Personalmanagement in der Corona-Krise – Wie Künstliche Intelligenz unterstützen kann

In der Corona-Krise fällt Personalverantwortlichen eine wichtige Rolle zu. Oberste Priorität hat die Gesundheit der Mitarbeiter. Dann gilt es, die Voraussetzungen zu schaffen, damit die Arbeit gut weiterlaufen kann. Wie Künstliche Intelligenz hier unterstützen kann.

Die Corona-Krise ist ein gewaltiger Stresstest für fast jedes Unternehmen: Büroarbeiter ziehen mit Unterstützung der IT-Abteilung komplett ins Homeoffice. Sogar der Empfang kann telefonisch von zuhause aus arbeiten und zusätzlich regelmäßig die Briefpost abholen. Manche Unternehmen bleiben nahe am Regelbetrieb, bauen jedoch eine Task Force auf, die immer im Homeoffice arbeitet. Sobald das Virus bei einem der Mitarbeiter im Büro entdeckt wird, gehen alle ins Homeoffice und die Task Force wechselt ins Büro. McKinsey empfiehlt in einem Executive Briefing „Covid-19: Implications for business“ ein vergleichbares Vorgehen: Unternehmen sollten ein crossfunktionales Covid-19-Krisenteam bilden und eine Reihe von organisatorischen Maßnahmen realisieren, mit denen die Mitarbeiter vor Ansteckung geschützt werden können.

Business Continuity Management auch für den Produktionsbetrieb

Ist der reine Bürobetrieb noch vergleichsweise einfach zu adaptieren, müssen für die Produktion andere Lösungen her. Häufig wird die Belegschaft in zwei oder drei Schichten aufgeteilt, die im rotierenden Verfahren zur Arbeit kommen. Erkrankt ein Mitarbeiter, bleibt die gesamte Gruppe bis zum Ende der Inkubationszeit vorsorglich zu Hause. So hat Audi nach zwischenzeitlichem Stillstand im ungarischen Werk in Györ eine erste Linie zur Motorenmontage mit rund 100 Arbeitern wieder hochgefahren. Im Einschichtbetrieb sollen einige hundert Motoren am Tag produziert werden. Normalerweise fertigt das Werk an mehreren Linien im Mehrschichtbetrieb rund 8.000 Motoren täglich.

Immer im Blick: Health Management und Kosten

Die HR-Abteilung (Human Resources) kann einen wertvollen Beitrag beim Business Continuity Management leisten. Neben allen möglichen und gebotenen Maßnahmen müssen sie die Krankenstände sowie deren Verläufe verfolgen. Ganz konkret heißt das: Sobald ein Mitarbeiter die Symptome einer Infektion mit Covid-19 zeigt, muss er umgehend seinen Arbeitsplatz verlassen. Der unmittelbare Bereich muss unzugänglich gemacht und desinfiziert werden. Alle Kollegen, die mit ihm in Kontakt standen und sich möglicherweise infiziert haben, gehen sofort in Quarantäne, können jedoch von zuhause weiterarbeiten. Und schließlich ist zu organisieren, wer die Aufgabe des Erkrankten zwischenzeitlich fortführen wird. Auch die Kosten müssen stets im Blick bleiben: Neueinstellungen sowie Gehaltserhöhungen lassen sich meist um ein paar Wochen verschieben.

Feldtest für Remote Work – gekommen, um zu bleiben

Viele HR-Abteilungen plädieren seit Jahren dafür, den Mitarbeitern im Hinblick auf Arbeitszeit und -ort mehr Flexibilität und Freiheiten einzuräumen. Haben Unternehmen in den letzten Jahren ihre Hausaufgaben gemacht und die Arbeitsprozesse verschlankt und digitalisiert, ernten sie jetzt die Früchte ihrer Arbeit: Remote Work basiert dabei auf eigenverantwortlichem Arbeiten und direkter Kommunikation, auch der Kollegen untereinander. Dabei gewinnt fachliches Mentoring besonders an Bedeutung. Aber im Homeoffice sind die Kommunikationswege anders: Der direkte Austausch über den Schreibtisch, der Smalltalk in der Kaffeeküche und das gemeinsame Office-Lunch entfallen, Abteilungen sind gesplittet. Jetzt sind Videocalls und -konferenzen als bestmöglicher Ersatz für den persönlichen Austausch das Gebot der Stunde. Aber wie den passenden Ansprechpartner finden? „Neben der fachlichen Zusammenarbeit müssen Personalverantwortliche sich in der Krise zusätzlich um soziale Aspekte kümmern. Es gilt, die Kollegen dauerhaft zu motivieren und ihr Engagement hochzuhalten“, sagt Dr. Tina Ruseva, Gründerin und Geschäftsführerin des Münchener Startups Mentessa. „Arbeiten zu Corona-Zeiten ist nicht einfach Remote Work, sondern Emergency Work von zu Hause. Das Coronavirus ist allgegenwärtig und bereitet uns allen Sorge.“ Homeoffice heiße jetzt auch, der Partner und die Kinder seien ebenfalls zu Hause, das gewohnte Arbeitsumfeld fehle dagegen. „Den HR-Managern ist bewusst, dass Produktivität und Innovationskraft gerade etwas leiden. Um das aufzufangen, sollte der Schwerpunkt momentan bei Menschlichkeit und Empathie liegen.“

Die KI findet den passenden Mentor

Das Startup hat eine intelligente Mentoring-Community für große Unternehmen entwickelt. Über die Mentessa-Plattform finden Mitarbeiter mittels einer Künstlichen Intelligenz (KI) schnell den passenden Experten im Unternehmen für ihr Projekt. Die App ermöglicht es, Wissen informell und ohne großen Aufwand auszutauschen, abseits aller Hierarchien. Sie unterstützt auch in der Krise dabei, Kapazitäten im Unternehmen bestmöglich zu nutzen. Mitarbeiter können sich Hilfe holen oder in andere Teams und Projekte einbringen. Das steigert die Motivation. Sogar beim Onboarding-Prozess aus dem Homeoffice unterstützt die Lösung, findet der neue Kollege schneller Anschluss ans Team und gezielte fachliche Unterstützung.

Unterstützung auch im Homeoffice

Das besondere an Mentessa: Statt sich formell und umständlich für ein Programm zu bewerben, lässt sich hier mit ein paar Klicks ein passender Ansprechpartner finden. Die App fragt dabei nicht nur berufliche Stationen und Skills jedes Menschen ab. Die Software berücksichtigt zusätzlich seine Werte, Interessen und Ziele. „Die AI (Artificial Intelligence) matcht die passenden Mitarbeiter im Social Network schnell und effizient. Sich kurzfristig auch aus dem Homeoffice Hilfe zu holen oder in ein anderes Team einzubringen, geht so viel einfacher“, sagt Ruseva. „Zusätzlich hilft die dezentrale Struktur des Netzwerks der Community, denn durch den Peer-to-Peer-Ansatz kann jeder Nutzer selbst aktiv werden. So lässt sich Mentoring auf alle Mitarbeiter skalieren.“ In der Krise seien nicht Karrierestufe und Systemkenntnis entscheidend, sondern „konkrete Beziehungen mit Fähigkeiten und Wissen, die tagesaktuell auf die Problemlösung einzahlen“, so die Mentessa-Gründerin.

Startup-Lösung aus der Cloud

Weiterer Vorteil: Mentessa ist einfach zu nutzen, denn die digitale Lösung des Startups ist cloudbasiert. Sie läuft in der Open Telekom Cloud, denn Mentessa ist Teil von TechBoost, dem Startup-Förderprogramm der Deutschen Telekom. Zurzeit nehmen mehr als 450 Startups mit einem innovativen, cloudbasierten Geschäftsmodell am Förderprogramm teil. Sie erhalten bis zu 100.000 Euro Startguthaben für die Open Telekom Cloud und profitieren von Kontakten zu potenziellen Partnern und Kunden aus dem Geschäftskundennetzwerk der Telekom. Zudem unterstützt das Programm seine Startups in Marketing und Vertrieb.

Auch in anderen HR-Bereichen hält Künstliche Intelligenz bereits Einzug. Sie hilft dem HR-Management bei der Suche nach Mitarbeitern, beim Onboarding und bei der Weiterbildung. Etwa 16 Prozent der deutschen Unternehmen setzen KI-Lösungen hierfür bereits ein, so eine Studie des Bundesverbands der Personalmanager und des Ethikbeirats HR Tech. Fast ebenso viele planen dies bereits, 41 Prozent prüfen es. „Die Technologie ist für Personaler nichts völlig Neues, ebenso die Erfahrung, dass soziale Netzwerke schnell Wissen aggregieren“, sagt Ruseva. „Eine KI-gestützte, dezentrale Lösung wie Mentessa vereint die Vorzüge von beidem und macht den kollektiven Wissensstand im Unternehmen ganz einfach verfügbar. Dies kann in Zukunft ein echter Wettbewerbsvorteil für Unternehmen sein.“