Thought Leadership
Die Digitalisierung macht viele Prozesse deutlich schneller. Dennoch gibt es nach wie vor Unternehmen, die ihre Unterlagen in Ordnern abheften – nur um dann stundenlang nach dem richtigen Dokument zu suchen. Selbst in den digitalen Ordnern am PC herrscht oft das Chaos.
Andre Nordlohne ist Experte für digitales Dokumentenmanagement und kennt die typischen Fehler, die Unternehmen machen, wenn sie ihre Ordnerstrukturen digitalisieren. Seinen Kunden zeigt er mit seiner erprobten Methode in nur vier Schritten, wie sie ihre Aktenberge ideal digitalisieren können – ohne etwas zu vergessen.
Fehler Nr. 1: Nur mit Tools und Technik arbeiten
Unternehmen vergessen häufig, dass sich Digitalisierung nicht allein auf Softwareebene abspielt. Sie investieren in teure Tools oder Technik, ohne ihre eigenen Strukturen dafür vorzubereiten. Aber ohne eine ganzheitliche Systematik als Grundlage werden alle Bemühungen zur Digitalisierung eines Unternehmens schnell verpuffen.
Fehler Nr. 2: Es wird eine Komplettlösung gesucht
Schnell wird eine Software gekauft, die schnell alle nötigen Aufgaben abdeckt und schnell erledigt. Eine Komplettlösung gibt es aber nicht von der Stange. Es ist sinnvoller, nach Tools zu suchen – nachdem die entsprechenden Prozesse vorbereitet wurden -, mit denen die Mitarbeiter auch umgehen können. Denn alleine macht eine Software nichts.
Fehler Nr. 3: Prozesse werden dem Team nicht beigebracht
Mit der Anschaffung einer teuren Software scheinen bei vielen Unternehmen die nötigsten Schritte getan zu sein. Dass dieses Tool von den Mitarbeitern nicht genutzt wird, führt allerdings zu einem großen Problem: Weil Mitarbeiter nicht richtig geschult und darin unterstützt werden, verpufft der Plan zur Digitalisierung zusammen mit dem vielen Geld.
Fehler Nr. 4: Unternehmen versuchen, es selbst hinzubekommen
Oft soll möglichst wenig Budget in die Digitalisierung gesteckt werden. Maximal eine teure Software kommt ins Haus – den Rest will das Unternehmen selbst hinbekommen. Wer aber noch nie mit digitalen Prozessen zu tun hatte, kann es nicht vernünftig auf eigene Faust umsetzen. Um sich keine Blöße zu geben, ziehen einige Unternehmen es trotzdem durch – zum Leidwesen der Mitarbeiter und der Effizienz.
Fehler Nr. 5: Falsche Einstellung
Gerade weil das Thema Digitalisierung derzeit in aller Munde ist, fühlen sich die Verantwortlichen im Unternehmen überfordert. So viele Möglichkeiten, die ihnen die digitale Welt bietet, sorgen für die berüchtigte Schockstarre. Statt Schritt für Schritt an die Thematik heranzugehen, schrecken Unternehmen komplett davor zurück. Mit der Einstellung, dass Digitalisierung komplizierter und unnötiger Humbug ist, wird es nie gelingen, effiziente digitale Strukturen aufzubauen.
Fehler Nr. 6: Unternehmen ziehen falsche Ansprechpartner hinzu
Mit der Hinzuziehung von IT-Dienstleistern glauben Unternehmen alle notwendigen Schritte zur Digitalisierung getan zu haben. Sie kaufen das vom IT-Experten empfohlene Programm und wissen dabei nicht, dass es gar nicht ins Unternehmen passt. IT-Dienstleister kennen sich zwar mit Software aus. Sie betreuen aber in der Regel mehrere Unternehmen unterschiedlichster Branchen und können gar nicht auf die individuellen Prozesse eingehen.
Fehler Nr. 7: Unternehmen meinen, ihre Mitarbeiter scheuen neue Wege
Unternehmen, die sich gegen die Umsetzung digitaler Prozesse sträuben, schieben oft den Mitarbeitern die Verantwortung zu: Sie glauben, ihre Angestellten seien nicht bereit, mit neuen Systemen zu arbeiten und Innovation voranzubringen. Tatsächlich sind Mitarbeiter aber durchaus mit im Boot, wenn die Umstände stimmen: Mit vernünftigen Anleitungen, der richtigen Motivation und einer schrittweisen, nicht überfordernden Vorgehensweise sträuben sich Mitarbeiter nicht gegen neue digitale Prozesse.
