RPA und K.I – zwei Technologien, die immer noch Verwirrung stiften

Die Einstiegshürde senden

Die Kardinalfrage, die sich viele Unternehmen stellen, lautet: Wann kann/soll ich RPA einführen und wann KI? Es gibt eine gute Faustregel, die dabei hilft, herauszufinden, ob ein Prozess durch RPA oder KI abgewickelt werden sollte. In der Regel beginnt die Automatisierungsreise, indem zuerst die Prozesse in Angriff genommen werden, die sich leicht mental abbilden lassen. KI kommt dann zum Einsatz bei Workflows, die als zu komplex für RPA allein gelten.

Dies verschafft dem Robotik-Center of Excellence (CoE) nicht nur schnelle Erfolge zu Beginn der Transformation, sondern schafft auch eine Automatisierungsgrundlage, die später mit KI skaliert werden kann. RPA bereinigt die zugrundeliegenden Prozesse, um ein leicht integrierbares Framework auf bestehenden digitalen Systemen zu schaffen. Ohne diese grundlegende Basis ist die Einstiegshürde für die Integration von KI viel höher. Ohne diese Grundlage müsste KI manuell in die Kernprozesse eingewoben werden.

Workflows als ideale Kandidaten

Wenn also die erste Schicht einfacher Prozesse ausgewählt und automatisiert wurde, ist es an der Zeit, sich die Workflows anzusehen, die als zu komplex für RPA allein gelten. Diese sind ideale Kandidaten für KI:

• Workflows, bei denen das Ergebnis nicht zu 100 % vorhergesagt werden kann (z. B. Prozesse, die die Immobilienbewertung, Kreditausfälle und Bestandsprognosen unterstützen)

   
• Prozesse mit hoher Variabilität, die nicht von einem klaren Regelwerk abhängen (z. B. Lebenslaufabgleich, Kaufentscheidungen und Sprachübersetzung)

   
• Prozesse, die auf unstrukturierten Daten aus Dokumenten, Artikeln, Bildern, Videos und E-Mails beruhen (z. B. Rechnungsextraktion, E-Mail-Routing und Speech-to-Text)


Rechnungsverarbeitung als gemeinsame Spielwiese 

Ein schönes Beispiel für den gemeinsamen Einsatz von RPA und KI liefert die Rechnungsverarbeitung. Anstatt dass Mitarbeiter manuell Daten von einer Datei oder einem System in eine andere Datei oder ein anderes System übertragen, kann die RPA-Software die erforderlichen Daten aus vorgegebenen Feldern auf übermittelten Rechnungsformularen abrufen und an die vorgegebenen Unternehmenssysteme senden. KI kann dann die komplexen Aufgaben entlang dieses Geschäftsprozesses erledigen. Beispielsweise kann KI E-Mails identifizieren, die Rechnungen enthalten und diese zur Verarbeitung an Bots senden.

Die KI würde dann wieder in den Prozess einsteigen, wenn es darum geht festzulegen, welche Rechnungen die Anforderungen für Zahlungen erfüllen, indem sie die genehmigten Rechnungen an Zahlungssysteme weiterleitet und die abgelehnten Rechnungen zur weiteren Bearbeitung an Mitarbeiter umleitet. Der gemeinsame Einsatz von RPA und KI in den Unternehmen führt zur Hyperautomation, die verschiedene Technologien vereint, um nicht nur Aufgaben innerhalb von Geschäftsprozessen, sondern so viele Entscheidungsaspekte innerhalb der Prozesse wie möglich zu automatisieren.

Noch ein weiter Weg zur gemeinsamen Nutzung

Die meisten Unternehmen haben aber noch einen weiten Weg vor sich, um diesen Status zu erreichen, da die IT-Verantwortlichen ihre RPA- und KI-Ressourcen immer noch nicht zusammen einsetzen. Doch der Markt verändert sich, da immer mehr Anbieter Lösungen bereitstellen, die Automatisierungs- und KI-Funktionen kombinieren – ein Schritt, der zusammen mit dem zunehmenden Interesse und dem Druck auf Geschwindigkeit und Agilität zu mehr Implementierungen führen könnte.