Die Must-haves der digitalen Transformation

Die meisten KMUs im deutschsprachigen Raum sehen sich als Nachzügler bei der Digitalisierung – und wollen handeln. Welches sind die wichtigsten Lösungen, mit denen die digitale Transformation ein Erfolg wird?

„Wir müssen digitaler werden“: Das steht sicherlich bei vielen mittelständischen Betrieben auf der Agenda. Schließlich ist die Digitale Transformation (DX) kein Prestige-Projekt – sondern der einzige Weg, sich im Wettbewerb zu behaupten und den Anschluss nicht zu verlieren. Wer allerdings denkt, dass Stift und Papier im Mittelstand die verbreiteten Werkzeuge sind, irrt sich gewaltig.

Wie die digitale Transformation in der Praxis Früchte trägt, erklären die Experten Mario Koch und Martin Schwaier von Konica Minolta im Interview.

An spezialisierter Software mangelt es nicht

Dass die meisten Arbeiten computergestützt erfolgen, ist schließlich seit Jahrzehnten Gang und Gäbe. Neben den üblichen Office-Anwendungen setzen die Betriebe – je nach Ausrichtung – spezialisierte Software ein: CRM- und E-Commerce-Systeme im Vertrieb, Projekt- und Kampagnen-Management im Marketing, ERP-Lösungen im Finanz- und HR-Bereich. Dazu gesellen sich CAD- und Design-Software, Dispositions-Tools, Logistik-Anwendungen und vieles mehr. Wie digital soll das Unternehmen denn noch werden?

Transformation beginnt bei den Wurzeln

Digitale Transformation bedeutet nicht die Einführung der x-ten Software – sondern den Umstieg auf eine veränderte Arbeitsweise. Denn die oben beschrieben Tools sind oft Insel-Lösungen: Jede für sich erfüllt ihre Aufgabe hervorragend. Doch die verschiedenen Systeme sind in sich geschlossen und kommunizieren nicht miteinander. Die Mitarbeitenden müssen mit viel manuellem Aufwand die Prozesse, Abteilungen, Projekte und Aufträge zusammenhalten. Und das resultiert nicht selten in Papierstapeln, die über Gänge getragen werden. Ein wichtiges Ziel der digitalen Transformation liegt darin, diese lästigen Standard-Tätigkeiten zu automatisieren, damit die Menschen den Kopf frei haben für ihre eigentlichen Aufgaben.

Produktivität: Mehr Output mit System

Um die Produktivität zu steigern, setzen transformierte Unternehmen deshalb Lösungen ein, die auf verschiedenen Ebenen die Arbeitsbereiche im Unternehmen miteinander verknüpfen. So ist es auch möglich, manuelle Prozesse zu automatisieren und wesentlich effizienter zu gestalten. Hierfür steht eine Palette von Tools zur Verfügung.

• ECM-Systeme (Enterprise Content Management) von d.velop, ELO und anderen Anbietern vereinheitlichen Ablage, Zugriff und Archivierung von Daten. Statt dutzender physikalischer oder Cloud-Speicherorte gibt es einen zentralen Datenbestand im Unternehmen.
• Collaboration-Tools wie Microsoft Teams und SharePoint erleichtern es, gemeinsam an Dokumenten und Projekten zu arbeiten. Statt verschiedene Dateiversionen hin- und herzuschicken, sind alle Beteiligten auf dem neuesten Stand.
• Workflow-Frameworks wie die Microsoft Power Platform oder ECM-Module erlauben es, ohne Programmier-Kenntnisse automatisierte Dokument-Workflows zu erstellen, etwa für Freigaben. Im Zusammenspiel mit Multifunktionsdruckern und anderer Hardware lassen sich Dokumente digitalisieren und werden Teil der smarten Prozesse.

Mobilität: Immer und überall alles im Blick

Zum digital transformierten Unternehmen gehört selbstverständlich auch die neue Realität des Arbeitsplatzes: Längst spielt sich vieles im Home-Office, im Außendienst oder unterwegs ab. Für die Zusammenarbeit von hybriden und Remote-Teams existiert eine Vielzahl von ausgereiften Tools.

• Office-Suites wie Microsoft 365 bringen die Office-Welt auf eine neue Ebene: Dokumente, Mails und Tabellen können an jedem Ort und jederzeit bearbeitet werden. Das Teilen von Daten mit anderen Personen funktioniert mit einem Klick, die Verknüpfung mit anderen Anwendungen ebenso. Über Chat und Video-Telefonie sind Teams eng vernetzt.
• Cloud-Plattformen wie Workplace Pure verknüpfen Microsoft 365 mit Google Drive und anderen Speicherorten. Das Konvertieren von Dateien in ein anderes Format geht in Sekundenschnelle. Ebenfalls möglich ist das Senden und Empfangen von Faxen vom Smartphone
• Cloud Printing ermöglicht die Nutzung der bestehenden Druck-Infrastruktur auf eine neue Art und Weise: Von jedem Ort der Welt ist es möglich, den Drucker im Büro anzusteuern. Den Ausdruck bekommt ausschließlich die Person, die hierfür berechtigt ist.

Intelligenz: Daten wollen verknüpft werden

Effizienter zu arbeiten, ist kein Problem – doch richtig interessant wird die digitale Transformation, wenn aus Daten echter Mehrwert entsteht: In Echtzeit aufbereitete Daten bieten einen umfassenden Überblick aller Geschäftsbereiche und künstliche Intelligenz kann die Grundlage für bessere Entscheidungen im Geschäftsalltag liefern.

• Datenanalyse-Tools wie Microsoft PowerBI fassen Daten aus verschiedenen Quellen per Klick in Dashboards, Charts und Tabellen zusammen. Dadurch lassen sich in Sekundenschnelle Berichte generieren, für welche die Mitarbeitenden sonst Tage gebraucht hätten.
• Cloud-ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central greifen auf eine breite Datenbasis zu, um Prognosen und Entscheidungsvorlagen zu generieren. So können etwa Angebote auf Basis des Bestellverlaufs und aktuellen Marktentwicklungen erstellt werden.
• Künstliche Intelligenz verbessert kontinuierlich die automatischen Workflows und lässt sich zunehmend auch in der Kommunikation einsetzen. Intelligente Chat-Bots können einfach Kundenanfragen selbständig beantworten und dabei die Qualität kontinuierlich steigern.

Die Hauptrollen im Hintergrund: Sicherheit und Compliance

Voraussetzung für eine gelungene digitale Transformation ist die Informations- und Datensicherheit. Denn nur wenn die Systeme zuverlässig funktionieren, alle Compliance-Anforderungen erfüllen und Cyber-Angriffe bestmöglich abgewehrt werden, wird die Entlastung durch neue Tools wirklich spürbar. Viele Unternehmen greifen auf Managed Services zurück, um zum Beispiel die Updates nicht manuell durchführen zu müssen und den Status der IT-Infrastruktur rund um die Uhr im Blick zu haben.

Kleine Schritte bringen große Erleichterung

So vielfältig die DX-Tools sind, so klar ist die Erkenntnis: Alles auf einmal lässt sich nicht umsetzen. Mit kleinen Schritten zu beginnen, kann Mitarbeitende regelrecht beflügeln – doch womit beginnen? Wichtig ist, zuerst klare Ziele und sinnvolle Prioritäten zu setzen. Unterstützung findet der Mittelstand hierbei durch den Technologie- und Managed-Service-Provider Konica Minolta. Mittels intuitiver DX360°-Analyse können Unternehmen im Handumdrehen kostenlos den digitalen Reifegrad bestimmen. So fällt es leichter zu entscheiden, welches DX-Projekte den Anfang macht und in welche Richtung die Entwicklung geht.

Wegbegleiter mit viel Erfahrung

Um auf dem Weg der digitalen Transformation den Fokus zu behalten, empfiehlt sich die Begleitung durch DX-Consultants bei Planung, Implementierung und Schulung. Denn auch smarte Tools nützen nur dann etwas, wenn sie strategisch richtig zum Einsatz kommen. Im Rahmen der Initiative DXVision bietet Konica Minolta eine Digitalisierungsberatung mit Sachkenntnis, Kompetenz und Best-Practice-Erfahrung für Unternehmen und Projekte jeder Größenordnung an.