So verändert KI die Immobilienwirtschaft

Egal ob ChatGPT, Google Bard oder die aktuelle Microsoft Bing-Suche –  die Themen KI und Digitalisierung stehen wieder ganz oben auf der Agenda der Immobilienbranche. Doch bevor Künstliche Intelligenz richtig arbeiten kann, braucht sie vor allem eines: stimmige Daten und Dokumente. 

Die Herausforderung: Immobilienunternehmen sind häufig digital schlechter aufgestellt als sie meinen. Abteilungen arbeiten über Microsoft Teams zusammen. Das Asset Management hat sogar eine KI im Einsatz. Die Property Manager stellen bereits Fragen an ChatGPT. „Der Alltag fühlt sich häufig trotzdem nicht richtig effizient und reibungslos an. Im Teams-Raum ist Dokumentensuche angesagt und ganz ohne Drucker geht es nicht. Datensilos verhindern eine abteilungsübergreifende Kollaboration“, weiß Patrick Penn, der Gründer und Geschäftsführer des DMS- und All-in-one-Datenraumanbieters für die Immobilienbanche docunite. Teilweise liege das auch an falschen Versprechungen der Software-Anbieter und übersteigerten Erwartungen seitens der Unternehmen, ergänzt der Digitalisierungsexperte. Doch dieser Konflikt lässt sich lösen: Mit der richtigen Herangehensweise, einer für alle verfügbaren Datenbasis und Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Grundlagen für den erfolgreichen Einsatz von ChatGPT und Co.

Artificial Intelligence (AI) kann nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn ausreichend Daten in hoher Qualität zur Verfügung stehen. Für Immobilienunternehmen lohnt es sich daher in die eigene Digitalisierung und den Aufbau einer soliden Dateninfrastruktur zu investieren, um die KI-gestützte Analyse von Markt-, Objekt- und Kundeninformationen zu ermöglichen. Dazu zählt auch eine hochwertige Datengrundlage, für die Daten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden müssen. Externe Datenquellen sollten zudem eingebunden und konsolidiert werden, um die Wissensbasis zu erweitern. Die Implementierung einer KI-Lösung sollte Hand in Hand gehen mit der Optimierung von Geschäftsprozessen und dem Aufbau von Wissen und Erfahrungen durch die Nutzung von ChatGPT, denn die Ergebnisse sind noch keinesfalls perfekt. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass sie von den Vorteilen der KI auch profitieren. 

Künstliche Intelligenz: der neue Hype

Doch warum sprechen wir seit einigen Wochen so viel über Künstlicher Intelligenz, obwohl die Technik dahinter teilweise schon seit Jahrzehnten im Einsatz ist? Was ist neu? Die größte Veränderung, die OpenAI mit seiner Anwendung von ChatGPT und dem Nachfolgemodell GPT-4 macht, ist die Anwenderfreundlichkeit. Hinzu kommt, dass das Marketing die Thematik in die breite Masse getragen hat. Darüber hinaus ist der technologische Sprung in Sachen Sprachverarbeitung und Datenanalyse beachtlich. Aber, dass die Technologie für jeden verfügbar ist und Menschen mit dem Programm arbeiten wollen, ist wohl der wichtigste Fortschritt. Das zeigt die Erfahrung aus vielen gescheiterten Digitalisierungsprojekten in der Branche. 

AI gefahrlos nutzen

ChatGPT ist branchenübergreifend in allen wichtigen Weltsprachen einsetzbar – gerade für international agierende Immobilienunternehmen ein Muss, um sich konzernweit digital aufzustellen und Knowhow standortübergreifend zu teilen. Mit seinem DMS-Unternehmen docunite arbeitet Penn deshalb jetzt schon daran, die Technologie von OpenAI in das eigene Produkt zu integrieren und die KI „NEO“ in Verbindung mit den bereits vorhandenen Daten zu kombinieren. Datensicherheit hat dabei auch weiterhin oberste Priorität für Penn: „Bei all dem Hype um das scheinbar selbstlernende Programm dürfen wir nicht vergessen, dass GPT seine ‘Intelligenz’ aus Unmengen von Daten zieht. Um im Immobilienalltag nützlich zu sein, schützen wir Unternehmensdaten, indem wir die KI als geschlossenes System in Microsoft Azure arbeiten lassen.” 

Vom technologischen Fortschritt können Groß und Klein profitieren

Die gute Nachricht für die Immobilienwirtschaft: Vom technologischen Fortschritt durch KI können alle profitieren – vom großen Projektentwickler bis zum regionalen Maklerbüro. Die schlechte: Mit Zurücklehnen und Abwarten wird es nicht funktionieren. Wie konkret kann die Immobilienwelt von KI profitieren? Der Wille zu Innovation ist sicherlich die wichtigste Zutat. Denn ohne menschliche Motivation, kann selbst KI keine Probleme der Branche lösen. Geschäftsführer, Asset- und Property-Manager, Makler und Digitalmanager müssen Lust haben, sich mit der Technologie auseinanderzusetzen. Nur so lassen sich neue Ideen für eine scheinbar angestaubte Branche entwickeln. 

Dokumente intelligent verarbeiten und Workflows automatisieren

Der Immobiliensektor ist sehr dokumenten-intensiv. Das führt zu vielen sich wiederholenden manuellen Prozessen. ChatGPT ermöglicht es, mit dem Dokumentenbestand zu ‚chatten‘ und ihn mit gezielten Fragen zu durchsuchen. KI kann helfen, automatisch Informationen aus Dokumenten wie Mietverträgen, Gutachten und Kreditunterlagen zu extrahieren und miteinander zu verknüpfen. Ein Quantensprung im Vergleich zu der in der Kreditwirtschaft gängigen Dunkelverarbeitung. Durch Regulatorik – Stichwort ESG und Heizungsgesetz – und steigende Kreditanforderungen steigt zudem der Bedarf an verbindlicher – und nicht selten schneller – Auskunftsfähigkeit. Plausibilitätsprüfung vorausgesetzt kann sich KI als interne Auskunftszentrale für Immobilienunternehmen etablieren. Mit zunehmenden Wissen kann sie auch Standarddokumente wie Mietverträge selbst erstellen. Unternehmen, die schon früh auf Datenverfügbarkeit gesetzt haben, sind hier klar im Vorteil. 

Transaktionen beschleunigen 

Algorithmen vergleichen Datenpunkte in verschiedenen Dokumenten und erkennen Unstimmigkeiten oder Ungenauigkeiten. Die manuelle Dateneingabe birgt ein hohes Fehlerpotenzial. Schlüsselwerte aus Dokumenten wie Mietverträge und Zustandsbewertungen werden extrahiert und verglichen, um Probleme, wie nicht übereinstimmende Werte oder unterschiedliche Adressen in den einzelnen Dokumenten zu finden. Unstimmigkeiten werden zur Nachverfolgung gekennzeichnet, wodurch das Risiko von Betrug oder Verzögerungen im Kreditgenehmigungsverfahren verringert wird. Während einer Transaktion können Investoren außerdem in Echtzeit Fragen innerhalb eines Q&As stellen. Antworten müssen lediglich auf Plausibilität geprüft werden. Ein mehrere Monate dauernder Prozess lässt sich so auf wenige Tage komprimieren. Dies hat Einfluss auf die Geschäftsmodelle beratender Dienstleistungsunternehmen.

Mehr Raum für Innovationen

Wenn Immobilienunternehmen Aufgaben automatisieren, können sie dringend benötigte Innovationspotenziale freigeben. Es werden Ressourcen geschaffen, um beispielsweise Potenziale im Rahmen der EU-Taxonomie zu identifizieren und mitzugestalten. Digitalisierung im Sinne der Cradle-to-Cradle-Wirtschaft kann vorangetrieben werden. Asset und Property Manager haben nun die Möglichkeit, sich mit nutzerzentrierten Fragen ihrer Immobilien auseinanderzusetzen und neue Lösungen zu entwickeln. „Der heutige Stand der Technik kann all jene, die offen für Innovationen sind, in eine neue Poleposition bringen. Wer sich der Technologie weiterhin verschließt und nicht der Grundlagenarbeit zur Datenverfügbarkeit nachkommt, wird abgehängt“, ist sich Patrick Penn sicher.  

Digitalisierung im DMS kritisch hinterfragen

„Wo stehe ich mit meinem Unternehmen aktuell in Sachen Digitalisierung und Dokumentenmanagement wirklich? Die Frage sollte sich jeder immer wieder stellen“, unterstreicht Penn.  Oft seien die Erwartungen an digitale Helfer nicht zuletzt wegen überzogener Marketing-Versprechen unrealistisch. „Wer einen Schritt nach dem anderen macht und sich in seiner digitalen Reife immer wieder reflektiert, wird mit gesteigerter Effizienz, zufriedeneren Mitarbeitern und einem zukunftsfähigen Geschäftsmodell belohnt. Externe Digitalisierungsexperten können auf diesem Weg helfend beraten, steuern und umsetzen. Eine gewisse Eigenmotivation ist aber auf jeden Fall ebenfalls erforderlich“, sagt er.