässt sich das System einfach an spezielle Anforderungen anpassen? Soll dafür bewusst eine Open-Source-Lösung bevorzugt werden?

Auditierbarkeit und Compliance:

• SSO-Anbindung: Lässt sich das System gut an vorhandene IAM/SSO-Systeme anbinden?
• Rechte und Rollen: Wie feingranular müssen Rechte und Rollen innerhalb des Redaktionsteams vergeben und kontrolliert werden?
• Auditierbarkeit: Sind alle Änderungen protokolliert? Gibt es einen Bedarf für Rollbacks?

Kosten und Betriebsmodell:

• Laufende Kosten und etwaige Lizenzen
• SaaS oder On-Prem: Gibt es das System als SaaS-Service? Oder wird ein On-Prem Betrieb benötigt?
• Performance und Skalierbarkeit: Welche Lastanforderungen müssen gewährleistet werden?

Im Open-Source-Bereich kommen hierfür unter anderem folgende Lösungen in Frage, die jeweils in verschiedenen Bereichen Vorteile bieten:

• TYPO3: Umfangreiches, etabliertes und bewährtes Enterprise-CMS mit zahlreichen Erweiterungen. Lässt sich problemlos als Decoupled-CMS einsetzen.
• Strapi: Speziell als Headless-CMS entwickeltes CMS-System.
• Drupal: Flexibles und etabliertes CMS, welches sich auch als Decoupled-CMS einsetzen lässt.
  

Fazit

Headless- und Decoupled-CMS-Systeme sind mehr als nur ein Trend. Sie bieten vielmehr zukunftsweisende Lösungen für Unternehmen, die ihre Inhalte effizient über eine Vielzahl von Kanälen verbreiten wollen. Dabei dienen sie in Verbindung mit Orchestrierungswerkzeugen und Publishing-Tools als Stützpfeiler für ein professionelles Management von wertvollem Content.