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Die Digitale Transformation ist innerhalb der Veranstaltungsbranche bei weitem keine Neuerung des letzten Jahres. Allerdings wurde die Digitalisierung im Eventbereich aufgrund der Corona-Pandemie stark beschleunigt und hat einen Bedeutungswandel erfahren.
Während vor der Pandemie noch E-Ticketing und Online-Marketing damit gemeint waren, lag der Fokus 2020 auf hybriden oder komplett virtuellen Veranstaltungen. Gerade für die digitale Durchführung von Events sind im letzten Jahr diverse neue Unternehmen und Plattformen entstanden. Was aber sind die zentralen Entwicklungen und Technologien, welche die Eventbranche prägen? Und worauf sollten Dienstleister:innen oder Kund:innen achten?
Technologische Voraussetzungen bei der Auswahl von Event-Plattformen
Als Veranstalter:in sind verschiedene, hauptsächlich Software-basierte, Faktoren relevant. Dabei muss bedacht werden, dass Veranstaltungen nicht einfach aus der Präsenz in die digitale Welt übernommen werden können, sondern eigene Formate geschaffen werden müssen. Welche technologischen Voraussetzungen sollte eine Plattform also bereitstellen, um gelungene Events zu ermöglichen?
Um den Ansprüchen an virtuelle Veranstaltungen gerecht zu werden, ist zunächst ein gutes Zusammenspiel aus Landing Page, Videokonferenz-Tool sowie den Interaktions-Tools notwendig.
Für die Übertragung der sozialen Interaktion, dem Kernstück von Events, in die virtuelle Welt gibt es mehrere Optionen. Unbedingt notwendig für ein erfolgreiches Community Management ist unter anderem das Einbinden von Chatrooms innerhalb und außerhalb der geplanten Vorträge. Auch die Bereitstellung von Gruppen- und privaten Meetingräumen sowie Funktionen wie beispielsweise ein Networking-Roulette unterstützen Teilnehmende dabei, Kontakte zu knüpfen. Dazu sollten auch gängige soziale Netzwerke wie LinkedIn oder Instagram in die Plattform eingebunden sein. Wir bei SCOOCS ermöglichen unseren Teilnehmenden beispielsweise durch unser Matchmaking-Tool, mit Gleichgesinnten in Austausch zu treten. Darüber hinaus gibt es noch weitere Möglichkeiten, um den Usern Engagement zu erleichtern: Einige Plattformen stellen ihren Kund:innen eine White Label App zur Verfügung, die es ermöglicht, die Teilnehmenden auf verschiedenen Ebenen in das Event einzubinden. So können beispielsweise Live-Umfragen durchgeführt werden, deren Ergebnisse direkt in die laufende Präsentation einfließen. Neben der sozialen Komponente sollte vor allem der Umgang mit sensiblen Daten berücksichtigt werden. Datenschutz muss sowohl für Veranstalter:innen als auch für Teilnehmer:innen ein entscheidender Faktor in der Auswahl einer Events-Plattform sein. So ist es essentiell, dass diese datenschutzkonform aufgesetzt sind. Während EU-basierte Plattformen der DSGVO unterliegen, gilt es bei internationalen Anbietern, die jeweiligen Datenschutzregelungen genau zu prüfen.
Technologische Voraussetzungen für die Umsetzung digitaler Events
Für Kund:innen ist bei der Planung einer digitalen Veranstaltung wichtig zu verstehen, welche technologischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Leider können diese von Plattform zu Plattform deutlich variieren. Daher gilt es auf Anbieter:innenseite technische Hürden für die Zusammenarbeit abzubauen.
Eine der zugänglichsten Arten der technischen Durchführung ist eine Event-Plattform, die komplett webbasiert gestaltet, für alle gängigen Browser optimiert und auch für mobile Endgeräte ausgelegt ist. Dabei müssen die IT-Verantwortlichen beim Aufsetzen von Veranstaltungen innerhalb von Unternehmen die Gegebenheiten des Firmennetzwerkes und der jeweiligen Firewall beachten. Es sollte sichergestellt werden, dass hier entsprechende Unterstützung durch die Verantwortlichen der Plattform gewährleistet ist.
Abschließend sollten Kund:innen auch ein Augenmerk auf die eigene Hardware-Ausstattung legen: Um professionelle Veranstaltungen durchzuführen, muss eine hohe Licht-, Ton- sowie Bildqualität gewährleistet sein.
Die Zukunft der Veranstaltungsbranche
Die Digitale Transformation ist vollends in der Eventbranche angekommen. Mittlerweile sind alle Veranstaltungen auf die eine oder andere Weise von digitalen Neuerungen beeinflusst, ob in der internen Planung oder der Durchführung. Zweifellos werden virtuelle Veranstaltungen auch in der Zeit nach Corona ein fester Bestandteil der Industrie bleiben, wobei vor allem auch hybride Events im Fokus stehen werden.
Es ist schwer vorherzusehen, welche technischen Entwicklungen die Branche am stärksten prägen werden. So könnte Virtual Reality neben Community- und Event-Apps eine immer größere Rolle spielen. Auch die Automatisierung und Gamification von Events birgt spannende Möglichkeiten für die Zukunft der Branche.
Alles in allem gilt es für Veranstaltende und Teilnehmende, die Möglichkeiten und Chancen digitaler Transformation zu nutzen und nachhaltig aus den Veränderungen des letzten Jahres zu profitieren.
