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SAP-integrierte Lösungen für die Rechnungsbearbeitung gelten gemeinhin als benutzerfreundlicher als dem ERP-System vorgelagerte Varianten. Weil sie mit der SAP S/4HANA Cloud, Public Edition nicht mehr funktionieren, hat die xSuite Group eine neue Lösung auf der SAP Business Technology Platform entwickelt. Technisch ist der Softwarehersteller damit weltweit führend.
Für SAP ist die Business Technology Platform das kommende Fundament für Geschäftsprozesse. xSuite nutzt diese Plattformtechnologie und stellt – als einer der ersten Softwarehersteller überhaupt – darüber einen Rechnungsworkflow für die Multi-Tenant-Public-Cloud-Variante von S/4HANA zur Verfügung. Die SAP BTP bietet damit standardisierte Accounts-Payable-Prozesse für SAP-Anwenderunternehmen. Diesen werden somit neue Einsatzgebiete im Procure-to-Pay-Workflow eröffnet. xSuite hatte zuvor bereits sein Business Partner Portal auf der BTP entwickelt. Über das Portal werden im P2P-Prozess Daten und Dokumente ausgetauscht.
Immer mehr SAP-Kunden beschäftigen sich gegenwärtig mit dem Wechsel ihres bisherigen SAP-Systems auf die neue Produktgeneration S/4HANA – zwangsläufig, denn das Wartungsende von SAP ECC rückt mit großen Schritten näher. Die wohl größte Herausforderung bei der Migration: Durch die beliebten User Exits wurden SAP-Systeme in der Vergangenheit sehr stark auf individuelle Bedürfnisse angepasst. Keine Lösung gleicht heute der anderen, zum Standard gesellen sich unternehmenseigene Zusatzprogrammierungen und diverse Add-ons.
Diese Form der Heterogenität findet man insbesondere im Bereich fachgebietsübergreifender P2P-Geschäftsprozesse, d. h. von der Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage. Technisch ist es alles andere als einfach, solche individuellen ERP-Szenarien auf ein neues S/4HANA-System zu übertragen. Hinzu kommt, dass mit S/4HANA auch eine Reihe von Prozessen in die Cloud wandert.
Mit Forward to Standard einfach migrieren
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, möglichst viele Anwendungen zu standardisieren, um sie dadurch leicht migrieren zu können, also zukunftsfähig zu machen. „Forward to Standard“ bedeutet hier, dass Innovation und verbesserte Effizienz überhaupt nur mit standardisierten Prozessen und Softwarelösungen möglich sind. Damit einher geht ein SAP-System, dessen Kern so gering wie möglich (oder gar nicht) angepasst wurde. Man spricht dann von „Clean Core“. Diesem entgegen stehen die historisch gewachsenen, individuellen und automatisierten Prozesse der Fachbereiche. Sie alle auf Werkseinstellung zurückzusetzen, ist keine Lösung. Durch die Individualisierung soll ja genau ein Kernziel von IT (und damit ERP-Systemen) umgesetzt werden: nämlich Geschäftsprozesse und das tägliche Arbeiten zu unterstützen und zu vereinfachen.
Mit ihrem Rechnungsworkflow auf der SAP BTP greift die xSuite dieses Dilemma auf und bietet eine Lösung an. Das Add-on auf der SAP Business Technology Platform stellt die Einhaltung des Clean Core zu 100 Prozent sicher und auch die S/4HANA Cloud Public Edition lässt sich problemlos anbinden.
Zahlreiche Unternehmen arbeiten bereits mit einem digitalen, SAP-integrierten Workflow, um ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Die Vorteile einer solchen Lösung möchten vor allem die Fachbereiche nicht mehr missen, wenn das SAP-System in die Public Cloud wandert. Und die Cloudifizierung von ERP-Prozessen ist nicht nur das erklärte Ziel von SAP selbst, sondern auch viele CIOs sehen darin einen großen Vorteil. Wo Geschäftsvorgänge an SaaS-Lösungen und die Public Cloud ausgelagert werden, erreichen sie eine höhere Innovationsgeschwindigkeit und sichern zudem Wettbewerbsvorteile, die durch mühseliges manuelles Abarbeiten gefährdet wären. Ein weiterer, ernst zu nehmender Vorteil ergibt sich daraus, dass eine „Cloud-First-Strategie“ ein effektives Mittel darstellt, den Fachkräftemangel abzufedern.
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Bildquelle: xSuite
Passende Technologie für den Wechsel in die Cloud
Die neue xSuite-Lösung nutzt für diesen Dogmenwechsel die passende Technologie. Der standardisierte Rechnungsworkflow auf Basis der SAP BTP erlaubt eine vollständige Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung. xSuite ist in diesem Bereich seit Jahren führend und nutzt für die Cloud-Lösung ihr Kernprodukt „xSuite Invoice“, das dafür um einen komplett neuen Cloud-native Technologie-Stack erweitert wurde und auf die Bedürfnisse von SAP-Anwenderunternehmen abgestimmt ist. In die Lösung eingeflossen ist die umfangreiche Prozess-Expertise von xSuite im Procure-to-Pay- und Accounts Payable-Bereich. So können SAP-Kunden E-Invoicing und P2P-Prozesse intelligent automatisieren und verknüpfen. Sie schließen damit auch Lücken, die in den Prozessen bislang noch existieren.
Die meisten Unternehmen gehen schrittweise in die Cloud: von On-Premises-Systemen über die Private bis zur Public Cloud. Je „sauberer“ Prozesse und Systeme dabei aufgesetzt sind, desto einfacher gestaltet sich der Übergang. Zugleich wird man den Fachabteilungen gerecht, indem sie weiterhin mit Tools wie dem ihnen vertrauten Rechnungsworkflow arbeiten, den sie kennen und schätzen. Alle Vorteile einer automatisierten und anpassbaren Eingangsrechnungsverarbeitung bleiben erhalten – das macht SAP-Kunden zukunftsfähig.
Unterstützung aller S/4HANA-Betriebsmodelle
Matthias Lemenkühler, CEO der xSuite Group: „Wir haben schon sehr früh an den Weg in die Public Cloud als Modell der Zukunft geglaubt und die Entwicklung darauf ausgerichtet, unsere Rechnungsverarbeitungslösung darüber anzubieten. Deshalb sind wir mit die Ersten, die eine funktionierende Softwarelösung für das Rechnungsmanagement auf der SAP BTP bereitstellen können.“
Die neue Lösung eignet sich für jedes S/4HANA-Betriebsmodell: SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Cloud Private Edition und für On-Premises-Installationen. Dies gibt SAP-Anwenderunternehmen volle Flexibilität für einen einfachen Umstieg.
E-Invoicing gewinnt in Deutschland weiter stark an Bedeutung: Eine Pflicht im B2B ab 2025 ist aktuell in der Diskussion. Die Lösung von xSuite unterstützt Unternehmen auch hierbei, indem sie eingehende XML-Rechnungen abholt, ihre Inhalte ausliest und die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems übergibt. Das ist mit allen am Markt gängigen elektronischen Rechnungsformaten möglich. Eingebunden werden ebenfalls E-Rechnungsportale inkl. Peppol. Damit bieten sich Unternehmen sehr gute Möglichkeiten, insbesondere in den geschäftsrelevanten Bereichen Einkauf und Rechnungswesen, sich deutlich von Wettbewerbern abzuheben und in ihren P2P-Prozessen innovativ und gewinnbringend zu agieren.
