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Per Hand zu unterschreibende Dokumente sind eine zentrale Hürde für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Laut des IT-Fachverbands AIIM (Association for Information and Image Management) drucken die Hälfte der Unternehmen weltweit Dokumente nur wegen der benötigten händischen Unterschrift aus.
Elektronische Signaturen sind deshalb ein wichtiger Digitalisierungsbeschleuniger. Signatur-Experte Dr. Kim Nguyen, Geschäftsführer der D-TRUST – einem Unternehmen der Bundesdruckerei – nennt acht Gründe, warum der Einsatz elektronischer Unterschriften aktueller und dringender denn je ist.
Erst mit der elektronischen Signatur sind durchgängige digitale Workflows möglich
Täglich werden in Unternehmen und Verwaltungen Dokumente angelegt, die einer Unterschrift bedürfen. Oft werden diese am Computer elektronisch erzeugt, ausgedruckt, per Hand unterschrieben und dann wieder eingescannt. Diese Medienbrüche bremsen Digitalisierungsprojekte, verursachen einen hohen Zeit- und Ressourcenaufwand und erzeugen unnötige Kosten für die Archivierung. Erst mit der elektronischen Signatur lassen sich viele Geschäftsprozesse in durchgängige digitale Workflows überführen. Diese werden immer bedeutsamer – besonders in Zeiten, in denen ein persönlicher Kontakt nicht möglich ist. Dann sind medienbruchfreie Abläufe entscheidend, um den Geschäftsbetrieb und Verwaltungsdienste aufrechtzuerhalten.
Die elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann diese rechtsgültig ersetzen
Den rechtlichen Rahmen für die elektronische Signatur regelt die europäische Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS). Von den drei Signaturniveaus besitzt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) die höchste Rechtswirksamkeit. Sie entspricht laut eIDAS der gesetzlich geforderten Schriftform und ersetzt damit die handschriftliche Unterschrift. Die elektronische Unterschrift ist EU-weit gültig. Das bedeutet in der Praxis: Mit einer QES unterzeichnete Dokumente besitzen in der gesamten EU die gleich hohe Beweiskraft vor Gericht.
Die elektronische Signatur bietet einen hohen Manipulationsschutz der Dokumente
Um mit einem Irrtum aufzuräumen: Die elektronische Signatur ist kein optischer Platzhalter für die eigene Unterschrift in digitalen Dokumenten. Sie basiert auf einem kryptografischen Verfahren, das die Signatur untrennbar mit dem Dokument verbindet. Damit bleiben die Integrität des Dokuments und die Authentizität des Unterzeichners gewahrt. Der Praxisvorteil: Mit einer elektronischen Signatur unterschriebene Dokumente sind fälschungssicher, und der Absender ist eindeutig identifizierbar.
Die Fernsignatur macht das elektronische Unterschreiben so einfach wie nie zuvor
Die eIDAS-Verordnung erweitert bestehende Signaturverfahren um die sogenannte Fernsignatur. Damit lässt sich die qualifizierte elektronische Signatur (QES) auch ohne Signaturkarte und Kartenlesegerät von unterwegs auslösen, zum Beispiel mit einem Tablet oder Smartphone. Die dafür notwendigen Signaturkomponenten befinden sich in der hochsicheren Umgebung eines sogenannten Vertrauensdiensteanbieters (VDA). Dieser stellt den Fernsignaturdienst in Form einer Webanwendung bereit.
Die elektronische Signatur steigert die Prozesseffizienz und senkt die Kosten
Der Einsatz elektronischer Signaturen erhöht die Effizienz und senkt die Kosten über die gesamten Geschäftsprozesse hinweg. Zum Beispiel reduziert sich nach Angaben der EU-Kommission bei öffentlichen Ausschreibungen der Zeitaufwand von ein bis zwei Wochen auf maximal wenige Tage und die Kosten sinken von 100 Euro auf 10 Euro pro Bearbeitung eines Antrags.
Elektronisch unterschreiben können jetzt nicht nur Personen, sondern auch Organisationen
Die eIDAS-Verordnung hat mit dem elektronischen Siegel ein neues Werkzeug geschaffen, mit dem Organisationen in ihrem Namen digitale Dokumente unterzeichnen können. Das elektronische Siegel stellt dabei den Ursprung und die Unversehrtheit der Dokumente sicher. Technisch sind elektronische Signatur und elektronisches Siegel identisch – einziger Unterschied ist, dass letzteres auf eine Organisation ausgestellt ist, während Signaturen immer personenbezogen sind. Das hat in der Praxis einen großen Vorteil: Anwender, die bereits eine Signaturlösung mit Lesegeräten und Software-Komponenten einsetzen, können diese auch für das elektronische Siegel nutzen.
Qualifizierte Trust-Center schaffen großes Vertrauen
Die technischen Basiskomponenten für die elektronische Signatur sind bei qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (qVDA) erhältlich. Diese besitzen laut eIDAS-Verordnung den höchsten Vertrauensstatus. Sie unterliegen besonders strengen Sicherheitsvorschriften und Haftungsregeln und werden mit den von ihnen angebotenen Diensten in der EU Trusted List geführt. Um ihren Status zu behalten, müssen sich qVDA alle zwei Jahren von unabhängigen Auditoren überprüfen lassen.
Die Anwendungsmöglichkeiten qualifizierter elektronischer Signaturen sind vielseitig
Die Einsatzpotenziale der qualifizierten elektronischen Signatur umfassen die unterschiedlichsten Branchen. Banken und Versicherungen können Prozesse wie Kreditvergabe, Kontowechselservices oder Versicherungsanträge mit Gesundheitserklärungen mit der qualifizierten elektronischen Signatur komplett digital durchführen. Im Behördenumfeld lassen sich Förderanträge, Baugenehmigungen oder öffentliche Ausschreibungen digital unterschreiben. Zudem profitieren Unternehmen von Signaturen: etwa bei Verträgen und Vereinbarungen mit Lieferanten oder beim Einstellen neuer Mitarbeiter, die Arbeitsverträge einfach mobil unterschreiben können.
Weitere Anwendungsfelder sind zum Beispiel das Unterschreiben von Entsorgungsnachweisen und Leasingverträgen. Im Gesundheitsbereich lassen sich zahlreiche Formular- und Dokumententypen qualifiziert elektronisch unterschrieben und in die elektronische Patientenakte integrieren. Typische Anwendungsbeispiele für elektronische Siegel sind Behördenbescheide jeglicher Art, Urkunden oder Zeugnisse. Unternehmen können Siegel in der Angebotserstellung, in der E-Mail-Signatur, im Software-Schutz oder bei der elektronischen Archivierung einsetzen.
Dr. Kim Nguyen, Geschäftsführer D-TRUST GmbH, einem Unternehmen der Bundesdruckerei, www.bundesdruckerei.de
