Tipps und Tools für ein smarteres Büro

New-Work-Experte Michael Hartwig beschreibt, wie Geschäftsführer und Führungskräfte in KMU ihr Büro zu einem Smart Office verwandeln können. Ziel dabei muss immer sein, Ablenkungen zu minimieren und Freiraum für das Wesentliche zu schaffen.

Der Begriff „New Work“ steht für flexibles und hybrides Arbeiten. Die Reise zu einem smarteren Office beginnt damit, Strukturen im Unternehmen flexibler zu gestalten, Werkzeuge für kollaboratives Arbeiten einzuführen und Routinetätigkeiten auszulagern. Dazu zählen smarte Sekretariatsservices, um wichtige Anrufe nicht zu verpassen. Denn laut einer Studie von Pidas hängen 60 Prozent des Neugeschäfts von Anrufen ab. Gleichzeitig sind Telefonate oft Quelle von Störungen. Gefragt sind daher smarte Services, die flexibel auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden Rücksicht nehmen.
 

Keine Zukunftsvision mehr

Die Zukunft der Arbeit ist smart und hybrid – so eine aktuelle Studie des Fraunhofer IAO Instituts. New Work steht dabei als Leitbegriff für ein flexibles, selbstbestimmtes und hybrides Arbeiten.
Damit einher geht ein anderes Verständnis vom Sinn unserer Arbeit. Dies erfordert ein neues Denken im gesamten Unternehmen. Smart Office bedeutet dann die konkrete Umsetzung durch Tools und Strukturen, um New Work möglich zu machen. Diese Veränderungen wurden sowohl durch Corona als auch durch den allgemeinen Digitalisierungsdruck angefacht. Die Ziele von Smart-Office-Lösungen bestehen darin, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken.
 

New Work bloß ein Buzzword?

New Work ist in aller Munde, ist es womöglich nur eine hohle Phrase? Mitnichten! Mit New Work sind konkrete gesellschaftliche Veränderungen gemeint, die auf der Arbeitsebene zu massiven Umbrüchen führen: Damit sind unterschiedliche Arbeitsformen und Modelle wie Jobsharing und Rotationen oder auch die Arbeit in Co-Working-Spaces und an Shared Desks gemeint. Bei New Work geht es zum anderen auch um die Digitalisierung der Zusammenarbeit über Werkzeuge, soziale Netzwerke und neue Technologien. New Work ermöglicht das Arbeiten von überall aus und hebt für viele die räumliche Trennung von Privatleben und Arbeit auf.

Die Arbeit der Zukunft besteht aus mehr als Videomeetings und flexiblen Zeitmodellen. Die Räume, in denen wir arbeiten, müssen neu gedacht und gestaltet werden. Wie wir Gebäude und Arbeitsplätze nutzen, wird individueller werden und sich entsprechend der veränderten Anforderungen in Zukunft anpassen. Neue Arbeitskulturen entstehen: Agiles Arbeiten, Smart Offices, New Work – das Büro der Zukunft ist modular und flexibel.
 

Keine Ablenkungen: Smart Office hält den Rücken frei

Die größte Herausforderung besteht darin, den Fokus auf das Wesentliche in seiner Arbeit zu behalten. Denn in Zeiten zahlreicher Ablenkungen durch Social-Media-Notifications, eingehende E-Mails und Telefonate, muss das smarte Office mehr Raum für Kreativität und Konzentration schaffen. Ziel ist, Ablenkungen zu minimieren und die Arbeitszeit effizienter und erfüllter zu verbringen. Das motiviert mehr und liefert bessere Ergebnisse. Zahlreiche Studien belegen, dass Menschen im Sinn ihrer Arbeit eine wichtige Motivationsquelle finden.

Gleichzeitig kostet jede Unterbrechung der wertvollen Arbeit Zeit und Geld: „Wer nur für drei Minuten aus einer Aufgabe herausgerissen wird oder sich selbst einer neuen Aufgabe zuwendet, braucht danach zwei Minuten, um wieder auf dem gleichen Stand wie vorher zu sein“, stellt die Arbeits- und Organisationspsychologin Dr. Fritzi Wiessmann fest. „Wird der Beschäftigte sehr häufig unterbrochen, beziehungswiese lässt er sich selbst gerne ablenken, können sich die unnötig vergeudeten Minuten auf bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit addieren.“

Smart-Office-Lösungen setzen genau hier an und sorgen dafür, Ablenkungen zu minimieren und den Mitarbeitenden den Rücken freizuhalten.
 

Hybrides Arbeiten als Teil von Smart Work

Entscheidend bei Smart Office ist die räumliche Flexibilität, was als hybrides Arbeiten bezeichnet wird. Das ist eine Kombination von mobiler Arbeit und Büroarbeit. „Work from anywhere“ ist nicht erst seit Corona ein neuer Standard. So arbeitet bereits heute mit über 58 Prozent ein Großteil der Wissensarbeiter hybrid. Für zwei Drittel ist die Hybrid-Lösung sogar das bevorzugte Arbeitsmodell. Das ergab eine aktuelle Umfrage des Kollaborations-Unternehmens Slack.

Smart-Office-Lösungen nutzen eine modulare Raumstruktur und orientieren sich an den Nutzerbedürfnissen. Dazu zählen etwa eine flexible Sitzordnung, bei der die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf frei wählen. Co-Working-Zentren und Open-Work-Spaces ermöglichen ein gemeinsames Arbeiten, ohne selbst eine Immobile langfristig mieten zu müssen. Business Center und Office-Mietlösungen gestatten, flexibel Geschäftssitze einzurichten und vor Ort Meetings abzuhalten. Diese Flexibilität gestattet Teams, sich weltweit zu vernetzen.

Tipps und Tools

Mit den folgenden Smart-Office-Werkzeugen arbeite ich orts- und zeitunabhängig. Meine Empfehlungen umfassen Plattformen für Kollaboration, Kommunikation und Wissensmanagement:

• Moderne und digitale Kollaborations-Tools wie Office 365 und Google Workspace
• Virtualisierung des Desktops: Nutzer können auf alle ihre persönlichen Dateien und Anwendungen von jedem PC zugreifen
• Digitale Projektmanagement-Tools wie etwa Asana
• Online-Meetings mit Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams
• Digitale Zeiterfassung, zum Beispiel mit Clockify
• IP-Telefonie wie Cloud PBX, so dass man seine Festnetznummer geräteunabhängig von jedem PC nutzen kann
• Virtual-Reality- und Augmented-Reality-Anwendungen, um Meetings im zukünftigen Metaverse abzuhalten und Informationen über Datenbrillen zu visualisieren
• Sekretariate und andere Telefon-Services auslagern, etwa mit ebuero. Damit können insbesondere Führungskräfte und Geschäftsführer in KMU konzentrierter arbeiten und trotzdem jederzeit für Kunden und Geschäftspartner erreichbar bleiben

Fazit

Ein smarteres Büro muss keine Zukunftsvision sein – alle dafür notwendigen Technologien existieren heute schon. Aber Tools allein machen kein Smart Office. Nur wer bereit ist, interne Prozesse nach den Mitarbeiterbedürfnissen auszurichten, wird erfolgreich sein.

Im Mittelpunkt steht die Arbeit als Quelle des Sinns und der Zufriedenheit. Wenn der einzelne Mitarbeitende optimale Bedingungen erhält, um konzentriert zu arbeiten und ungestört kreativ zu sein, hilft er den Unternehmenserfolg in einer Arbeitswelt im digitalen Wandel zu mehren.

Zitierte Quellen: Wiessmann, F., “Multitasking und Informationsmanagement”, Unfallkasse Post und Telekom (Hrsg.), Tübingen 2010