Schritt für Schritt digitalisieren

Was tun gegen die analoge und digitale Informationsflut im Unternehmen? Wie bringt man Ordnung ins Chaos? Ein gangbarer, zukunftssicherer und nachhaltiger Weg ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der weitgehende Abschied vom Papier.

Branchenübergreifend befindet sich fast jedes Unternehmen im „Papierkrieg“. Analoge Rechnungen von Zulieferern, Dienstpläne und Angebote stapeln sich. Zusätzlich ist der digitale Posteingang überall zum wichtigsten Kommunikationskanal geworden – in den E-Mails mischen sich Kundenanfragen, Bestellungen, angehängte Rechnungen und nicht zuletzt unternehmensinterne Anliegen. Alle diese Informationen sind wichtig, aber es kostet viel Zeit, sie zu sichten, priorisieren und zuzuteilen. Im ungünstigsten Fall bleiben wichtige Anfragen tagelang liegen oder sie werden doppelt bearbeitet.

Die gute Nachricht: Es gibt einen Ausweg aus diesem Dilemma! Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen lässt sich die Informationsflut in übersichtlichere Bahnen lenken. Das Werkzeug hierfür ist ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Es ermöglicht das schnelle Finden von Informationen, vereinfacht tägliche, zeitaufwendige Aufgaben und erhöht die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden massiv.

Risiken und Nutzen vernünftig abwägen

Viele Unternehmen haben bereits auf der Agenda stehen, dass sie wichtige Abläufe digital abbilden oder komplette Geschäftsprozesse digitalisieren wollen. Doch oft dauert es dennoch sehr lange, bis wirklich der Startschuss für die Digitalisierung fällt – doch warum? Zuerst spielen hier natürlich die Kosten eine Rolle. Viele Unternehmen sind sich unsicher, ob sich die Investition in eine DMS-Lösung unter dem Strich tatsächlich rentiert, denn das Bewährte erscheint als vermeintlich sichere Bank mit abschätzbaren Risiken. Hinzu kommt der Aufwand, der für viele Entscheider nur schwer sicher kalkulierbar ist: Die Einführung einer DMS-Lösung ist stets ein IT-Projekt, das personelle und zeitliche Ressourcen bindet. Übersehen werden angesichts der Risiken aber oft die beträchtlichen Chancen, die sich durch ein smartes Dokumentenmanagement für das Unternehmenswachstum und im Wettbewerb ergeben.

Diese Chancen sind technischer, personeller und wirtschaftlicher Natur. Technisch betrachtet speichert ein DMS Dokumente in einer zentralen Datenbank und macht jede benötigte Information in Sekundenschnelle auffindbar. Strukturierte und unstrukturierte Daten werden systematisch geordnet, gespeichert und lassen sich kollaborativ verwenden – auch von Teams, die dezentral zusammenarbeiten. Ein Berechtigungsmanagement sorgt dafür, dass nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf vertrauliche Dokumente erhalten.

Ein DMS hilft, elementare Informationen und Daten aufzubewahren, auszuwerten, aufzubereiten und effizient zu nutzen.

Bernd Rischer

Alle Mitarbeitenden nutzen automatisch immer die aktuellste Version eines Dokuments. Mit jeder Änderung an einem Dokument wird eine neuere Version abgelegt. So haben alle Nutzer stets denselben Kenntnisstand und es wird vermieden, dass eine alte Datei oder Vorlage bearbeitet wird.

Ein ganz wichtiger, technischer Aspekt, den insbesondere kleine und mittlere Unternehmen bei der Auswahl einer DMS-Lösung berücksichtigen müssen, ist die einfache Implementierung und Nutzerführung einer solchen Software. Bedeutsam ist in diesem Zusammenhang die Integration in bestehende Anwendungen und Prozesse. Beispiel Microsoft Office: Eine moderne DMS-Lösung wie der Kyocera Workflow Manager bietet die nahtlose Integration in die Office-Welt. Die reine Installation der Kyocera-Lösung benötigt nur wenige Stunden. Dabei ist sie durch ihr modulares Konzept so gestaltet, dass selbst wenig IT-Affine schnell damit arbeiten können. Der Schulungsaufwand ist gering, was die Akzeptanz verbessert.

Prozesse Schritt für Schritt beschleunigen

Viele Unternehmen gehen bei der Implementierung einer DMS-Lösung den Weg, zuerst einmal einzelne, meist erfolgskritische Teams oder Bereiche auszustatten, beispielsweise den Rechnungseingang. Läuft es hier rund, wird die Lösung nach und nach in weiteren Abteilungen und Prozessen implementiert. So wird ein „Tag X“ vermieden, an dem der gesamte Betrieb bei einer Umstellung auf digitale Prozesse gewissermaßen einen kompletten Neustart riskiert. Evolution statt Revolution ist hier gefragt. Teams oder einzelne Mitarbeiter können sich langsam an neue Abläufe gewöhnen und besser mitgenommen werden.

Mehr Effizienz und zufriedene Kunden

Personell betrachtet verbessert eine DMS-Lösung die Teamarbeit spürbar. Freigabeprozesse werden digital abgebildet und lassen sich beschleunigen. Wiederkehrende Aufgaben wie die Suche nach Ordnern oder Dateien entfallen. Wichtiges Prozesswissen, das für die Verbesserung von Abläufen genutzt werden kann, steckt nicht mehr in einzelnen Köpfen oder Schubladen. Informationen über Kunden, die der Generierung von Neugeschäft dienen können, sind jederzeit auffindbar. Das gilt ebenso für internes Wissen, das allen zur Verfügung stehen sollte. Es bleibt auch dann erhalten, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Ein DMS hilft so dabei, elementare Informationen und Daten aufzubewahren, auszuwerten, aufzubereiten und effizient zu nutzen.

Wirtschaftlich lässt sich bei nahezu jeder erfolgreichen DMS-Implementierung eine echte Produktivitätssteigerung nachweisen. In zahlreichen Anwenderberichten finden sich hierzu konkrete Aussagen, die von einer deutlichen Zeitersparnis berichten – Zeit, die in jedem Betrieb in die Bearbeitung sinnvoller Aufgaben investiert werden kann. Dort, wo eine DMS-Lösung eingesetzt wird, ist jedoch nicht nur ein betriebsinterner Benefit zu erwarten. Auch die Kunden profitieren, denn sie erhalten schnelle und kompetente Auskünfte.

Rechtlich auf der sicheren Seite

Mit einer DMS-Lösung schützen sich Unternehmen auch vor rechtlichen Konflikten. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD – verlangen von allen Unternehmen eine Archivierung steuerlich relevanter, elektronischer Dokumente nach bestimmten Vorgaben.

Lösungen wie der Kyocera Workflow Manager helfen hier. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen zur Sicherheit und Unveränderbarkeit von Daten werden erfüllt, eine GoBD-konforme Archivierung ist sichergestellt. Endet die gesetzliche Aufbewahrungspflicht, erinnert das System automatisch an Löschfristen und alle nicht mehr benötigten Dokumente lassen sich per Mausklick löschen.

Nicht zuletzt vereinfacht ein modernes Dokumentenmanagementsystem Betriebsprüfungen. Alle relevanten Dokumente sind schnell zur Hand oder können direkt zugänglich gemacht werden. Eine Verfahrensdokumentation für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung kann die Einhaltung der GoBD-Vorschriften zuverlässig nachweisen. Somit wird der Prüfprozess erheblich beschleunigt und verkürzt.

Unterm Strich ermöglicht ein Dokumentenmanagement-System den Aufbau eines durchdachten, unternehmensinternen Wissensmanagements. Die Innovationskraft jedes Unternehmens wird gestärkt und die Wettbewerbsfähigkeit erheblich gesteigert.