Digitalisierung als Prozess begreifen

Im Rahmen der Digitalisierung kommt Geschäftsprozessen eine zentrale Bedeutung zu. Bernd Rischer, Group Director Sales bei Kyocera Document Solutions, beantwortet hierzu die Fragen von it management-Herausgeber Ulrich Parthier.

Ulrich Parthier: Herr Rischer, bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen stellen sich die Unternehmen die Ausgangsfrage: „Wo stehen wir und wie stehen wir im Vergleich zum Mitbewerb?“ Die meisten Firmen dürften wohl kaum ihren digitalen Reifegrad kennen. Wie hilfreich sind da Modelle zur Ermittlung des Reifegrads digitaler Geschäftsprozesse, wie sie zum Beispiel der BITKOM anbietet?

Bernd Rischer: Im Unternehmen müssen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sein. Potenzialanalysen und Reifegradmodelle können aufzeigen, inwieweit man den eigenen Anforderungen bisher gerecht wird. Um Fortschritte nachverfolgen zu können, sollte der Status quo regelmäßig auf den Prüfstand kommen. Weil die Digitalisierung ein Prozess ist, werden sich immer auch Optimierungspotenziale offenbaren. Es gibt aber auch offensichtliche Anzeichen für Nachholbedarf: Wenn ein Manager zur Freigabe von Rechnungen ins Büro kommen muss oder bei der Suche nach Informationen Aktenordner im Archiv durchforstet werden, können die Prozesse im Unternehmen nicht wirklich State-of-the-Art sein.

Ulrich Parthier: Die digitale Transformation verfolgt ja als ein wesentliches Ziel, Prozesse in Unternehmen anzupassen und zu optimieren. Kyocera hat dazu das Leistungsversprechen „Making information faster“ formuliert. Geschwindigkeit ist also ein weiterer Aspekt. Wie genau sieht Ihre Idee dahinter aus?

Bernd Rischer: „Making information faster“ verdeutlicht, wie sehr sich Kyocera weiterentwickelt hat. Wir kümmern uns nicht nur um das gedruckte Dokument, sondern um das gesamte Informationsmanagement. Dazu gehören Capturing und Informationsverarbeitung genauso wie das digitale Dokumentenmanagement und der Output. Damit sind wir als Unternehmensverbund von Kyocera und den Tochterunternehmen ALOS und AKI in der Lage, Geschäftsprozesse nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zukunftsfähig zu machen. Das bedeutet sowohl schneller und einfacher als auch mobiler, sicherer und nachhaltiger.

Ulrich Parthier: Der Mittelstand ist einer der großen Wachstumstreiber der deutschen Wirtschaft. Warum tun sich insbesondere mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen schwer?

Bernd Rischer: Die größte Hürde bei der Einführung neuer Hard- und Software ist gerade für kleine und mittlere Unternehmen die fehlende Zeit im Alltagsgeschäft. Digitalisierungsinitiativen sind häufig Nebenprojekte, bei denen es an Ressourcen und Know-how mangelt. Zudem ist für viele Entscheider der Mehrwert nur schwer greifbar, weil es um eine langfristige Entwicklung geht. Hinzu kommt, dass viele Mittelständler zeit- und kostenintensive Projekte fürchten, weil damit auch immer ein Risiko einhergeht. Deshalb zeichnet sich unsere hauseigene Dokumentenmanagement-Lösung, der Kyocera Workflow Manager, dadurch aus, modular und schnell implementierbar zu sein. Das schrittweise Einführen und individuelle Skalieren von Prozessen macht die Digitalisierung insbesondere für kleinere Betriebe einfach und schnell umsetzbar. So lässt sich stets der Überblick über Fortschritte, Hindernisse und Kosten behalten.

Ulrich Parthier: Neben der richtigen Strategie und Methodik ist die Auswahl der passenden IT-Lösungen ein weiterer Schlüssel für eine erfolgreiche Digitalisierung in jedem Unternehmen. Gibt es dazu ein Vorgehensmodell und Partner, die dies zusammen mit Kunden umsetzen können?

Bernd Rischer: Weil die Digitalisierung als Prozess zu begreifen ist, müssen Vorgänge im Unternehmen regelmäßig kritisch betrachtet und geprüft werden, ob sie die aktuellen und zukünftigen Anforderungen erfüllen. Dazu entwickeln wir gemeinsam mit unseren Fachhandelspartnern Optimierungsstrategien, mit denen Kunden die Digitalisierung möglichst schnell angehen können. Besonders lohnen sich dokumentenintensive Prozesse, weil Erfolge hier schnell sichtbar werden – etwa bei der Freigabe von Rechnungen. Mit leistungsfähiger Hardware, digitalen Lösungen und Services können solche Prozesse und ihre Durchlaufzeiten deutlich beschleunigt werden.

Ulrich Parthier: Wichtig ist bei allen Initiativen immer ein ganzheitlicher Ansatz, um Geschäftsprozesse zukunftsfähig zu machen. Sie haben sich in den vergangenen Jahren vom reinen Druckerhersteller hin zu einem Anbieter vom Input- bis hin zum Outputmanagement entwickelt. Wie haben sie diesen Shift bewerkstelligt?

Bernd Rischer: Immer mehr Dokumente sind digital statt analog. Im Umgang mit Informationen ergeben sich dadurch unzählige Möglichkeiten, die aufeinander abgestimmt werden müssen. Unser Leistungsspektrum umfasst den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und stellt Geschäftsprozesse in den Mittelpunkt. Dadurch sind wir seit Jahren weit mehr als ein reiner Output-Experte. Systeme, Software und Services müssen ineinandergreifen, um die Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen ganzheitlich voranzutreiben. Um dies bestmöglich abzubilden, haben wir unsere Kompetenzen durch strategische Zukäufe und Investitionen in die Weiterentwicklung erweitert.

Weil die Digitalisierung als Prozess zu begreifen ist, müssen Vorgänge im Unternehmen regelmäßig kritisch betrachtet und geprüft werden, ob sie die aktuellen und zukünftigen Anforderungen erfüllen.

Bernd Rischer, Group Director Sales, Kyocera Document Solutions

Ulrich Parthier: Von den angesprochenen Akquisitionen erwarten sie Synergieeffekte. Gleichzeitig agieren die Unternehmen weiterhin eigenständig. Wie klappt da der Erfahrungsaustausch?

Bernd Rischer: Auch, wenn jedes Unternehmen eigenständig operiert, ergeben sich innerhalb der Kyocera-Gruppe viele Synergien. Zudem ergänzen sich die unterschiedlichen Expertisen und Erfahrungsschätze sehr gut: Kyoceras umfassendes Know-how im Office-Druck und die Erfahrung im Mittelstandsgeschäft mit unseren Fachhandelspartnern haben sich über mehr als 35 Jahre bewährt. Die ALOS GmbH ist auf die Implementierung und Umsetzung von Dokumentenmanagement-Systemen spezialisiert und die AKI GmbH ist Infrastruktur-Experte für die Optimierung von Druckprozessen und des Output-Managements. Kyocera bündelt dieses Wissen und kann so die ganzheitliche Optimierung von Informationsprozessen aus einer Hand bieten.

Ulrich Parthier: Hat die Corona-Pandemie dem Fortschritt in Sachen Digitalisierung einen zusätzlichen Schub verliehen? Und welche Rolle spielt die Digitalisierung in einer hybriden Arbeitswelt?

Bernd Rischer: Viele Unternehmen haben sich in den letzten zwei Jahren neue Fragen gestellt, weil ihre Geschäftsprozesse ortsunabhängig funktionieren mussten. Manche von ihnen standen der Automatisierung dokumentenintensiver Prozesse lange ablehnend gegenüber und das Know-how im Unternehmen fehlte. Dadurch haben sich der Bedarf und der Anspruch in Sachen Digitalisierung stark gewandelt. Bei der zukunftsfähigen Gestaltung von Geschäftsprozessen spielen Dokumentenmanagement-Lösungen eine wichtige Rolle, denn sie ermöglichen Unternehmen, Dokumente digital, ortsunabhängig und auch mit mehreren Nutzern gleichzeitig zu bearbeiten. Solche Lösungen sind bei immer mehr Unternehmen im Einsatz und gewährleisten hohe Effizienz bei Geschäftsprozessen.

Ulrich Parthier: Herr Rischer, wir danken Ihnen für das Gespräch.