Thought Leadership
Das von der Gartner Group 2018 vorgestellte Konzept eines Digital Twin für Organisationen (DTO) verspricht nicht nur eine optimale und umfassende Planung aller Prozesse im Unternehmen, sondern auch eine beschleunigte Verwirklichung der digitalen Transformation.
Software-Lösungen, die aus der Cloud bezogen werden, liefern schon heute wichtige Bausteine für die Verwirklichung dieser Vision: die Standardisierung aller produktbezogenen Prozesse auf einer Plattform.
Die Initiativen zur digitalen Transformation, die in aller Welt vorangetrieben werden, werden vor allem im Mittelstand als ein Unsicherheitsfaktor wahrgenommen. Vielfach haben, so die Befürchtung, die digitalisierten Unternehmen keinen Überblick über alle Bestandteile ihrer Organisation und über die ablaufenden Prozesse. Die Prozesse involvieren ja vielfach auch externe Partner. Es wird häufig die Frage gestellt, wie sich bei dieser Transformation der Aspekt der Datensicherheit und des Datenschutzes (z.B. DSGVO) realisieren lässt. Mit einer entsprechend zertifizierten Software-Lösung aus der Cloud lassen sich alle diese Aspekte berücksichtigen, und zwar in einem DTO.
Allgemeine Definition
Ein Digital Twin ist per Definition “das elektronisch vorliegende Abbild eines realen oder virtuellen Objekts, etwa eines Produkts oder einer logischen Organisation” (Wikipedia). Es ist unerheblich, ob das Gegenstück in der realen Welt bereits existiert oder zukünftig erst existieren wird.
Digitale Zwillinge ermöglichen einen übergreifenden Datenaustausch, so dass jedes Ereignis und jede Änderung, die beispielsweise Sensoren an einem Objekt registrieren und senden, widergespiegelt werden: Jede Änderung des Produkts oder der Organisation werden interaktiv im Digital Twin reflektiert. Das bedeutet, dass fortan die Datenerfassung aus den realen Tests und der Erprobung eines Produktes (Ist-Daten) direkt in die Simulationen und Auswertungen (Soll-Daten) Eingang findet. Bei einer Organisation betrifft dies die Prozesse, die intern ablaufen oder mit Zulieferern verknüpft sind. “Digitale Zwillinge” sind indes mehr als reine Daten, sondern können auch Modelle, Simulationen und Algorithmen enthalten, die ihr Gegenstück aus der realen Welt und dessen Eigenschaften und Verhalten beschreiben.
Digital Twin einer Organisation
Alles, was an Objekten, Strukturen und Prozessen digitalisiert werden kann, kann den Digital Twin erzeugen. Doch wie die eingangs erwähnte Definition berücksichtigt, kann ebenso auch eine Organisation als Digital Twin erfasst, repräsentiert und analysiert werden. Wie Helen Huntley, Analytikerin bei der Gartner Group im Oktober 2018 sagte, “entwickeln sich Digital Twins weiter und werden robuster”. Unternehmen könnten einen digitalen Zwilling ihrer Organisation anlegen, einen DTO. Mit dessen Hilfe könnten IT-Leiter virtuell sehen, wie Mitarbeiter ihre Tätigkeiten verrichten, indem sie Systeme und Prozesse nutzen und wie diese Workflows von Abteilung zu Abteilung weitergereicht werden. Man stelle sich einen Arbeitsplatz aus der Vogelperspektive vor.
Diese Vogelperspektive erzeugt nach Angaben Helen Huntleys eine kontinuierliche “Aufklärung” (wie etwa in dem Begriff “Business Intelligence”) dessen, was in Echtzeit wirklich geschieht. Anhand dieses Modells könnten CIOs verschiedene Szenarien wie etwa Geschäftsmodelle durchspielen, eines auswählen und anschließend in der Realität umsetzen. Der DTO erlaubt es, verschiedene Entscheidungsszenarien zu simulieren und ihre Folgen zu bewerten.
Das DTO-Modell sei so detailliert, dass damit komplette Entscheidungs-, Arbeits- und Veränderungsprozesse eines Unternehmens durchgespielt werden können – egal ob real oder fiktiv. So können potentielle Fehler vorab erkannt werden, bevor sie in der Realität Schaden verursachen. Und das ist auch für die genannten Aspekte der Security und Privacy von höchster Bedeutung. Hier spielt bereits heute KI zahlreiche Szenarien in Sekundenschnelle durch.
Die Umsetzung
Die größte Hürde bildet der erste Schritt: die Erfassung der gesamten eigenen Organisation und ihrer Partner, die in Ablaufketten von Wertschöpfung und Kommunikation eingebunden sind. Alle steuernden Abteilungen wie etwa Sales oder Finance müssen die entsprechenden Daten liefern. Wenn sie das nicht rechtzeitig schaffen, werden die Organisationsstrukturen zwecks Prozessmodellierung automatisiert erfasst. Denn wie schon Helen Huntley ausführte, sind es die Prozesse und Abläufe zwischen den Abteilungen und die Interaktionen der Mitarbeiter mit der IT, die das Herz dieser DTO-Modellierung ausmachen. Folglich ist auch der DTO kein Produkt, sondern ein Prozess.
Prozessmodellierung
Ausgangpunkt jeder Prozessmodellierung ist die Erstellung der Aufbauorganisation, die aus Abteilungen und Rollen sowie Business Units einer Organisation besteht. Entweder legt der Administrator der Cloud-Anwendung diese Entitäten und ihre Funktionen selbst in der Lösung an, oder die Informationen werden über eine Schnittstelle aus einem vorhandenen ERP-System importiert.
Die Aufbauorganisation wird anschließend in eine Cloud-Lösung importiert, die die gesamte Organisation abbildet und verwaltet. Auf diese Weise können beispielsweise Freigaben nicht nur von bestimmten Personen eingeholt werden, sondern über flexibel gestaltbare Rollen geregelt werden. Damit müssen die Prozesse nicht jedes Mal angepasst werden, wenn sich die Aufbauorganisation ändert. Das DTO-Modell wächst mit und spiegelt die Realität getreu wider.
Vorteile
Ein DTO bietet eine Reihe von Vorteilen. Er gewährt befugten Nutzern transparenten Einblick in eine Organisation und erlaubt somit die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit von Geschäftsabläufen und Workflows. In dieser Position kann der Nutzer jederzeit selbst für klar strukturierte und individuell angepasste Prozesse sorgen, etwa indem er auf Formular- und BPMN-Editoren zurückgreift. Der DTO erlaubt es daher, verschiedene Entscheidungsszenarien zu simulieren und ihre Folgen zu bewerten.
Solche DTO-Prozesse sind nicht nur rechtskonform, sondern in der Regel optimiert und erlauben aufgrund dessen schnellere Durchlaufzeiten, sei es in der Entwicklung oder in der Produktion. Nicht nur die Kommunikation erfolgt ausschließlich innerhalb der geschützten Cloud-Anwendung wie etwa der Fabasoft Cloud, sondern auch die komplette Dokumentenverwaltung im Archiv. Das bedeutet, dass jedes Dokument, jede Tabelle und jedes Bild verschlüsselt und für Befugte leicht auffindbar im System abgelegt, versioniert, verwaltet und verarbeitet wird. So viel Sicherheit muss sein.
Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Cloud zuständig. Darüber hinaus berät und unterstützt er Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Einführung von Cloud-Lösungen.
