Thought Leadership
Die Digitalisierung von Verträgen hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Im vergangenen Jahr hat die Änderung des Nachweisgesetzes zu einer kontroversen Diskussion über den Einsatz digitaler Signaturen für Arbeitsverträge geführt. Anwender sollten sich davon nicht verunsichern lassen, meint Lutz Graf, Senior Account Manager bei D-Trust, einem Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe. Er erläutert, wieso digitale Signaturen dennoch weiter nutzbar sind, was dabei zu beachten ist und welche konkreten Praxisvorteile erzielt werden können.
Immer mehr Unternehmen setzen auf die Digitalisierung des Vertragsmanagements. Bereits für 43 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland gehört das digitale Vertragsmanagement zur Arbeitsrealität, wie eine aktuelle Befragung von DocuSign und dem Marktforschungsunternehmen Statista feststellte. Doch die Potenziale sind bei weitem noch nicht ausgeschöpft. Zum Beispiel werden erst knapp 30 Prozent der Mitarbeiterverträge durchgängig digital abgewickelt.
Änderung des Nachweisgesetzes ruft Bedenken hervor
Die am 1. August 2022 in Kraft getretene Änderung des Nachweisgesetzes hat zu einer Verunsicherung in den Personalabteilungen und im Personalmanagement geführt. Unternehmen sind sich unklar, ob die elektronische Unterschrift für Verträge weiterhin gültig ist.
Um was geht es? Das geänderte Nachweisgesetz setzt die EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union (EU) um. Es verpflichtet Arbeitergeber, dem Arbeiternehmer bestimmte Details zu Arbeitsbedingungen und Arbeitsdauer schriftlich mitzuteilen. Ansonsten drohen Bußgelder.
Deutschland hat sich dafür entschieden, dass diese Nachweise nur in Papierform und mit händischer Unterschrift erlaubt sind.
Diese gesetzliche Vorgabe hat die Frage aufgeworfen: Lassen sich Arbeitsverträge weiterhin elektronisch unterzeichnen?
Arbeitsvertrag und Nachweis sind grundsätzlich zu unterscheiden
Die Antwort ist ein klares Ja. Denn der Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen und der Arbeitsvertrag müssen nicht zwingend in einem Dokument vereint werden. Laut gesetzlichen Vorgaben ist der Nachweis am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dies kann in einem separaten Papierdokument mit händischer Unterschrift des Arbeitsgebers erfolgen. Eine Unterschrift des Arbeitnehmers ist nicht erforderlich.
Der geforderte Nachweis ist somit ein Teil der Onboarding-Materialien und kann entweder vorab oder vor Ort dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden.
Das elektronische Unterschreiben von Arbeitsverträgen bleibt damit weiter ein zentrales Mittel für die Digitalisierung von Arbeitsabläufen.
Signaturniveau und eIDAS-Konformität entscheidend
Wichtig für die elektronische Unterschrift sind zwei Aspekte: Erstens das gewählte Signaturniveau und zweites die Nutzung EU-konformer Lösungen gemäß eIDAS-Verordnung.
Die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen (eIDAS) setzt den rechtlichen Rahmen für eine sichere und vertrauenswürdige elektronische Kommunikation im gesamten EU-Raum. Die Verordnung stellt sicher, dass Vertrauensdienste wie elektronische Signaturen dieselbe rechtliche Anerkennung erhalten wie herkömmliche papierbezogene Prozesse.
Das höchste Sicherheitsniveau besitzt die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die eIDAS-Verordnung spricht ihr die gleiche Rechtswirkung zu wie einer per Hand geleisteten Unterschrift. Verträge mit qualifizierter elektronischer Signatur ersetzen somit die per Gesetz geforderte Schriftform auf Papier. Und das gilt nicht nur für den nationalen Rahmen. Bedeutet: Mit einer QES signierte Verträge zeichnen sich im gesamten EU-Raum durch eine hohe Rechtssicherheit aus.
Mit dieser Eigenschaft ist die QES erste Wahl für Arbeitsverträge und zwingend gesetzlich vorgeschrieben für eine Vielzahl weiterer Vertragsdokumente in der Personalabteilung. Dazu gehören zum Beispiel befristete Arbeits- und Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Empfehlenswert ist der Einsatz der QES bei Anträgen auf Elternzeit und Pflege- oder Familienpflegezeiten.
Fernsignatur vereinfacht elektronisches Unterschreiben
Die Signaturkomponenten für die QES gibt es bei besonders vertrauenswürdigen Organisationen, in der Verordnung als qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter (qVDA) bezeichnet. Diese unterliegen besonders strengen Vorgaben an den Datenschutz und die IT-Sicherheit.
Bei der Umsetzung kann der Anwender auf zwei bewährte Verfahren zurückgreifen: die Signaturkarte und die Fernsignatur. Beim ersten Verfahren wird die elektronische Unterschrift in Kombination mit einem Lesegerät, Signatur-Software und der Signatur-PIN erstellt.
Mit der Fernsignatur, dem zweiten Verfahren, können die Dokumente auch zum Beispiel über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets digital signiert werden. Dabei befinden sich die Signaturkomponenten auf hochsicheren Servern eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters, zusätzliche Hardware und Software auf Seiten des Anwenders ist nicht mehr nötig. Das vereinfacht den Signaturprozess erheblich.
DB Zeitarbeit nutzt Fernsignatur
Wie sich das positiv auf die Geschäftsprozesse auswirkt, zeigt das Praxisbeispiel der DB Zeitarbeit.
Der Personaldienstleister überlässt sowohl an bahninterne Abteilungen als auch an externe Unternehmen Arbeitskräfte. Die DB Zeitarbeit nutzt die Fernsignatur-Lösung sign-me von D-Trust für das elektronische Unterschreiben von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen. Bisher waren dafür vier händische Unterschriften erforderlich. Jetzt werden die Verträge über das von D-Trust bereitgestellte Webportal elektronisch und rechtssicher unterschrieben.
Ist im Recruiting ein entscheidender Faktor
Das Unternehmen erzielt durch die Fernsignatur eine Vielzahl von Vorteilen entlang der gesamten Geschäftsprozesse.
- Durchgängige digitale Workflows: von der Dokumentenerstellung über die digitale Vertragsunterschrift bis hin zur elektronischen Archivierung.
- Zeit- und Kostenersparnisse: Druck- und Versandkosten entfallen, der Zeitaufwand für das Unterzeichnen von Verträgen verkürzt sich von mehreren Tagen auf weniger als einen Tag.
- Verbesserter ökologischer Fußabdruck: Digitale Signaturen sind nachhaltiger als die händische Unterschrift, sie senken den Papierverbrauch und tragen damit zur Senkung der CO2-Emissionen bei.
- Entscheidender Faktor im Recruiting: Das digitale, unkomplizierte Abwickeln von Arbeitsverträgen steigert die Attraktivität als Arbeitergeber. Das kann bei sehr begehrten jungen Talenten den entscheidenden Impuls für die Annahme eines Jobangebots geben.
Fazit: Das geänderte Nachweisgesetz hat keine negativen Auswirkungen auf den Einsatz digitaler Signaturen. Arbeitsverträge können weiterhin elektronisch unterzeichnet werden. Anwender müssen darauf achten, dass die eIDAS-Konformität und ein hohes Sicherheitsniveau sichergestellt sind. Bei einigen Vertragsformaten ist die Signatur mit dem höchsten Signaturniveau, die qualifizierte elektronische Signatur, sogar gesetzlich vorgeschrieben. Neben der Signaturkarte gibt es mit der Fernsignatur ein vereinfachtes Verfahren für das Aufbringen der elektronischen Unterschrift. Dabei genügt die Nutzung eines Smartphones oder Tablets. Die Vorteile der digitalen Signatur erstrecken sich auf die gesamten Geschäftsprozesse. Die elektronische Unterschrift ist somit ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.
