Nachweis von Qualifizierungen und Zertifizierungen wird immer wichtiger

Die Geschwindigkeit, in der Fachkräfte vieler Berufsfelder heute zusätzliche Qualifikationen oder neue Zertifizierungen benötigen, wird immer rasanter. Das ist nicht nur eine große Herausforderung für die Fachkräfte selbst, sondern auch für die verantwortlichen Abteilungsleiter, Sicherheitsbeauftragten sowie HR- und Personalverantwortlichen, die Angaben zu Abschlüssen und Fähigkeiten von Mitarbeitern verifizieren sollen.

Denn Unternehmen stehen immer stärker für die Qualifikationen und Zertifizierungen ihrer Fachkräfte in der Verantwortung und müssen ständig neue Compliance-Anforderungen erfüllen. Blockchain-Technologie könnte in Zukunft die Lösung dieser Problematik sein, da sie Transaktionen und Belege unveränderbar und fälschungssicher erfasst. SumTotal hat neun Beispiele für Bereiche zusammengestellt, in denen die Blockchain-Technologie Unternehmen die Umsetzung sowie Überprüfung von Personal- und Sicherheitsanforderungen erheblich erleichtern kann.

Laut Studien gibt fast die Hälfte der HR-Mitarbeiter an, keine Zeit zu haben, alle Angaben auf Lebensläufen und Bewerbungsunterlagen zu überprüfen. Erschreckend ist, dass Unternehmen jedoch bei Überprüfungen bei bis zu 85 Prozent der Lebensläufe und Bewerbungen Diskrepanzen feststellen.

Verifizieren durch HCM-Systeme

Was in einigen Fällen als Kavaliersdelikt abgetan werden mag, kann in anderen Bereichen ein entscheidender Sicherheitsfaktor sein und sogar Leben gefährden. Hochstapler, die lange Zeit ohne entsprechende Ausbildung unerkannt als Ärzte praktiziert haben, sind prominente Beispiele, die Schlagzeilen gemacht haben. Ähnlich gefährlich kann es jedoch werden, wenn ein Techniker ohne Qualifizierungen für ein bestimmtes Fahrzeug- oder Flugzeugmodell Wartungs- und Sicherheitsarbeiten durchführt. HCM-Systeme können dabei helfen, aktuell erworbene Zertifizierungen zu dokumentieren und zu verifizieren. Schwieriger ist dagegen die Validierung von Qualifikationen, die länger zurückliegen und bereits unbeanstandet über mehrere Instanzen weitergegeben wurden. Die Mobilität heutiger Arbeitnehmer sowie schnellere Wechsel von Arbeitgebern, Aufgabengebieten oder Einsatzorten erschweren diese Aufgabe. Auch die Übertragung von Qualifikationen wird so zu einer Herausforderung. Häufig stehen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor der Problematik, die Äquivalenz einer Qualifikation oder Zertifizierung nachweisen zu müssen, wenn eine Fachkraft beispielsweise das Land oder auch nur das Bundesland wechselt. Das gilt für IT-Fachkräfte genauso wie für Lehrkräfte, Mechaniker, Flugzeugtechniker, Ärzte oder Pflegepersonal.

Moderne Talent oder Human Capital Management Systeme (HCM) können hier bereits einen entscheidenden Beitrag zur Erfassung und Verifizierung erworbener Qualifikationen bieten. Doch eine sehr viel umfassendere Absicherung aller Abschlüsse und Qualifizierungen könnte der Einsatz der Blockchain-Technologie bewirken. Eine Blockchain ist, vereinfacht ausgedrückt, eine auf vielen Rechnern verteilte Datenbank, die digitale Transaktionen, Abschlüsse und Zertifikate sicher dokumentiert und es unmöglich macht, Daten zu manipulieren, wenn sie einmal in eine Blockchain geschrieben wurden. Die manipulationssichere Natur der Blockchain bedeutet daher auch, dass die Identität von Mitarbeitern samt Beschäftigungs- und Bildungsnachweisen leicht zurückverfolgt und überprüft werden kann. Aber auch für verwandte Bereiche, wie Identitäts-, Zutritts-  und Zugriffsmanagement, Compliance- und Sicherheitsanforderungen könnte der Einsatz von Blockchain-gestützten Lösungen Unternehmensprozesse erheblich vereinfachen und absichern.

9 Bereiche, in denen Blockchain-Technologie Personal- und Sicherheitsanforderungen revolutionieren kann

1. Einstellungsverfahren und CV-Check: Anstelle einer aufwändigen und nicht immer umsetzbaren Validierung von Qualifikationen und anderen Informationen im Lebenslauf durch Dritte, würden kritische Daten wie Ausbildungsabschlüsse und Zertifizierungen in der Blockchain erfasst. Sie stünden so zum Abgleich zur Verfügung und Arbeitgeber könnten darauf vertrauen, dass der Lebenslauf des Mitarbeiters über eine Blockchain-basierte Lösung validierbar ist.

2. Onboarding und Employee Life-Cycle: Der gesamte Karriereweg von Mitarbeitern kann durch die Implementierung der Blockchain-Technologie begleitet werden. Denn nach dem Vorstellungsgespräch, der Überprüfung von Qualifikationen, der Validierung des Werdegangs und dem Erfassen von Referenzen oder der Beantragung der erforderlichen Sicherheitsüberprüfungen, endet der Prozess nicht.

Er wird während der gesamten Beschäftigungszeit fortgesetzt: wenn sich beispielsweise die Position und Rolle des Mitarbeiters ändert, weitere Qualifikationen erworben oder die Abteilung gewechselt wird, bis der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Auch dann werden die Verantwortlichen im heute üblichen Prozess möglicherweise aufgefordert, Informationen an potenzielle neue Arbeitgeber weiterzuleiten, die dann wiederum den Mitarbeiter überprüfen. Blockchain-Systeme können alle diese validierten Informationen bereitstellen und würden damit den Zeit- und Energieaufwand für diesen Prozess erheblich reduzieren.

3. Smart Contracts: Laut IT-Branchenverband CompTIA setzten 45 Prozent der „Early Adopters“ Blockchain bereits 2017 zur Umsetzung von Smart Contracts in ihren Unternehmen ein. Solche Lösungen können Dienstleistungen durch Zeitprotokolle und Leistungsnachweise überprüfen und für Auftragsgeber sowie Auftragnehmer eine sehr effiziente Möglichkeit für Leistungsprüfung bzw. Leistungsbeleg und Zahlungsabwicklung darstellen. Auch für die regelmäßige Lohnabwicklung kann ein Arbeitgeber Smart Contracts verwenden, um Zahlungsprozesse zu automatisieren. Mitarbeiter werden anhand eines personalisierten Codes automatisch bezahlt, ohne dass das Risiko von Verzögerungen oder Betrug besteht.

4. Identitätsmanagement: Die Dokumentation per Blockchain liefert auch die Basis für das Konzept einer “self-sovereign” Identität, bei der Nutzer ihre Daten autonom kontrollieren und ihre Legitimität schlüsselfertig nachweisen können. Damit wird eine aufwändige Administration über Dritte überflüssig.

5. Rechte und Zugriffsverwaltung: Eine zentrale Quelle zum Nachweis der Identität und der entsprechend zugewiesenen Berechtigungen, würde auch die Verwaltung von Zugriffsdaten erheblich erleichtern und für eine bessere Unternehmenssicherheit sowie Transparenz über Abteilungseinheiten und Branchen hinweg sorgen.

6. Sichere Transaktionen: Über Blockchain abgewickelte “Transaktionen” können genauso den Austausch persönlicher Informationen, Arbeitserfahrungen und Aufzeichnungen wie auch Finanzprozesse absichern. Das zusätzliche Sicherheitslevel der mittels Blockchain gespeicherten Informationen und dokumentierten Prozesse macht Manipulation äußerst schwierig. Durch das geringere Risiko verringert sich auch der Aufwand der heute als Folge von Datenverlusten oder Sicherheitsverletzungen entsteht. Gute Nachrichten also für HR, Sicherheitsverantwortliche und Management.

7. Qualifikationsmanagement: Der Nachweis von Qualifikationen, Zertifizierungen oder deren Äquivalenzen wenn ein Mitarbeiter beispielsweise den Einsatzort ändert, ist heute eine Herausforderung für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Während heutige HCM-Systeme hierbei bereits eine große Hilfe bieten, kann die Blockchain in Zukunft auch über geografische und Unternehmensgrenzen hinweg die sichere Verwaltung und Validierung vereinfachen.

8. Compliance & Auditing: Das sichere Identitäts- und Qualifikationsmanagement bildet auch die Basis, um Compliance und Audit-Anforderungen wesentlich zu vereinfachen. Bereits heute gibt es erste Beispiele von Sicherheitszonen in der Fertigung oder für Wartungstechniker an Flughäfen, zu denen Mitarbeiter keinen Zutritt erhalten, wenn im Rahmen ihrer Identifikation nicht der Nachweis für die erforderlichen Lizenzen – „License to Operate“ – erbracht werden kann. Zu groß ist ansonsten das Risiko, dass der Arbeitgeber bei Fehlern rechtlich belangt wird.

9. Access & Attendance: Blockchain-Technologie wird auch verwendet, um biometrische Daten wie Fingerabdrücke oder Iris-Scans für die legale Identifizierung und Aufzeichnung zu speichern. Mithilfe der Verifizierung über das entsprechende biometrische Merkmal, kann nicht nur die Anwesenheit und Arbeitszeit sicher erfasst werden, auch der Zutritt in besonders sensible Unternehmensbereiche wird so in Abstimmung mit den Zugangsrechten sicher geregelt. Gleichzeitig kann ein Arbeitgeber den Mitarbeitern beispielsweise Einblicke in Aufzeichnungen und Personal- oder Lohnabrechnungsprozesse geben, da die Identität der jeweiligen Person gesichert ist – Stichwort Self-Service. Dies sorgt für mehr Transparenz und senkt den Aufwand für individuelle Anfragen und Prozesse, die ein Sachbearbeiter abwickeln muss.

„Der Einsatz von Blockchain-Technologie erhöht das Sicherheitsniveau für Unternehmen und kann ohne aufwändige Verifizierungsprozesse über Dritte sicherstellen, dass Mitarbeiter über die notwendigen Abschlüsse, Zertifizierungen und Fähigkeiten verfügen, die eine bestimmte Position  erfordert“, resümiert Jon Drakes, Director Solution Architects bei SumTotal Systems. „In der heutigen Arbeitswelt, in der nicht nur die Anforderungen für Qualifikationen und Zertifizierungen, sondern auch die Mitarbeiter immer schneller wechseln, ist die Nutzung von Blockchain ein Trend, den wir im Markt für Talent Management und HCM als sinnvolle Ergänzung der heutigen Lösungen sehen.“

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