Eine Rechnung bei Shopify erstellen: Darauf ist zu achten

Ob Dropshipping, Fullfilment by Merchant oder Fullfilment by Fullfiller: Shopify-Händler aller Art sind selbstverständlich an möglichst vielen Bestellungen interessiert. Jede Bestellung bedeutet zunächst aber einen gewissen Arbeitsaufwand, den es zu minimieren gilt. Was also sollte man in Bezug auf die Rechnungserstellung beachten und wie lässt sich der Prozess automatisieren?

Rechtliche Vorgaben berücksichtigen

Eine professionelle Rechnungserstellung ist für jeden seriösen Shopify Shop unabdingbar. Dazu zählt neben der eigentlichen Erstellung auch der Versand und die abschließende Buchung der Rechnung. Um rechtliche Fallstricke zu vermeiden, sollte sich jeder Unternehmer mit diesem wichtigen Thema auseinandersetzen und wissen, worauf es ankommt. Zunächst einmal gilt es rechtliche Aspekte zu berücksichtigen. Damit eine Rechnung auch die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Rechnungssteller (vollständiger Name und Anschrift)
• Rechnungsempfänger (vollständiger Name und Anschrift)
• Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr)
• Rechnungsdatum / Ausstelldatum
• Rechnungsnummer
• Rechnungspositionen (Menge und Artikelbezeichnung / Umfang und Art der Leistung)
• Zeitpunkt der Leistung / Lieferung
• Nettobetrag
• Steuersatz
• Steuerbetrag
• Grund einer eventuellen Steuerbefreiung

Ob die Rechnung als analoges Dokument per Post oder aber per E-Mail versendet wird, spielt seit 2011 keine Rolle mehr, wichtig ist nur, dass sämtliche erforderliche Angaben auf der Rechnung stehen. Zudem muss die Rechnung immer als nicht veränderbares Dokument, beispielsweise eine PDF-Datei, versendet werden. Zu guter Letzt besteht auch eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, die immer mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in welchem die Rechnung ausgestellt wurde.

Individualisierbare Rechnungsvorlagen nutzen

Die einfachste Möglichkeit für die Rechnungserstellung ist, eine Erweiterung wie beispielsweise das „Order Printer Template“ zu nutzen. Mit dieser Erweiterung stehen einem zahlreiche Vorlagen zur Verfügung. Bei Bedarf lassen sich die Rechnungsvorlagen auch komplett individualisieren, also beispielsweise mit dem eigenen Firmenlogo versehen.

Neben der Rechnung lassen sich mit der Erweiterung auch Labels und Paketinformationen ausdrucken. Händler, die ihre Produkte international vertreiben, können die Rechnung zudem in mehr als 20 Sprachen übersetzen lassen. Das „Order Printer Template“ kann vollkommen kostenlos getestet werden, bei Gefallen kostet die Erweiterung einmalig 29 Dollar.

Automatisierte Rechnungserstellung für Shopify

Mit „Order Printer Pro“ lässt sich die Rechnungserstellung zudem automatisieren. Die Erweiterung ermöglicht es nicht nur Rechnungen, sondern auch Lieferscheine und Retourenetiketten zu drucken oder per Mail zu versenden. Nach einer einmaligen Einrichtung verläuft dieser Prozess vollkommen automatisiert. Wer maximal 50 Bestellungen pro Monat verzeichnet, kann „Order Printer Pro“ vollkommen kostenlos nutzen, bei mehr Bestellungen kostet die Erweiterung 10 Dollar pro Monat.

Fazit

Rechnungen zu erstellen ist kein Hexenwerk, wenn man weiß, worauf es ankommt. Tools wie „Order Printer Pro“ erleichtern diesen mitunter zeitaufwändigen, aber notwendigen Prozess und ermöglichen es Shop-Betreibern, sich voll und ganz auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

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