Thought Leadership
Kann es so nah am Himmel überhaupt irdische Herausforderungen wie IT-Probleme geben? Am Fuße des Wettersteingebirges, eingerahmt von Zugspitze und Karwendelgebirge, reckt Schloss Elmau seinen majestätischen Turm empor. Wenn der Nebel die Tannen an den Hängen umspielt, Singvögel ihr Lied für den Sommer proben und die Höhensonne die Dächer des Reformstil-Baus wärmt, denkt wohl kaum jemand an Drucker, Server und Netzwerkkabel.
Die märchenhafte Hotel-Maschine muss laufen
Doch die Zeit scheint nur auf den ersten Blick stehen geblieben zu sein, denn aus der Nähe präsentiert sich das Schloss als hochmodernes Resort mit über 100 Suiten, begleitet vom 2015 eröffneten Retreat mit nochmals rund 50 Suiten. Und wie bei jedem 5-Sterne-Luxushotel dieser Größe laufen im Hintergrund bienenschwarmartige Prozesse ab, von denen die Gäste kaum etwas mitbekommen – die aber den Großteil des Hotel-Alltags ausmachen. Housekeeping, Event-Vorbereitungen, Einkauf, Reservierungswesen, Wäscheverteilung, Personalplanung, Buchhaltung, Zimmerservice oder das Aushändigen der Chip-Karte: Alle Tätigkeiten sind eng miteinander verknüpft und erfordern eine IT, die sich keinen Ausfall erlauben darf und für alle Eventualitäten ausgelegt ist.
Der entspannte Herrscher der Flotte
Schwarze Hose, akkurat gestutzter Zweitagebart, schwarzes Hemd ohne Krawatte, die Ärmel hochgekrempelt – und keine Spur von Stress: So schlendert Shahid Wazir durch die lichtdurchflutete und säulengesäumte Lobby. Als IT Director von Schloss Elmau ist er Herrscher über etliche Server, eine ganze Flotte von Druckern, dutzende Endgeräte von Smartphone bis Laptop, kilometerweise Kabel und zahlreiche Anwendungen. So entspannt wie heute ging es nicht immer zu, denn vor nicht allzu langer Zeit haben alleine die Drucker viel Zeit und Kapazität verschlungen. Sie wollten gewartet werden, Treiber brauchten Updates, hier und da gab es Ausfälle. „Konica Minolta hat vorgeschlagen, als erstes das Drucksystem outzusourcen und schrittweise weitere IT Services zu nutzen“, erinnert sich Wazir. „Wir haben dann zunächst alle Drucker in Schloss Elmau komplett ausgetauscht. Das war ein sehr großes Rollout, aber auch eine sehr große Erleichterung. Seitdem haben wir eigentlich kein Druckerproblem mehr.“
Managed Services erleichtern den Alltag
Das Zauberwort heißt Managed Print Services: Der IT Director und sein Team verlassen sich einfach darauf, dass alles funktioniert – von der automatisierten Tonerbestellung über die lückenlose Zugangskontrolle bis zum Cloud Printing. Nicht nur das Handling der Druckerflotte läuft wie von selbst: Auch der Client-Austausch hält heute dank Managed Services weder die IT-Crew noch die Mitarbeitenden lange auf. „Wenn wir heute einen Computer austauschen müssen, dauert es dank unserer VDI-Struktur meistens nur 5 Minuten, bis der Rechner wieder online ist“, erklärt Shahid Wazir. „Wer seine gewohnten Klicks vornehmen will und die Icons auf dem Desktop an der gewohnten Stelle erwartet, merkt gar keinen Unterschied. Die Session geht einfach da weiter, wo sie vor dem Wechsel aufgehört hat.“ Die moderne IT-Infrastruktur ist flexibel, sicher – und für alle Eventualitäten bereit.
Gern gesehene Gäste packen mit an
Auch Christian Kaspar erinnert sich noch gut an überwundene Hürden, erste Erfolge und ambitionierte Projekte. Als Sales Manager bei Konica Minolta organisiert er das Zusammenwirken von Consultants, Managed Services und IT-Team. Mit weißem Hemd und schwarzem Kurzhaarschnitt betritt er die Lobby, Wazir begrüßt ihn sofort mit vertrauter Geste. „Wir fühlen uns alle, inklusive mir, schon fast als Teil von Schloss Elmau“, freut sich Kaspar. „Wir werden hier so herzlich empfangen, wenn wir reinkommen. Immer wenn wir neue Projekte umsetzen oder Herausforderungen wie G7 meistern, haben wir das wohlige Gefühl, alle zusammen an einem Strang zu ziehen.“
Hochverfügbarkeits-Landschaft inmitten der Berge
Ohne nach dem Weg zu fragen, bewegt sich Christian Kaspar durch das Schloss, vorbei am knisternden Kamin zum freundlichen Saal im Dachgeschoss, wo das heutige Meeting stattfindet. Durch die zahlreichen Projekte kennt er Schloss Elmau in- und auswendig. Die jahrelange, enge Zusammenarbeit zahlt sich aus, meint IT Director Wazir: „Durch die Hardware- und Software-Lösungen von Konica Minolta haben wir eine Hochverfügbarkeits-Landschaft erschaffen. Egal, was passiert – ob Stromausfall oder Virus – wir bringen innerhalb kurzer Zeit alles wieder online.“ Auch beim Thema Cyber-Security vertraut er Kaspar und seinen Consultants, die Managed Services mit gezielten Maßnahmen wie Penetration Tests und Workshops kombinieren. Und damit nicht genug: „Was besonders hilft, ist das Monitoring durch Konica Minolta, das 24 Stunden lang meine wichtigsten Dienste überwacht“, erklärt Wazir. „Ich bekomme frühzeitig eine Meldung und kann Problemen vorbeugen, bevor sie auftreten.“ Und sollte doch mal etwas passieren, hat er die Durchwahl vom Service-Team gespeichert – rund um die Uhr kann er sie erreichen. „Bis jetzt gab es noch kein Problem, das wir nicht schnell gemeinsam gelöst haben.“
Ein Gipfel kommt selten allein
An einschneidenden Ereignissen mangelt es nicht in der über 15-jährigen Geschichte des Luxus-Resorts Schloss Elmau – allen voran die beiden G7-Gipfel, deren Bilder um die Welt gingen. Shahid Wazir war dafür verantwortlich, dass die IT kein Showstopper wird. „Gleich 2015, beim ersten Mal, hatten wir eine zusätzliche Herausforderung. Nicht nur der Gipfel selbst war wichtig. Wir hatten mit dem Retreat auch ein neues Haus, das kurz vor dem Gipfel eröffnen sollte. Unser Technologie- und Managed Service Partner hat zum Glück direkt vor Ort mitgeholfen.” Der zweite Gipfel im Jahr 2022 stand noch im Zeichen der Pandemie – mit den üblichen Lieferengpässen. „Dennoch haben wir es geschafft, alle Anforderungen des Auswärtigen Amts in kürzester Zeit zu meistern. Dafür haben wir praktisch die gesamte Netzwerkinfrastruktur von WLAN bis zum Server- und Storage-Bereich noch einmal komplett neu aufgesetzt.“
Das Märchen geht weiter
Schloss Elmau hat vieles gemeistert – schon vor den beiden G7-Gipfeln. Dem Umbau als Luxus-Resorts war ein Großbrand vorausgegangen, der weite Teile des Gebäudes zerstört hatte. Doch hier, in einem Hochtal 1.000 Meter über dem Meeresspiegel, ging es schon immer darum, mehr aus dem Vorhandenen zu machen. Zum Beispiel mit über 220 Konzerten und Lesungen pro Jahr, die das Schloss auch zum Kultur- und Veranstaltungsort machen. Neue Ideen gibt es reichlich. Die IT ist schon heute darauf vorbereitet.
Die gesamte IT-Erfolgsgeschichte von Schloss Elmau sehen Sie hier im Video.
