4 Erfolgsfaktoren zur Einführung der E-Akte in der öffentlichen Verwaltung

Die Nachfrage nach E-Government in Deutschland ist immens, das Angebot aber kann vielerorts nicht mithalten. IT-Dienstleister CGI erläutert vier Erfolgsfaktoren, die Verwaltungen dabei unterstützen, ihre Effizienz zu steigern, die Arbeitsabläufe zu beschleunigen und ein revisionssicheres Archiv aufzubauen.

In der öffentlichen Verwaltung besteht nach Auffassung von CGI auf allen Ebenen – vom Bund über die Länder bis zu den Städten – ein hoher Bedarf an einer ganzheitlichen digitalen Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten. Das 2013 verabschiedete E-Government-Gesetz verpflichtet Verwaltungen, ab dem Jahr 2020 auf eine elektronische Verwaltungsarbeit zu migrieren. Die fachlichen und funktionalen Vorgaben an Lösungen zur Unterstützung der elektronischen Akte (E-Akte) und der elektronischen Verwaltung (E-Verwaltung) sind in einem eigenen Organisationskonzept (OKeVA) beschrieben. Da jede Verwaltungseinheit vor individuellen Herausforderungen steht, ist auch jedes Projekt als Folge organisatorischer und technischer Restriktionen einzigartig. Bei der Umsetzung sollten sich Behörden und Verwaltungen laut CGI Deutschland an vier Erfolgsfaktoren orientieren.

1. Bedarf in einzelnen Fachabteilungen ermitteln.

Vor dem eigentlichen Projektstart sollten Verwaltungen im Rahmen einer Ist-Analyse die drängendsten Probleme in einzelnen Fachabteilungen ermitteln und Lösungsstrategien entwickeln. Das Ziel der Bestandsaufnahme ist es, den Bedarf aufzuzeigen und im Anschluss daran Anwendungsszenarien festzulegen, in denen bei einem gegebenen Budget schnell ein deutlicher Fortschritt erzielt werden kann. Überall dort, wo bislang manuelle Abläufe dominieren, lassen sich durch eine Automatisierung Liege- und Durchlaufzeiten deutlich verringern. Eine Studie des Marktforschungsunternehmens Forsa fand heraus, dass 78 Prozent der befragten Entscheider mit E-Government interne und externe Arbeitsabläufe beschleunigen konnten. Durch eine digitale Verknüpfung unterschiedlicher Objekte erhalten Anwender eine ganzheitliche Sicht auf relevante Informationen. Als Ergebnis stehen mehr Kapazitäten für die eigentlichen fachlichen Tätigkeiten und die Behandlung von Sonderfällen zur Verfügung.

2. Vorhandene Arbeitsabläufe analysieren und effizienter gestalten.

Strategisch bietet es sich an, in einem ersten Schritt die Herausforderungen anzugehen, bei denen am schnellsten für Mitarbeiter – und zumindest auf kommunaler Ebene auch für Bürger – Erfolge zu erzielen sind. Bei komplexen, mehrere Verwaltungsstufen und längere Zeiträume umfassenden Arbeitsabläufen sollten die aktuellen Verfahren analysiert und effizientere Alternativen entwickelt werden. Ein wichtiger Ansatzpunkt besteht darin, dass zunächst einmal die aktuell implementierten Abläufe analysiert und dokumentiert werden. Das sorgt für Transparenz. Im nächsten Schritt geht es darum, wie die Arbeitsabläufe, beispielsweise mit Hilfe der E-Akte, beschleunigt sowie eine revisions- und manipulationssichere Dokumentenablage aufgebaut werden können.

3. Integration in die vorhandene IT-Landschaft berücksichtigen.

In allen Verwaltungen ist über die Jahre hinweg eine oftmals komplexe und heterogene IT-Landschaft entstanden. Einige Behörden haben vor zehn bis 15 Jahren erste Lösungen für die E-Akte eingeführt, die jetzt nach und nach erneuert oder ganz ersetzt werden müssen. In einigen Fällen müssen neue Lösungen an vorhandene ältere Inseln angebunden werden. Gute Voraussetzungen liegen vor, wenn in den Fachteilungen mit den weitverbreiteten Microsoft-Office-Produkten gearbeitet wird. Dann lassen sich Lösungen, die beispielsweise auf der Content- und Dokumentenmanagement-Plattform Microsoft SharePoint aufsetzen, einfacher integrieren. Vielfach müssen auch die Fachverfahren, und damit die Spezialsoftware der öffentlichen Verwaltung, eingebunden oder auch Scanstraßen angesteuert werden.

4. Auswahlkriterien für geeignete Lösungen definieren.

Eines der wichtigsten Auswahlkriterien ist die Modularität. Das heißt, eine Lösung sollte nach dem Lego-Prinzip aufgebaut sein, damit sie erstens reibungslos in vorhandene Systemlandschaften eingebaut werden und zweitens nahtlos erweitert werden kann. Durch die Modularität ist sichergestellt, dass alle Komponenten für individuelle Lösungen einzeln ausgewählt, konfiguriert, angepasst oder erweitert werden können. Verwaltung und Betrieb vereinfachen sich, wenn die Lösung Cloud-fähig ist und über einen Browser gestartet wird. Die Cloud-Fähigkeit bedeutet auch, dass sie in einem hochsicheren Gebietsrechenzentrum oder bei einem zertifizierten Cloud-Provider untergebracht ist. In jedem Fall muss eine Lösung revisionssicher sein, weil nur so die Compliance langfristig gewährleistet ist. Hohe Skalierbarkeit stellt schließlich sicher, dass eine Lösung auch künftigen Anforderungen gewachsen ist; dies ist insbesondere vor dem Hintergrund rasch wachsender Datenmengen – auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung – von großer Bedeutung.

„Es gibt viele Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung in der öffentlichen Verwaltung und eine der Komponenten des deutschen E-Government-Gesetzes beinhaltet die Verbesserung des Zahlungsverkehrs. Einer Studie der Goethe-Universität in Frankfurt zufolge werden in Deutschland jährlich 32 Milliarden Rechnungen und Kassenbelege ausgedruckt, kuvertiert und per Post verschickt, davon rund 120 bis 140 Millionen in der öffentlichen Verwaltung. Viele davon werden zur weiteren Bearbeitung wieder manuell in Backendsystemen erfasst. Das ist zehn Mal so teuer wie der elektronische Rechnungsaustausch“, sagt Joao Baptista, President Eastern, Central and Southern European Operations bei CGI. „In Anbetracht der Tatsache, dass der Anteil elektronischer Rechnungen noch immer weniger als zehn Prozent des gesamten Volumens beträgt, lassen sich alleine durch Steigerung dieses Anteils die Prozesse in der öffentlichen Verwaltung deutlich effizienter und kostengünstiger gestalten, und dies sollte Anlass genug für Investitionen in die Modernisierung der in der öffentlichen Verwaltung eingesetzten IT-Systeme sein.“

Weitere Informationen gibt es unter http://www.de.cgi.com/government.