Ein Digital Asset Management (DAM)-Projekt starten

Die Metadaten entscheiden

Neben der Userakzeptanz gibt es noch einen weiteren Faktor, der über den Erfolg eines DAM-Projekts entscheidet: die Qualität der Metadaten. Die Anwender möchten möglichst umfangreiche Metadaten im System haben, aber zugleich auch möglichst wenig Zeit in die Pflege investieren. Die Verwaltung von Metadaten ist daher immer ein Kompromiss zwischen Quantität und Wartbarkeit. Um letztere zu verbessern, sollten stets Migrationen genutzt werden, um Daten zu bereinigen. Grundsätzlich sollte möglichst viel automatisiert werden. Die Optimierung und Vereinfachung der Metadaten-Struktur ist eine Daueraufgabe, die niemals abgeschlossen ist: Sie ist der Grundbaustein für eine Vielzahl an Prozessen im DAM.

Fluides Metadatenschema fördern

In komplexen Organisationen fehlt oft die Möglichkeit, Metadatenschemata für Business Units, Märkte und Abteilungen zu vereinheitlichen. Auch hier werden Kompromisse notwendig und es ist sinnvoll, die Idee eines fluiden Metadatenschemas, das kontinuierlich überprüft wird, zu fördern.

Sollten im Rahmen der Migration der Metadaten viele minderwertige Assets oder fehlende Metadaten auftauchen, gibt es zwei Lösungswege: Die vorhandenen Daten werden migriert und in der neuen Lösung bereinigt. Oder die Daten werden bereits vor der Migration um Duplikate und ungenutzten Assets bereinigt. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile. Die Migration erfordert neben der Prozessautomatisierung stets manuelle Eingriffe. Metadaten und Logfiles der Bestandssysteme sollten einbezogen werden, um diese Herausforderung erfolgreich zu meistern.

Es gibt nicht die perfekte Lösung für alle

Die Frage, was das beste DAM-System ist, lässt sich nicht ohne Weiteres beantworten. Es gibt nicht per se das einzig wahre System. Vielmehr sollten Unternehmen bei der Wahl ihre Anforderungen, Ziele und ihre IT-Landschaft berücksichtigen. Die Anbieterliste des Gartner-Quadranten ist bei der Wahl zum Beispiel ein guter Ausgangspunkt. Im weiteren Evaluierungsprozess ist es wichtig, sich auf zentrale Use Cases zu konzentrieren und nicht bloß auf einzelne Funktionen.

Bei DAM-Projekten geht es immer auch um Beratung und Best Practices. Unternehmen sollten sich aus diesem Grund für einen Partner entschieden, der sowohl Erfahrung mit der Prozess-Optimierung durch Digital Asset Management als auch mit der Implementierung des ausgewählten Systems hat. Nur so können die Kernbereiche eines DAM-Projekts vollständig abgedeckt werden: die Auswahl eines Software-Anbieters, die Erstellung einer Roadmap samt Strategie, das Erarbeiten relevanter Use Cases, die Prozessberatung und Implementierung, der Anwender-Support sowie das Change-Management.

Fazit

Soll ein Digital Asset Management im Unternehmen eingeführt werden, steht am Anfang in der Regel eine ganze Reihe unbeantworteter Fragen. Es gibt nicht die eine Lösung – ein DAM muss immer zum jeweiligen Unternehmen und den gegebenen Bedingungen passen. Ein erfahrener Partner, wie die Digitalagentur ecx.io, Teil der IBM iX Agenturfamilie, kann dabei unterstützen, das passende System zu finden.

Inge Scheibel, Director Business Consulting Adobe & SAP, ecx.io – Teil der IBM iX Agenturfamilie

www.ecx.io