Digitale Transformation: Menschen, Prozesse und Technologie zusammenführen

Trotz des Konsenses darüber, dass die digitale Transformation eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit ist, stehen viele Unternehmen bei der technologischen Transformation noch vor Herausforderungen, da sie oft nur den technologischen Teil des Transformationspuzzles betrachten.

Um jedoch mit einer Strategie zur digitalen Transformation erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen drei wichtige Elemente zusammenbringen: Menschen, Prozesse und Technologie.

Den Wandel managen, um die digitale Transformation voranzutreiben

„Die Rolle, die Menschen bei der Schaffung der richtigen Bedingungen für eine kooperative Veränderungskultur in einem Unternehmen spielen, wird oft unterschätzt. Oftmals führen Unternehmen einen technologischen Wandel ein und gehen davon aus, dass die Änderungen angenommen und genutzt werden. Es wäre schön, wenn es so funktionieren würde, aber Führungskräfte sollten für den Fall der Fälle auf Hindernisse bei der Einführung neuer Technologien vorbereitet sein. Daher ist es unerlässlich, sämtliche Veränderungsschritte klar mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren und sie umfassend auf die neuen Anforderungen vorzubereiten,“ betont Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Jede Neuerung bringt Herausforderungen mit sich – technologische Veränderungen sind da keine Ausnahme. Wenn es um die Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Mitarbeitenden geht, müssen Unternehmen Faktoren wie die Auswirkungen auf interne Teams, Unklarheiten bei der Nutzung neuer Technologien und vieles mehr berücksichtigen. Jede Strategie zur digitalen Transformation sollte proaktiv Fragen und Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen und darauf eingehen. Dies beginnt damit, dass klar kommuniziert wird, wie die Veränderungen mit den Geschäftszielen des Unternehmens zusammenhängen, und dass die erwarteten Ergebnisse der Veränderungen dargelegt werden.

Ein Managementrahmen, der genutzt werden kann, ist das Lippitt-Knoster-Modell, das sechs Schlüsselelemente hervorhebt, die für einen wirksamen Wandel erforderlich sind: Vision, Konsens, Fähigkeiten, Ressourcen, Anreize und ein Aktionsplan. Beispielsweise führt das Fehlen einer klaren Vision zu Verwirrung, während mangelnder Konsens Widerstand hervorruft. Fehlen die notwendigen Fähigkeiten oder Ressourcen, sind die Mitarbeitenden nicht in der Lage, den Wandel umzusetzen. Ohne Anreize gibt es keine Motivation. Und ohne einen detaillierten Aktionsplan bleibt der Wandel unkoordiniert. 

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten die Teams daher nicht nur über klare Rollen und Zuständigkeiten verfügen, sondern auch mit leicht zugänglichem Prozesswissen ausgestattet werden. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten verstehen, wie die einzelnen Elemente des Modells ineinandergreifen, um den Wandel effektiv zu steuern und nachhaltige Erfolge zu erzielen.

Menschen und Technologie mit Prozessautomatisierung zusammenbringen

„Wenn es um die Implementierung neuer Technologie geht, muss diese mit dem Rest des Tech-Stacks verbunden sein. Denken Sie an die Vielzahl der Anwendungen in einem Unternehmen und an die enorme Datenmenge, die jede einzelne Technologie enthält. Wenn die Punkte nicht miteinander verbunden sind, werden die Mitarbeitenden nicht in der Lage sein, die Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen, sinnvoll zu verknüpfen. Einfach ausgedrückt: Sie haben ein großes Prozessproblem, und alle Bemühungen um die digitale Transformation werden abgebrochen, bevor sie überhaupt begonnen haben,“ so Cosima von Kries weiter. 

Aus diesem Grund muss bei allen Bemühungen um die digitale Transformation der Schwerpunkt auf der Automatisierung, Orchestrierung und Optimierung des Arbeitsplatzes liegen.

Wo liegen Ineffizienzen?

Der erste Schritt, um Technologie und Menschen zusammenzubringen, besteht darin, herauszufinden, wo Ineffizienzen in Technologiesystemen und -prozessen liegen. Wenn das übergeordnetes Ziel darin besteht, die bestehenden Prozesse zu modernisieren, müssen Unternehmen ihr aktuelles Prozessinventar überprüfen. Durch die Abbildung ihrer Geschäftsprozesse können sie sich einen Überblick über jeden einzelnen Prozess innerhalb der bestehenden Arbeitsabläufe verschaffen. Diese Transparenz ermöglicht es, Engpässe, redundante Schritte und ineffiziente Ressourcennutzung zu identifizieren. Anschließend können Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen, um diese Ineffizienzen zu beseitigen, was zu optimierten Prozessen führt.

Sobald sie wissen, wo die Ineffizienzen liegen, kann die Prozessautomatisierung helfen, den Arbeitsfluss zwischen Menschen und Systemen zu orchestrieren. Diese Technologie fungiert als verbindendes Element zwischen den verschiedenen Bereichen einer Organisation und ermöglicht es, die Steuerung der Prozesse zukunftssicher zu gestalten. Nachdem ein Unternehmen seine Prozesse automatisiert hat, ist es in der Lage, diese Prozesse kontinuierlich zu überwachen, zu verwalten und zu verbessern. Dabei kann es die gewonnenen Erkenntnisse über die Prozessleistung nutzen, um die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und die Effizienz der Belegschaft zu steigern.

Höhere Abschlussraten erreichen

Ein kürzlich veröffentlichter IDC-Bericht hat ergeben, dass Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse durch Automatisierung konsequent verbessern, einen höheren Gesamtnutzen daraus ziehen und eine überdurchschnittlich hohe Abschlussrate ihrer Automatisierungspipeline aufweisen (40 % im Vergleich zu einem Durchschnitt von 32 % – 35 %).

„Jede Maßnahme zur digitalen Transformation sollte als Gelegenheit für ein Unternehmen gesehen werden, die Gesamtheit seiner Geschäftsprozesse zu bewerten – und nicht nur die Technologie, die es einsetzt. Eine Strategie zur digitalen Transformation sollte den Menschen in den Mittelpunkt stellen und mit einem Aktionsplan zur Implementierung der neuen Technologie und Prozesse im gesamten Unternehmen beginnen. Ein weiterer wichtiger Teil eines jeden Aktionsplans ist die Prozessautomatisierung, damit Unternehmen Menschen und Technologie miteinander verbinden können,“ geht Cosima von Kries ins Detail. 

Prozesse sind das Puzzlestück der digitalen Transformation, das Menschen und Technologie zusammenbringt. Wenn die Technologiesysteme im Unternehmen nahtlos miteinander verbunden sind, sind das auch die Mitarbeitenden. Letztendlich besteht eines der Hauptziele der digitalen Transformation für viele darin, die Leistungsfähigkeit von Unternehmen zu steigern. Ohne Prozessautomatisierung ist es unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen die angestrebte Effizienz erreichen kann – ganz gleich, wie gut die implementierte Technologie ist.

(pd/Nintex)