Thought Leadership
Immer mehr Personalabteilungen wollen im Zuge ihrer digitalen Transformation operative Prozesse auslagern und ihr On-Prem-System ersetzen. Outsourcing spielt daher bei Digitalisierungs- und Cloud-Strategien eine wichtige Rolle.
Welche Aspekte sollten Personalverantwortliche bei der Umsetzung solcher Projekte berücksichtigen?
Der digitale Wandel verändert die Personalorganisation. Nicht nur Geschäftsmodelle, Prozesse und Technologien werden sich anpassen müssen, sondern auch die Art der IT-Bereitstellung. Heutige Unternehmen stehen unter einem enormen Digitalisierungsdruck. Dabei soll das bestehende System mit dem vorhandenen Personal aufrechterhalten und das nötige Know-how für eine digitale Transformation aufgebaut werden. Angesichts dieser schwierigen Aufgabe entscheiden sich immer mehr Personalverantwortliche dafür, zentrale HR-Funktionen und damit verbundene Lösungen an externe Dienstleister auszulagern. Der Trend zum Outsourcing von Human Resources könnte für Dienstleister wie Alight allein auf dem deutschen Markt eine jährliche Wachstumsrate von knapp 20 Prozent bedeuten.
HR-Outsourcing im Wandel
HR-Outsourcing hat heute mehr Relevanz und wird zu einer neuen Mission. Es gilt nicht mehr nur als Werkzeug zur Kostensenkung, sondern auch als Wachstumsförderer. Digitalisierung und die Umstellung auf die Cloud haben neue Wege geschaffen, um geschäftlichen Mehrwert zu generieren. Auf der Agenda stehen beispielsweise konkrete Ziele wie kürzere Rekrutierungszeiten, die Halbierung der Absprungrate beim Recruiting oder eine bessere Mitarbeiterbindung beim Onboarding. Mit Hilfe externer Dienstleistungen können Personalverantwortliche dieses Ziel besser erreichen.
Zusammenrücken von HR und IT
Mit der Verlagerung auf den geschäftlichen Mehrwert hat sich auch der Einsatz von HR- und Payroll-Lösungen in den letzten Jahren verändert. Die Verantwortlichkeiten gehen bei der Bereitstellung digitaler Lösungen zunehmend auf die Fachabteilungen über. Sie geben meist den Anstoß für die Umsetzung. Damit beginnt die digitale Reise derzeit für viele Unternehmen an mehreren Stellen gleichzeitig. Ohne die Einbindung der IT zu handeln, ist nicht empfehlenswert. Denn die IT-Abteilung ist in der Lage, den wichtigen Teil der Implementierungen zu übernehmen, ein stabiles Fundament für diverse Projekte zu schaffen und Fragen zur Integration von Altsystemen für Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnung in die Cloud zu klären.
Was ist also der ideale Ausgangspunkt für ein solches Personalprojekt? Idealerweise bilden HR und IT einen gemeinsamen Zielkorridor und unterstützen sich in ihren Entscheidungen gegenseitig. Letztlich führt dies zu Lösungen, die nicht nur den erforderlichen geschäftlichen Nutzen bringen, sondern sich auf das gesamte Unternehmen positiv auswirken.
Ressourcenstau vermeiden
Bei der Entwicklung einer Digitalisierungs- und Servicestrategie ist entscheidend, dass sich die Personalabteilung realistische Ziele setzt. In der Praxis ist der Workload jedoch oft zu hoch. Wer sich mit dem Umstieg auf ein neues Core-HR-System beschäftigt, realisiert schnell, dass dieser viele Bereiche und Prozesse wie Lohnbuchhaltung, Zeitwirtschaft oder Organisationsmanagement betrifft. Als logische Konsequenz entscheiden sich viele Unternehmen dafür, die Transformation überall gleichzeitig voranzutreiben. Das funktioniert allerdings oft nicht, da für die Ausführung bestimmter Aufgaben dieselben Mitarbeiter zuständig sind. Diese Mehrfachverortung der Ressourcen kann zu einer Blockade des gesamten Vorhabens führen. Die Verantwortlichen müssen dann erneut das Gespräch suchen und Prozesse neu einstellen. Das kostet Zeit und Motivation.
Realistische Ziele verfolgen
Unternehmen sollten sich daher zunächst auf die Umstellung von Kernsystemen und Stammdaten konzentrieren, um ein solches Szenario zu vermeiden. Das gilt vor allem dann, wen der Arbeitsumfang mit der Kopplung von Kommunikationskanälen und HR schnell zunimmt – etwa durch die Nutzung von Messengern für Gespräche mit der Personalabteilung, die Verwaltung der eigenen Daten oder der orts- und zeitungebundene Zugriff auf Informationen über die Cloud. Damit sind Themen wie „Barrieren beim Personalzugang abbauen“ und „Mitarbeiterbetreuung einfach gestalten“ abgedeckt. Anwendungen und Abläufe, die Mitarbeiter aus dem privaten Leben kennen, werden in ihr berufliches Umfeld integriert. Auf diese Weise sorgen Unternehmen für eine größtmögliche Durchdringung und Akzeptanz in der Organisation und können die Folgeprozesse wie Recruiting, Compensation oder Talent Management leichter umsetzen.
Standardisierte Cloud-Technologien wachsen mit den Marktentwicklungen
Mit dem Umstieg auf Private und/oder Public Clouds kommt ein völlig neuer technologischer Ansatz ins Spiel. In der Vergangenheit wurde bei der Einführung der HR-IT meist viel Geld ausgegeben, um ein unternehmensspezifisches Soll-Prozess-Modell zu entwickeln. Anschließend wurde es im lokalen System implementiert und ging online. Heute funktioniert es umgekehrt: Die Organisation des Projekts folgt der Technologie. Die Voraussetzungen dafür haben große Cloud-Anbieter durch branchenübergreifende Industriestandards geschaffen. Mit ihren Lösungen lassen sich Geschäftsprozesse mit hohen personellen und funktionalen Anforderungen effektiv umsetzen.
Der Einsatz von Standardtechnik sorgt zudem dafür, dass die Personalabteilung gut auf eine wachsende Marktdynamik reagieren kann. Denn durch die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung können Hersteller ihre Lösungen aktuell halten, zum Beispiel hinsichtlich gesetzlicher oder funktionaler Änderungen. Diese Innovationen stehen dem Anwenderunternehmen durch regelmäßige Produkteinführungen direkt zur Verfügung.
Provider auf Augenhöhe
In der digitalen Welt rücken Personalabteilungen und Outsourcing-Provider zunehmend zusammen. Es gibt immer mehr klassische Dienstleister, die Prozesse oder IT-Funktionen eins zu eins übernehmen und seit vielen Jahren im Grunde unverändert zur Verfügung stellen. Doch der Transformationspfad braucht Begleiter und Gestalter. Heute geht es darum, die Idee einer agilen Organisation in die Tat umzusetzen. Das funktioniert nur mit kontinuierlicher Beratung. Das partnerschaftliche Verhalten des Lieferanten ist nah am Kunden und flexibel. Die Cloud-Provider agieren als Partner bei der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen – auch innerhalb der HR-Abteilungen.
Hohe Skalierbarkeit dank Cloud und Outsourcing
Das „atmende“ Service-Modell setzt voraus, dass der Vertrag von Anfang an so gestaltet ist, dass er sich auch an eine stark steigende oder sinkende Mitarbeiterzahl anpassen lässt. Generell sollte sich das Modell sowohl nach unten als auch nach oben skalieren lassen. Wenn sich beispielsweise die Rahmenbedingungen der Personalorganisation ändern – kann der Lieferant übernehmen? Und wenn ja, wie schnell? Solche Fragen sollten Kunden beim Outsourcing bereits zu Beginn klären.
Für die Outsourcing-Lieferanten bedeutet dies einen Wendepunkt in der Arbeitssteuerung. Um sich auf veränderte Kundenbedürfnisse einzustellen, sind innovative Tools und Prozesse erforderlich. So halten zunehmend Themen wie Automatisierung oder Künstliche Intelligenz (KI) in die Lieferstrategien Einzug. Outsourcing konzentriert sich nicht mehr nur auf das Personal, sondern entwickelt sich zu einem Geschäft, das Personal und Technologie verbindet. Beispielsweise reduziert der Einsatz von Chatbots für den First-Level-Support den Workload der Mitarbeiter. Einfache Service-Anfragen, etwa zu Urlaub, Lebensarbeitszeitkonten oder Spesenabrechnungen, lassen sich damit ohne manuelle Eingriffe beantworten. Die digitale Anwendung erkennt, wer sich mit welcher Anfrage meldet, und liefert sofort die benötigten Informationen.
Schluss mit On-Premise-Dinosauriern
Nicht zuletzt stellt sich die Frage, welche Fortschritte die Migration der IT in die Cloud und die Integration externer Dienste bringt. In erster Linie geht es darum, die Backend-Infrastruktur durch Reduzierung der technischen Komplexität zu vereinfachen. Langfristigere Themen sind die Optimierung der Betriebskosten und die Vereinfachung von Geschäftsprozessen im IT-Bereich.
Die Pflege und Aktualisierung herkömmlicher HR-Systeme gestalten sich immer schwieriger. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis sie komplett vom Markt verschwinden und so die Umstellung auf Cloud-Services unabdingbar machen. Spätestens dann ist es Zeit für neue Bereitstellungsmodelle und Services. Warum aber warten und nicht jetzt schon geplant umsteigen? Alles was bestehende interne Anwendungen heute leisten müssen, lässt sich auch aus der Cloud bereitstellen. Unternehmen können damit ihre Personalprozesse schlanker, moderner und wirtschaftlicher gestalten. Die ressourcenarmen On-Premise-Dinosaurier im Rechenzentrum weiter zu füttern, ist nicht mehr zeitgemäß.
