Dokumentenscannen ist ein Fundament der Digitalisierung

Wenn wir über Digitalisierung und die Hindernisse auf dem Weg der digitalen Transformation sprechen, gibt es eine einfache Wahrheit – die Papiermengen in den Unternehmen werden weiter steigen. Alle diejenigen, die das Gegenteil behaupten, liegen falsch.

Jeder Prozessmanager wird sich bei seinen Digitalisierungsprojekten mit dem Thema „Papierverarbeitung“ beschäftigen müssen oder scheitern. Zu unseren Anwendern gehören die größten und einflussreichsten Unternehmen rund um den Globus. Finanzdienstleister, Versicherungen, Regierungsorganisationen, Dienstleister aus den Bereichen Gesundheit oder Telekommunikation. Wenn wir mit ihnen sprechen, erfahren wir, dass sie umdenken: Ziel der der digitalen Transformation ist es nicht mehr, das Papier aus den Prozessen zu verbannen.

Denn das wird nicht funktionieren

Viele Unternehmen insbesondere aus dem Bereich der Finanzdienstleister und Versicherungen gehen vielmehr davon aus, dass sich ihr Papieraufkommen in den kommenden Jahren exorbitant vergrößert. Die Schätzungen reichen bis zu einer Vervierfachung der heutigen Papiermengen.

Es ist keine Frage – Menschen wollen Papier, Menschen kommunizieren mithilfe von Papier, hunderttausende Prozesse rund um den Globus sind auf Papier aufgebaut. Realistisch denkende Verantwortlicher wollen dies nicht ändern. Denn sie wissen – wer von Papier auf ausschließlich digital wechseln will, wird die Kunden nicht zum elektronischen Datenaustausch bekehren, sondern seine Kunden verlieren.

Ganz offensichtlich liegt die Herausforderung in erster Linie an der Schnittstelle zwischen den Unternehmen – oder zwischen Kunden, Versicherten, Mandanten, Kontoinhabern und dessen Dienstleistern. Hier ist Papier nach wie vor das wichtigste Medium zum Transport der Informationen. Ein Dokument ist schnell geschrieben, gedruckt und verschickt – aber das Auspacken, Digitalisieren und Archivieren ist aufwändig.

Und genau an dieser Stelle stockt die Digitalisierung der Prozesse

Wir sollten den Markt realistisch und ohne Anbiederung an die aktuellen Trends analysieren. Dann kommen wir zu dem Ergebnis, dass es eine der Anforderungen der digitalen Transformation ist, Papierdokumente und deren Inhalte in der Geschwindigkeit zu verarbeiten, die die Informationstechnologie vorgibt. Das Echtzeit-Scannen und die Echtzeit-Datenextraktion mit Hilfe der neuen ibml-Scanner aus der “FUSION”-Serie ist hierzu die Lösung. Wenn Software und Hardware, Künstliche Intelligenz und mechanische Bauteile, Systemsteuerung und die Qualität aller Komponenten exakt miteinander synchronisiert sind, liegt die Höchstgeschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung bei etwa 730 DIN-A4-Seiten in der Minute. Pro Tag können Unternehmen somit mehr als 30.000 Seiten digitalisieren, archivieren, Daten extrahieren und geschäftskritische Informationen in die internen Prozesse leiten. Mit diese Geschwindigkeit stellen sie sicher, dass Dokumentenverarbeitung und Datenverarbeitung synchron und in Echtzeit laufen.