Die eSignatur als Booster für Ihre digitale Transformation​

Im Alltagsgeschäft werden wir regelmäßig mit Medienbrüchen konfrontiert, die Prozesse unnötig in die Länge ziehen und eine Menge Geld kosten können. Dokumente sind auf unterschiedlichen Geräten, Büros und Apps verstreut und machen ein strukturiertes und übersichtliches Arbeiten wirklich kompliziert.

Besonders im Zuge der neuen, modernen Arbeitswelt (Stichwort Homeoffice) müssen Mitarbeitende ständig in der Lage sein, Dokumente überall und jederzeit abrufen zu können, um mit ihnen zu arbeiten. Sei es zum Austausch, die reine Bearbeitung, die Unterzeichnung der Dokumente oder aber der rechtssichere Versand.

Was sind die Vorteile einer digitalen Unterschrift?

• 61% geben an, dass die Digitalisierung ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger machte
• 81% finden, dass Schriftformerfordernisse in der Verwaltung abgeschafft und Möglichkeiten zur digitalen Unterschrift aufgebaut werden müssen
• 51% geben an, dass die Digitalisierung sie als Arbeitgeber attraktiver machte
• 2/3 der befragten Unternehmen sehen sich als Digitalisierungsnachzügler

*Quelle: Bitkom Digitalisierung der Wirtschaft, Juni 2022

In welchen Bereichen ist die digitale Unterschrift einsetzbar? 

Die Einsatzmöglichkeiten einer digitalen Unterschrift sind vielfältig und bieten enorme Chancen. So ziemlich jedes Unternehmen, jeder Größenordnung in nahezu jeder Branche profitiert von einer Umstellung von der analogen zur digitalen Unterschrift per Software-Lösung. Insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur (QES) sorgt nach Einführung sowohl für eine spürbare Effizienzsteigerung als auch für massive Kostensenkungen. Vor allem in den u.g. Bereichen ist eine digitale Unterschrift ein einfacher und essenzieller Schritt in Richtung papierloses Büro:   

• Sales: Im Vertrieb sorgt die digitale Unterschrift für einen beschleunigten Dokumentenaustausch entlang des gesamten Vertriebsprozesses und unterstützt schnellere Vertragsabschlüsse.
• Einkauf: Kaufverträge, Rabattvereinbarungen, Retourenscheine – Einkaufsprozesse lassen sich durchweg digitalisieren und vereinfachen.
• Personalabteilung: Sämtliche HR-Prozesse lassen sich digital umsetzen (Arbeitsverträge, Elternzeit-Antrag, Urlaubsantrag, Fortbildungen etc.) 
• Kanzlei: Der Umstieg auf die digitale Signatur in Steuerberatungen und Rechtskanzleien ermöglicht einen digitalen transparenten Austausch von sensiblen Unterlagen zwischen Kanzlei und Klienten.
• Versicherungen: Von Versicherungsverträgen über Beratungsprotokolle bis hin zu Policen – Versicherungsunterlagen lassen sich schnell, nachhaltig und digital mit Kunden austauschen.
• Finanzen: Kreditverträge, Baufinanzierungen, Bankvollmachten – Dokumente, welche im Finanzbereich digital unterschrieben werden können, gibt es schier endlos. 
• Immobilien: Auch im Immobiliensektor erfreut sich die digitale Unterschrift einer stets wachsenden Beliebtheit. So werden u.a. Mietverträge, Bauverträge, oder Mieterselbstauskünfte gerne digital unterschrieben.

In 5 Schritten von der Idee zur Umsetzung

In hunderten Gesprächen mit Unternehmen jeder Größe aus den verschiedensten Branchen stellten wir u.a. eine Gemeinsamkeit fest: Unternehmen, bei denen Home-Office ein etabliertes Arbeitsmodell ist, haben auffällige Nachteile durch den Einsatz von analogen Prozessen. Diese sind schlichtweg teurer, wesentlich zeitintensiver und unübersichtlicher als digitale Lösungen. Die digitale Unterschrift gewinnt dank der wachsenden Aufmerksamkeit für die Dringlichkeit der Digitalisierung in Deutschland täglich mehr an Bedeutung, da sie mit wenig Investition für Unternehmen jeder Art und Größe unmittelbare und spürbare Prozessbeschleunigungen mit einhergehenden Budget-Einsparungen bewirkt.

Sind Sie bereit, Ihre Unterschriftenprozesse zu digitalisieren, so können Ihnen die folgenden 5 Schritte bei der Einführung einer digitalen Unterschrift in Ihrem Unternehmen helfen:

Planen und vorbereiten
Informieren Sie sich über Lösungsmöglichkeiten auf dem Markt und machen Sie sich mit den für Sie wichtigen Anforderungen vertraut. Fragen Sie sich: „Warum genau ist die digitale Unterschrift dieses Anbieters am überzeugendsten?“

Sprechen Sie intern mit möglichen Anwendern:innen und fragen das Interesse ab
Haben Sie eine Lösung im Auge, welche Ihre Anforderungen erfüllt? Dann sammeln Sie die relevantesten Infomaterialien (Referenzstories, Vorteile, Whitepaper, Webinare etc.) und stellen Sie diese möglichen Anwendern:innen vor.

Führen Sie eine Lösung ein
Haben Sie grünes Licht von Ihren Kollegen:innen erhalten? Dann können Sie nun mit der Einführung starten. Beziehen Sie Ihr Team mit ein und lassen Sie es schnellstmöglich selbst die Lösung testen, indem Sie z.B. Unterschriften für ein Testdokument von Ihren Kollegen:innen anfordern.

Rollen Sie die Lösung weiter im Unternehmen aus
Sobald das erste Team die digitale Unterschrift anzuwenden weiß, wird es nicht mehr ohne sie arbeiten wollen. Dieser Enthusiasmus wird sich schnell im Unternehmen herumsprechen. Sorgen Sie dafür, dass Sie Schritt für Schritt weitere Abteilungen onboarden und Ihre Erfahrungen teilen.

Überwachen Sie Ihre Ergebnisse und weitere Digitalisierungschancen
Fragen Sie nach einem, zwei, drei Monaten in den jeweiligen Teams nach, inwiefern sich die Unterschriftenprozesse verändert haben. Gab es unerwartete Situationen? Wo kann die digitale Unterschrift noch eingebunden werden oder gibt es sogar weitere, komplementäre Lösungen, von denen Ihr Unternehmen profitieren könnte? Digitalisierung ist ein Prozess, der stetig wachsen kann und sollte.

Unser abschließender Tipp:
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