Hybride Events sind die Zukunft

Trotz steigender Impfquote wird es noch eine ganze Zeit dauern, bis Präsenzveranstaltungen wieder uneingeschränkt stattfinden können. Auch wenn teilweise “vor Ort”-Events möglich sind, ist die Zahl der Plätze meist stark limitiert und die eigentliche Veranstaltung nur unter Vorbehalt des aktuellen Pandemiegeschehens.

Die Zukunft von Messen und Events ist hybrid – Präsenzveranstaltungen, bei denen die digitale Teilnahme einen größeren Stellenwert hat.

Für das hybride Event sprechen einige gute Gründe: Unternehmen können beispielsweise präsent sein, ohne die hohen Kosten für Anreise und Verdienstausfälle stemmen zu müssen. Außerdem verursachen digitale Teilnehmer:innen geringere Kosten bei den Veranstalter:innen und finanzieren die Vorort-Veranstaltung über ihre Teilnahmegebühr mit. Die Zahl der Teilnehmenden wird nicht mehr grundsätzlich durch räumliche und örtliche Gegebenheiten begrenzt, sodass die Veranstaltung ein Stück weit ortsunabhängig wird. Das führt auch dazu, dass neue Zielgruppen erschlossen werden können. Außerdem kann die Veranstaltung im Nachhinein On-Demand zur Verfügung gestellt werden, sodass Interessierte, ggf. auch gegen eine Gebühr, zu einem späteren Zeitpunkt auf die Inhalte zugreifen können. Veranstalter müssen jedoch einige Dinge beachten, wenn sie zukünftig auf hybride Veranstaltungen setzen wollen.

Herausforderungen von hybriden Events

In Zukunft werden Veranstalter nicht nur als Event-Manager, sondern auch als Produzent:in von Video-Inhalten gefragt sein. Das bedeutet auch, dass sie sich mit völlig neuen Anforderungen an eine Veranstaltung beschäftigen müssen. So wird zum Beispiel die Qualität des angebotenen Bewegtbildes und des übertragenen Tons für die Online-Teilnehmer:innen zu einem sehr wichtigen Kriterium werden. Daher ist es entscheidend, ein technisches Setup zu haben, dass den kompletten Weg bis zur Veranstaltung abbildet. Auf einen Dienstleister zu setzen, der nur die Übertragung des Contents bietet, wird dabei nicht genügen.

Entscheidend für den Erfolg eines hybriden Events ist nicht nur die Qualität der Inhalte, sondern auch die technisch saubere und reibungslose Umsetzung. Bei jedem Event und jeder Messe sollte man sich Gedanken darüber machen, wie die Information vom Veranstaltungsort für die Zuschauer:innen zu Hause aufbereitet oder dargestellt wird. Gibt es ein Studio in dem Livestreamings produziert werden? Geht ein Video-Team durch die Halle? Die Umsetzungsmöglichkeiten sind vielseitig. Veranstalter müssen ihr Online-Angebot entsprechend anpassen oder erweitern. 

Technische Infrastruktur

Video-Inhalte sind für sämtliche Touchpoints mit den Besucher:innen relevant – sowohl vor, während, als auch nach dem Event. Daher lohnt es sich, über eine Plattform nachzudenken, die den kompletten Video-Workflow abbilden kann und die Inhalte DSGVO-konform auf sämtliche Endgeräte bringen kann. Für ein gutes Streaming-Erlebnis ist auch die Internetverbindung des Veranstalters vor Ort zu beachten. Um einen HD Stream in 1080p mit 25 FPS (6 Mbit/s) zu realisieren, ist eine Upload-Bandbreite von mindestens 10 Mbit/s erforderlich. Eine kabelgebundene Netzwerkverbindung, bietet in der Regel die höchste Stabilität.

Veranstalter sollten dies bei ihrer Vorbereitung unbedingt beachten. Ganz wichtig: Die Internetleitung sollte am Tag der Veranstaltung ausschließlich für den Livestream genutzt und deswegen entsprechend reserviert werden. Für das Encoding des Livestreams wird bestenfalls ein leistungsfähiger Hardware-Encoder verwendet. Ein Content Delivery Network (CDN) unterstützt eine flüssige Videoübertragung in höchster Qualität und das an alle Zuschauenden, egal von wo aus diese den Stream abrufen. Sobald die technische Infrastruktur geschaffen ist, ist die Umsetzung der digitalen Komponenten einer Veranstaltung einfach. 

Remote Sprecher zuschalten

Wenn Sprecher:innen aus der Ferne zugeschaltet werden sollen, dann muss vor allem die Internetverbindung auf Veranstalterseite und Sprecher:innen-Seite ausreichend hoch sein. Zudem muss sichergestellt werden, dass der Sprechende vor einem angemessenen Hintergrund steht. Sonst passiert es schnell, dass Kinder durch das Bild laufen oder der Hund bzw. die Katze sich präsentieren. Zu guter Letzt muss auch das Audio-Equipment passen. Ein ordentliches Mikrofon garantiert dem Sprechenden eine klare Stimmübertragung und schirmt Hintergrundgeräusche bestmöglich ab.

Um die verschiedenen Faktoren abzuklären, bietet sich ein Probelauf und die Planung einer Ausweichmöglichkeit für den Fall des Verbindungsabbruchs an.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten den/die Sprecher:in live zuzuschalten:

1. Die Speaker senden jeweils einen Livestream zum Produktionsort, der dann durch die Regie in den Haupt-Stream eingebunden wird.

2. Die Speaker werden über geeignete „Video-Conferencing-Tools“ aufgenommen und das RTMP-Ausgangssignal des Conferencing-Tools wird als Eingangssignal für den Live-Stream verwendet.

Die Veranstaltung online managen

Um Speaker und Zuschauer:innen sowohl vor Ort als auch remote miteinander zu vernetzen, nutzen viele Hybrid-Events eine Chat-Funktion. Schnell werden unzufriedene Chat-Teilnehmer:innen ausfallend oder spammen. Ein Chat-Moderator vermeidet dies, und behält den Chat durchgehend im Auge.

Die klassische Q&A-Runde lässt sich durch Hybrid-Veranstaltungen verschieden gestalten. Eine Möglichkeit ist es, die Fragen während der Sendung schriftlich im Chat zu beantworten. Dazu braucht es natürlich eine Person, die sich während der Veranstaltung auch nur damit beschäftigt. Eine andere Möglichkeit könnte sein, dass die Fragen gesammelt und später, von den Speakern beantwortet, als Download zur Verfügung gestellt werden. Die gewohnte Fragerunde am Ende des jeweiligen Auftritts grenzt die Anzahl der Fragen immens ein und deshalb bei einem strengen Zeitplan im Hybrid-Setup nicht empfehlenswert..

Die entscheidende Frage: Welche Tools braucht man?

Das wohl wichtigste Tool ist die Wahl der richtigen Live-Streaming-Plattform. Veranstalter:innen sollten sich hier für den Streaming-Anbieter entscheiden, der die Anforderungen der Veranstaltung erfüllen und ein stabile und problemlose Übertragung des Livestreams gewährleisten kann. Während Plattformen wie YouTube, Facebook und Co. den Livestream zwar ins Web stellen können, fehlen hier die wichtigsten Funktionen für ein erfolgreiches Event. Veranstalter:innen können auf eine All-in-One-Lösung setzen oder per Baustein-Prinzip aufs Detail spezialisierte Anbieter zusammenstellen. 

Letztlich wird die weitere Entwicklung hybrider Events auch zukünftig immer weiter voranschreiten. Eine Übersetzung in die digitale Welt fällt dabei vergleichsweise (noch) schwer: Der Kaffeetisch hat in der digitalen Form hat immer etwas Künstliches oder Gezwungenes, was in der realen Welt so nicht der Fall ist. Doch auch hierfür gibt es bereits erste Lösungsvorschläge und spannende Ideen. Warten wir es also einfach ab.