Die Digitalisierung ins eigene Unternehmen integrieren

Die Digitalisierung ist ein elementarer Bestandteil der modernen Gesellschaft und nicht mehr wegzudenken. Während sich die Digitalisierung am Anfang nur auf einige Branchen bezog, hat sie mittlerweile jeden erdenklichen Lebensbereich durchzogen und verändert.

So ist es auch mit der Arbeitswelt. Während bis vor wenigen Jahren noch das meiste analog ablief und viel Zeit und Mühe in Anspruch genommen hat, hat die Digitalisierung nun viele Arbeitsprozesse erleichtert. Wie auch Sie in die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben und nachhaltig integrieren können, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Die Vorteile der Digitalisierung in verschiedenen Bereichen

• Mittlerweile gibt es viele Programme, die Arbeitsschritte wie das Erstellen von Rechnungen oder die Buchführung übernehmen, wofür vor der Digitalisierung die Mitarbeiter verantwortlich waren. Um das Unternehmen zu digitalisieren, sollten Programme eingesetzt werden, um den Mitarbeitern Aufgaben abzunehmen und Platz für andere Aufgaben zu schaffen.
• In einigen Unternehmen ist noch das alte System der Rohrpost zu finden. Diese kann durch digitale Grafiken und Tabellen ersetzt werden, in die Daten und Entwicklungen eingetragen werden. Auf diese Informationen müssen alle Mitarbeiter Zugriff haben – das Ganze kann für mehr Sicherheit aber mit einem Passwort geschützt werden.
• Die gesamte Kommunikation innerhalb des Unternehmens kann über Cloud-Plattformen und Videoanrufe ablaufen. Das gilt vor allem dann, wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat und die Mitarbeiter trotzdem in regelmäßigem Kontakt stehen müssen.
• Auch die Sicherheit lässt sich im Unternehmen digitalisieren. Das Internet bringt leider nicht nur Vorteile, sondern auch Gefahren mit sich. Damit Sie Ihr Unternehmen vor Viren und Cyber-Angriffen schützen, können Sie digitale Schutzprogramme nutzen oder eine Firma beauftragen, die sich um die Sicherheit im Internet kümmert. Außerdem sollte das ganze Kollegium darüber aufgeklärt werden, welche Risiken es im Internet gibt und welche Art von E-Mails oder Internet-Adressen eine potentielle Gefahr darstellen.
• Ein weiterer Punkt ist der Kundenservice. Normalerweise ist dieser Aufgabe der Mitarbeiter und läuft über E-Mails oder Telefonkontakt. Durch das Integrieren von Chatbots können die meisten Kundenfragen nun durch künstliche Intelligenz bearbeitet werden, was mehr Zeit für andere Arbeitsschritte schafft.

Wie führt man Mitarbeiter an die Digitalisierung und neuen Prozesse heran?

Wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht ins kalte Wasser werfen, sondern langsam an die neuen Tools und Prozesse heranführen und sie auf dem Weg begleiten. Zu viele neue Aufgaben können schnell demotivieren und zu Frust führen. Außerdem herrscht vor allem bei der älteren Generation ein Mangel an technischen Kenntnissen sowie eine gewisse Angst vor Veränderungen und neuen Arbeitssystemen. Um die Mitarbeiter an die digitalisierten Prozesse heranzuführen, eignen sich moderne E-Learning Plattformen. Zwar gibt es auch Workshops und Lehrgänge, allerdings können die Mitarbeiter durch das E-Learning selbstständig und in ihrem eigenen Tempo arbeiten. Außerdem wird das E-Learning an die individuellen Kenntnisse und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter angepasst, sodass es beim Lernen nicht zu einer Überforderung kommt. Im Gegensatz dazu kann bei einem gewöhnlichen Workshop, an dem das gesamte Kollegium teilnimmt, nicht auf die einzelnen Voraussetzungen eingegangen werden.
Ein weiterer Vorteil des E-Learnings ist, dass die Mitarbeiter direkt digital arbeiten und sich dadurch langsam an die Umstellung gewöhnen können.

Wie lässt sich die Digitalisierung im eigenen Unternehmen gezielt umsetzen?

Wenn Ihr Unternehmen digitalisiert werden soll, sollten Sie direkt handeln. Es dauert einige Zeit, bis alle Prozesse umgestellt und die Mitarbeiter mit den neuen Systemen vertraut werden können. Bis durch die Digitalisierung erste Erfolge und Vorteile auftreten, kann also einige Zeit vergehen.
Ein Tipp, um die Digitalisierung gezielt ins Unternehmen zu integrieren, ist das Zusammenstellen einer kleinen Arbeitsgruppe oder das Auswählen einer verantwortlichen Person, die technisch gut aufgestellt ist. Die Gruppe oder die Person kann sich nach geeigneten Programmen umschauen und zum Beispiel bei technischen Fragen zur Seite stehen.

Den Überblick über Erfolge und Entwicklungen behalten

Wichtig für Ihr eigenes Gefühl und die Ermutigung der Mitarbeiter ist, den Überblick über die Erfolge zu behalten, die die Digitalisierung mit sich bringt. Das gelingt gut, indem Sie regelmäßig Grafiken oder Tabellen erstellen, in denen zum Beispiel die Verkaufszahlen von Produkten oder die Bekanntheit auf Social Media dargestellt wird.
Erkennen die Mitarbeiter die Erfolge, sind sie eher bereit, sich in neue Programme einzuarbeiten und auf die Entwicklungen einzulassen. Außerdem erkennen Sie, welche Tools und Strategien sich eignen und wo Sie anders handeln können.