Ein Digital Asset Management (DAM)-Projekt starten

Wer ein DAM einführen möchte, muss zahlreiche Interessen und Ansichten zusammenführen. Für ein erfolgreiches DAM-Projekt ist es nicht nur wichtig, das richtige Tool in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner auszuwählen. Die Qualität der Assets und die Akzeptanz der User entscheiden am Ende, ob das DAM-Projekt ein Erfolg wird oder nicht.

Vielen Unternehmen stehen bei der Einführung eines Digital Asset Management (DAM) vor einigen großen Fragen. Was genau ist alles ein Asset: Bilder, Videos oder PDF-Dokumente? Und wo fängt man an? Ein DAM-Projekt wirkt sich schließlich auf viele Unternehmensbereiche aus: Jede einzelne Abteilung hat spezifische Anforderungen und Ansichten, denn jeder digitale und analoge Kanal greift letzten Endes auf Assets zurück.

Zum Beginn eines DAM-Projekts ist es daher essentiell, einen Lenkungsausschuss zu gründen, der die Interessengruppen und Business Units zusammenbringt. Zu den relevanten Unternehmensbereichen gehören Marketing, Branding und E-Commerce genauso wie Website- und Kommunikationsabteilungen und IT. Wichtig ist, dass der Lenkungsausschuss die Kompetenz besitzt, gemeinsam projektrelevante Entscheidungen zu treffen. Nur so kann er das Projekt treiben und gleichzeitig entsprechende Veränderungen im gesamten Unternehmen initiieren. Das erfordert von den Mitgliedern des Ausschusses Kompromissbereitschaft und den Willen, gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Klare Verantwortlichkeiten und Abläufe definieren

Es bedarf in jedem Fall eines Projektmanagers oder Product Owners, der sich ausschließlich dem Thema DAM widmet. Zudem ist ein agiles Projektmanagement-Framework erforderlich, um flexibel auf notwendige Änderungen reagieren zu können, ohne den Zeitplan zu gefährden. Dazu müssen die internen Arbeitsabläufe des Lenkungsausschusses aber auch für den Prozess der Entscheidungsfindung und Bewilligung definiert werden. Relevant sind außerdem klare Verantwortlichkeiten in den involvierten Business Units. Aus ihnen muss zum Beispiel hervorgehen, wer für die Schulung und Verwaltung der internen und externen DAM-User, die Kommunikation von Veränderungen oder die Sicherstellung der Datenqualität zuständig ist.

Nutzerakzeptanz schaffen und Hindernisse vermeiden

Ein DAM steht und fällt mit der Akzeptanz der User. Die Nutzerakzeptanz ist deswegen ein Schlüsselfaktor. Denn anders als bei CMS- oder E-Commerce-Projekten gibt es viele Möglichkeiten für die Nutzer das neue DAM zu umgehen und weiterhin Festplatten, Hotfolder oder E-Mails für die Verwaltung der Assets zu nutzen. Wer eine breite Akzeptanz anstrebt, sollte deswegen sicherstellen, dass das DAM zentrale Pain Points der User löst und sinnvolle Anwendungsfälle anbietet. Außerdem sollte ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess aufgestellt werden, der sich am Feedback der User orientiert.

Klar ist: Nicht alle Beteiligten werden von den Veränderungen begeistert sein. Insbesondere die Erstellung von Print-Katalogen oder Flugblättern erfordert oft komplexe, noch manuelle Prozesse, an denen Arbeitsplätze aufgehängt sind. Ein DAM-Projekt mit seinen vielen Möglichkeiten die Prozesse zu automatisieren kann also durchaus Ängste und Widerstände auslösen. Deswegen ist es wichtig, Stakeholder zu identifizieren, die vom Potenzial eines Digital Asset Managements überzeugt sind. Sie sind ideale Ersttester, können wertvolles Feedback geben und dabei helfen, die neu aufgesetzten Prozesse in die Breite zu tragen und umzusetzen. Dafür ist es auch elementar, dass der Zugang zum DAM so einfach und sicher wie möglich gestaltet wird. Unnötige Hindernisse für die User müssen vermieden werden. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel ein Single-Sign-On (SSO), um den internen Stakeholdern einen einfachen Zugang zu ermöglichen.

Empfehlung für den Start: klein beginnen

Bei einem DAM-Projekt bietet es sich an, klein anzufangen. In der Discovery-Phase definiert das Projekt-Team, was genau das Unternehmen benötigt und setzt die Roadmap auf. Dabei wird der gesamte Asset-Management-Lebenszyklus mit den Beteiligten diskutiert: Was sind Schwierigkeiten und wo könnten Optimierungspotenziale verborgen liegen? Welche Prozesse könnten automatisiert werden?

Den schnellsten Start bei der Implementierung ermöglicht ein „Minimum Viable Product“ (MVP), bei dem die DAM-Software möglichst nah am Standard belassen wird. Eine relevante Personengruppe kann mit dem MVP arbeiten, es testen und Feedback geben. Ein Teil der vorhandenen Assets sollte aus den aktuellen DAM-Systemen migriert werden, um das tatsächliche Arbeiten mit dem neuen DAM zu ermöglichen. Hierbei bietet es sich außerdem an, die Daten direkt um Duplikate und nicht-qualitative Assets zu bereinigen.

Es ist ebenfalls empfehlenswert, Use Cases einzuführen, die akute Pain Points lösen können. Dabei gilt es, fragmentierte Lösungen zu vermeiden und das Gesamtbild nicht aus den Augen zu verlieren. Integrierte Use Cases bieten zwar einen großen Mehrwert, erweisen sich in der Umsetzung jedoch häufig als komplex. Dies sollte bei der Roadmap berücksichtigt werden.