Die Ablösung von Lotus Notes ist (k)eine Mammutaufgabe

Die Migration von Lotus Domino zu Microsoft Exchange ist nach wie vor eines der wichtigsten Themen für Unternehmen, aber keineswegs so trivial, wie es scheint. Die Münchener Hypothekenbank eG (MünchenerHyp) hat sich daher mit valantic für einen der erfahrensten IT-Dienstleister in diesem Bereich entschieden.

Wie die MünchenerHyp die Umstellung innerhalb von einem Wochenende vollzogen hat und wie das neue Tool von den Mitarbeitern angenommen wurde, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Münchener Hypothekenbank wurde 1986 mit Unterstützung der Bayerischen Staatsregierung zunächst als rein agrarwirtschaftlich orientierte Genossenschaftsbank gegründet. Dabei hat sie sich längst zu einem national wie international agierenden modernen Immobilienbank entwickelt. Als Emittentin von Hypotheken- und öffentlichen Pfandbriefen sowie als Partner der Volks- und Raiffeisenbanken genießt die MünchenerHyp – mit ihren 670 Mitarbeitern und elf Geschäftsstellen eher klein, aber fein – zudem einen exzellenten Ruf an den Kapitalmärkten.

Die Migration zu Microsoft Exchange und Outlook war Teil des allgemeinen Trends im Genossenschaftsverbund und des übergeordneten Projekts „Modern Workplace“. Hierbei wurde mit allen Fachbereichen der MünchenerHyp ein Konzept erarbeitet, das beschreibt, wie der Arbeitsplatz der Zukunft bei der Bank aussehen könnte. In Zuge dieses Projekts kamen die Verantwortlichen zu dem Schluss, dass die Bank künftig den Weg mit Microsoft gehen möchte.

Weitreichendes Know-how gepaart mit Menschlichkeit

Infolgedessen begab sich Alexander Beetz, IT-Projektleiter und IT-Administrator für den Bereich Kollaboration, auf die Suche nach einem Partner mit umfassendem Know-how und Erfahrungen im Domino- und Exchange-Umfeld. Dabei stieß die MünchenerHyp schließlich auf das führende Beratungshaus valantic.

Richard Nieslony, Business Development Consultant bei valantic, konnte in einem offenen und kompetenten Gespräch Herr Beetz davon überzeugen, die angestrebte Migration von IBM Notes (ehemals Lotus Notes) und Lotus Domino zu Microsoft Exchange und SharePoint 2016 gemeinsam mit der valantic durchzuführen – und das trotz der 600 km Entfernung zwischen Siegburg in NRW und München. Alexander Beetz räumt ein, dass man bei der MünchenerHyp Bedenken hatte, das Projekt zu über 95 Prozent „remote“ durchzuführen. „Diese Sorgen waren aber völlig unbegründet“, so der Projektverantwortliche. „Wir haben uns einmal in der Woche telefonisch verabredet und die offenen Punkte besprochen. Dort haben wir auch immer reflektiert, wie gut das Projekt läuft, wo Stellschrauben sind, an denen wir drehen müssen. Das hat wirklich super funktioniert.“  

Bild: Alexander Beetz, IT-Projektleiter und IT-Administrator MünchnerHyp (Quelle: MünchnerHyp)

„Big Bang“-Wochenende verläuft reibungslos

Als Experte für Kommunikations- und Kollaborationslösungen wie Microsoft Exchange und SharePoint hat Richard Nieslony das Projekt zusammen mit seinem für die technische Umsetzung zuständigen Kollegen Oliver Rüssel in dem gesamten Zeitraum von neun Monaten oder 90 Projekttagen begleitet und stets eng mit dem Projektleiter Alexander Beetz zusammengearbeitet.

Im Laufe des Projektes galt es, die Umgebung von Lotus Domino vollständig abzuschalten und alle Prozesse, die im Rahmen dessen bisher realisiert wurden, auf Microsoft Exchange und SharePoint 2016 zu migrieren. Hierzu wurden zunächst die Anwendungen schrittweise zur SharePoint übernommen. Anschließend erfolgte die Mail-Umstellung inklusive der kompletten Datenmigration mithilfe der Werkzeuge von Quest Software am sogenannten „Big-Bang“-Wochenende mit Oliver Rüssel als Koordinator von Siegburg aus.

Der Großteil der Projektarbeiten war bis dahin aber schon abgeschlossen, da die gesamte Zielinfrastruktur 100 Prozent vorbereitet sein musste. Am besagten Wochenende war eigentlich nur noch ein kurzes Briefing mit den Kollegen bei dem Kunden und mit den externen sogenannten Floorwalkern nötig, die dafür zuständig waren, bei Umstellungsproblemen die Endanwender einzuweisen. Um Letztere frühzeitig „abzuholen“, wie Alexander Beetz sagt, hat er regelmäßig Newsletter an die Mitarbeiter verschickt und anderthalb Monate vorher Anwenderschulungen durchgeführt.

Floorwalker begleiten das Change-Management

„Individuelle Anpassungen waren nicht nötig, insofern konnten wir auf bewährte Standardkonfigurationen und unseren weitreichenden Erfahrungsvorsprung setzen, um mögliche Probleme zu umschiffen und das Projekt erwartungsgemäß reibungslos durchzuführen“, so Richard Nieslony. Als Herausforderung sieht der Consultant rückblickend lediglich die Verfügbarkeit und Qualität der Daten in der vorgefundenen Infrastruktur sowie die Schulungen und das Projektmarketing, um die Mitarbeiter der MünchenerHyp zu informieren und auf den neuesten Stand zu bringen.

Nach der Implementierung ging es primär nur noch darum, die Endnutzer mit der Funktionsweise vertraut zu machen, wofür, auf Anraten von valantic, in den ersten zehn Tagen die sogenannten Floorwalker eingesetzt wurden.

„Das mit den Floorwalkern war eine sehr gute Idee. Die ersten zwei Tage hat sich ein Floorwalker nur um unsere Vorstände und deren Assistentinnen gekümmert, weil wir dort am wenigsten einen Schmerzpunkt erzeugen wollten. Ein anderer Kollege hat Tickets abgearbeitet und hatte von 10 bis 12 Uhr Sprechstunde, was bei den Mitarbeitern unseres Finanzinstituts so gut ankam, dass wir teilweise vor dem Büro eine Schlange von 15 bis 20 Leuten hatten“, sagt Alexander Beetz.

Exchange hat viele Pain Points behoben

Wie Alexander Beetz berichtet, setzt die MünchenerHyp stark auf Sammelpostfächer. Diese hätten mit Lotus Notes allerdings immer wieder Probleme mit sich gebracht, etwa die, dass eine nicht abgeholte Mail für andere Kollegen auch als ungelesen markiert wurde. Probleme bereitete auch das Mail-Routing. „Das sind alles Themen, bei denen es seit Exchange wesentlich besser läuft. Positiv macht sich auch die Verzweigung innerhalb der Office-Produktpalette bemerkbar. Denn nun können aus den E-Mail-Kontakten heraus Serienbriefe erstellt und Visitenkarten generiert werden. Außerdem ist Exchange auch wesentlich wartungsfreier und ausfallsicherer als Lotus Notes“, betont Alexander Beetz. „Die Stimmung innerhalb der Banken ist, dass es immer mehr hin zu Outlook und Office 365 geht. Hier haben wir den ersten Schritt in Richtung dieser Zukunft gemacht.“

Jederzeit wieder valantic

Abschließend sagt Herr Beetz: „Was mir an valantic von Anfang an besonders gefallen hat, ist die offene und ehrliche Kommunikation. In den gut 19 Jahren, die ich in der IT tätig bin, habe ich noch keinen anderen Dienstleister getroffen, der so persönlich und technisch auf so einem hohen Level agiert. Trotz der großen Distanz von 600 km hatte ich zu keinem Zeitpunkt das Gefühl, dass irgendwelche Anfragen untergegangen sind. Das Team der valantic war stets im Einsatz, dass die Themen erledigt und vorangetrieben werden. Dabei wurden immer Lösungsansätze gesucht und nie nur Probleme diskutiert.“

Weiter fügt er hinzu: „Ich hatte im Vorfeld eine Admin-Schulung für Exchange, die hätte ich mir aber durch die Zusammenarbeit mit valantic im Nachherein komplett sparen können. Denn durch diese habe ich mehr Wissen erlangt, als ich in jeder Schulung bekommen hätte. Ich würde sofort wieder mit der valantic ein Projekt starten.“ 

Von Richard Nieslony und Alexander Beetz