Wie Unternehmen durch Rightsizing der IT-Kosten ihren Gewinn maximieren können

Die Digitalisierung ist ein Thema, das Unternehmen nicht erst seit der Corona-Pandemie beschäftigt, seitdem jedoch nochmal verstärkt in den Fokus gerückt ist. Lockdowns und Zunahme von Remote-Arbeit haben die Lücken bei der Digitalisierung nochmal wie unter dem Brennglas vergrößert.

Doch die Investition in die digitale Aufrüstung ist oft mit hohen Kosten verbunden. So prognostiziert IDC, dass die Ausgaben für die digitale Transformation bis zum Jahr 2023 mehr als 53 Prozent aller Investitionen in Informations- und Kommunikationstechnologie ausmachen werden. Im Dienstleitungssektor kommt zudem der Anstieg der Betriebskosten hinzu, welcher Verantwortliche dazu bringt, sich stärker auf Kostenmanagement und -optimierung zu konzentrieren. 

In Verbindung mit vielen unvorhergesehenen pandemiebedingten Investitionen sehen sich CFOs so der Herausforderung gegenüber, Wachstumsinvestitionen mit geringerem Budget zu realisieren. Daher ist es wichtig, Nutzung, Leistung und Kosten in Echtzeit zu verstehen, um im Rahmen einer zukunftssicheren, transformativen Strategie die richtigen Investitionen zu tätigen und die passenden Anbieter auszuwählen. 

Rightsizing statt Downsizing

Doch wie können Unternehmen ihre Kosten downsizen, ohne ihr Innovationsbudget zu kürzen?  Die Lösung hierfür liegt in der Kostentransparenz und in der Erkenntnis, wo erhebliche Kosteneinsparungen möglich sind, anstatt wertvolle Ressourcen zu verlieren – dem sogenannten Rightsizing. Es geht um die Sicherstellung eines effektiven und effizienten Einsatzes von Ressourcen im gesamten Unternehmen, womit wiederum auch das Unternehmenswachstum gefördert wird. So ergibt es zum Beispiel keinen Sinn, zu viel Geld für Softwarelizenzen auszugeben, wenn sie von den Mitarbeitern nicht genutzt werden, oder zu wenig Geld auszugeben und von einem Software-Audit und Strafgebühren betroffen zu sein. Stattdessen ist es wirtschaftlich sinnvoll, in Tools zu investieren, die einen Mehrwert bieten. Dabei sollten Ressourcen nicht bis zum Äußersten zu strapaziert werden, um sowohl kurz- als auch langfristige negative Auswirkungen für das Unternehmen zu vermeiden.

Richtige Dimensionierung über Abteilungen hinweg

Unternehmen müssen sich daher für eine richtige Dimensionierung einsetzen. Während es sich beim Downsizing von Kosten um eine schlichte Reduzierung der betrieblichen Mittel handelt, geht es beim Rightsizing darum, strategisch vorzugehen, den Betrieb zu rationalisieren und das gesamte IT-Portfolio aus einer End-to-End-Perspektive zu betrachten. Das kann bedeuten, dass die Kosten in einem Bereich minimiert und an anderer Stelle investiert werden, um das Unternehmen für künftige Herausforderungen und Chancen zu positionieren. 

Besonders Investitionen in Technologien und Services wie Cloud-basierte Dienste ermöglichen hier eine Kostensenkung und ermöglichen damit gleichzeitig ein Unternehmenswachstum, indem sie eine wesentlich skalierbarere und zuverlässigere IT-Infrastruktur bieten, die speziell darauf ausgelegt ist, die Leistung zu verbessern sowie Entwicklung und Expansion zu unterstützen. Für die finanzielle Planung und Bewertung der IT sollten Unternehmen zudem eine Software für IT Financial Management (ITFM) wählen. Sie hilft Unternehmen nicht nur dabei, die Fortschritte bei der Beschaffung von Infrastructure-as-a-Service (IaaS) zu messen, sondern auch die laufenden Cloud-Ausgaben zu verwalten.

Die digitale Transformation erfordert allerdings eine stärkere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, um den aktuellen IT-Bestand zu überprüfen. Gleichzeitig muss das richtige Gleichgewicht zwischen Betrieb und Innovation gefunden werden, weswegen CIOs strategisch entscheiden müssen, welche Technologien in allen Bereichen gekauft und genutzt werden. Dabei muss der zukünftige Nutzen im Vordergrund stehen und nicht nur Investitionen in Technologien getätigt werden, die den Status quo aufrechterhalten. Die Schwierigkeit liegt darin, die richtige Dimensionierung auch dann zu finden, wenn genaue Analysen fehlen, die üblicherweise die Grundlage für die Entscheidungsfindung bei CIOs und CFOs sind. Dies erfordert zwangsläufig Voraussicht und eine klare, transparente Planung, die nur durch eine nahtlose Verwaltung und Übersicht der Kostenstrukturen erreicht werden kann.

Transparenz als Schlüssel

Traditionell verwenden Unternehmen dabei Programme wie Excel zur Verwaltung und Planung ihrer IT-Kosten. Da Tabellenkalkulationen hier allerdings manuell erstellt werden, stellen sie ein Risiko für die Datenintegrität und -qualität dar.  Heute gibt es jedoch bereits technologische Alterativen, die speziell für das IT-Finanzmanagement (ITFM) entwickelt wurden und die den Datenerfassungsprozess für Unternehmen vereinfachen und automatisieren können. Solche Tools helfen Unternehmen aller Größenordnungen wichtige Betriebs-, Projekt- und Lieferantenkostendaten in Echtzeit zu erfassen. Dies ermöglicht den Finanzverantwortlichen auch eine faktenbasierte Szenarioplanung und eine effektive Entscheidungsfindung – von der richtigen Dimensionierung bis hin zu Investitionen in die Zukunft.

Da Kostendaten aber allein nicht ausreichen, um ein effektives Righsizing vorzunehmen, werden auch Nutzungsdaten benötigt, die ein Schlüsselmechanismus für die richtige Dimensionierung sind. ITFM-Software kann hier für mehr Transparenz und ein besseres Verständnis aller IT-Service-Prozesse sorgen, und Antworten dazu liefern, indem Nutzungsdaten miteinkalkuliert werden. Die größere Transparenz dieser Software stellt sicher, dass Innovation und digitale Strategien bei der Optimierung von Dienstleistungen im Mittelpunkt stehen und den Weg für eine erfolgreiche Geschäftszukunft ebnen. 

Die Zeit für ein Rightsizing ist jetzt gekommen

Um gegen die zukünftigen Herausforderungen gewappnet zu sein und den Unternehmenserfolg sicherzustellen, sollten Unternehmen jetzt in ihre digitalen Fähigkeiten investieren, um leistungsfähiger und widerstandsfähiger werden. Rightsizing und das Optimieren von Budgetausgaben für Reinvestitionen werden für den Erfolg von entscheidender Bedeutung sein, sind aber nur mit Transparenz und Sichtbarkeit möglich. Diejenigen, die über diese Erkenntnisse verfügen, werden der Konkurrenz einen Schritt voraus sein.

Sanjiv Sachdev, Director, Strategic Business Value Consulting bei Serviceware

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