Digitale Lücken schliessen

Gerne wird über die digitale Rückständigkeit Deutschlands lamentiert: fehlender Breitbandausbau, schlechte Netzabdeckung und so weiter. In den Unternehmen ist die Lage indes nicht gar so schlecht: Laut Bitkom Digital Office Index 2018, einer repräsentativen Befragung von 1.108 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, sind bereits 67 Prozent der Unternehmen in Sachen Digital Office up-todate. 

Im Umkehrschluss heißt dies aber auch: Jedes dritte hat noch Nachholbedarf. Diesen gilt es aufzuholen. 

Irgendwo zwischen 0 und 100 Prozent

Woran es vor allem krankt, ist die Durchgängigkeit. Für sich betrachtet, sind nämlich operative Finanzprozesse in Einkauf und Buchhaltung vielerorts bereits digitalisiert – und zwar desto besser, je größer das Unternehmen: Mit Eingangsstempel versehene Papierrechnungen, die per Hauspost und Laufzettel in den Freigabedurchlauf gehen und irgendwann in der Buchhaltung ankommen, wo sie jemand manuell ins ERP-System eingibt, muss man heute schon fast suchen. Auch der analoge Prozess im Einkauf ist passé: Bestellformular ausdrucken, ausfüllen, der Führungskraft zum Abzeichnen geben, dann weiter an den Einkauf, wo es wiederum manuell abgetippt wird.

Ob es die Digitalisierung und Standardisierung interner Bedarfsmeldungen und Bestellanforderungen ist oder der Einsatz von Beleglesung und OCR – viele Geschäftsabläufe sind inzwischen zumindest teilweise gut digitalisiert und automatisiert. Kaum jemand steht hier noch bei null Prozent. Aber bis zu 100 Prozent fehlt eben auch noch ein gehöriger Teil. 

Medienbrüche vermeiden, ganzheitlich denken

Für einen „normalen“ Mittelständler, der mit seiner OCR und/oder Workflows vielleicht irgendwo zwischen 40 und 60 Prozent Digitalisierung liegt, stellt sich die Frage, was die nächsten Schritte sein könnten. Wie kann man die Automatisierung der Prozesse in Einkauf und Buchhaltung nicht nur marginal verbessern, sondern wirklich auf das nächste Level heben?

Dafür muss man an den Bruchstellen ansetzen. Denn so gut einzelne Abläufe vielleicht schon digitalisiert sind – wenn es bei der Übergabe an den Folgeprozess zum Medienbruch kommt, stoppt die Automatisierung abrupt. Eine Kette ist eben nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Auch wer von Hamburg nach Los Angeles möchte und dafür ein Überschallflugzeug verwendet, hat davon gar nichts, wenn er unterwegs dreimal umsteigen muss und einen Streckenabschnitt per Maultier zurücklegt. Ein typischer „Ausbremser“ – auf ein Unternehmen bezogen – wäre etwa: Die Bedarfserfassung bis hin zur Erstellung der Bestellung läuft digital ab, die Bestellung wird dann aber ausgedruckt und mit der Post versendet. Oder andersherum: Bestellungen werden digital erstellt und verschickt, die Rechnung dazu aber trifft in Papierform ein und muss erst digitalisiert werden. Und selbst wenn Bestellungen und Rechnungen digital fließen, kann sich ein Bruch auftun: wenn sie nämlich manuell abgeglichen werden müssen, weil die Systeme in Einkauf und Buchhaltung nicht miteinander kommunizieren.

Portal-Lösungen aus der Cloud als Bindeglied

An diesen Bruchstellen, die den Arbeitsablauf ausbremsen, liegt daher das größte Potenzial zur Automatisierung und damit zu einer durchgehenden Digitalisierung. Prozesse gilt es ganzheitlich zu betrachten: abteilungs- oder besser noch unternehmensübergreifend. Lieferanten und ihre Systeme müssen in die eigene IT-Landschaft eingebunden werden, damit es nicht plötzlich einen Umstieg auf das „Maultier“ Papier gibt.

Portal-Lösungen aus der Cloud sind ideal geeignet, um Medienbrüche in der firmenübergreifenden Kommunikation zu schließen. Mit einem Lieferantenportal zum Beispiel kann ein Unternehmen seine Procure-2-Pay-Prozesse ganzheitlich digital abbilden. Über eine zentrale Plattform tauschen die Geschäftspartner Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen komplett digital und standardisiert aus. Lieferanten kann man in einem solchen Portal auch die Möglichkeit einräumen, verschiedene Funktionen als Self-Service auszuführen, zum Beispiel die Aktualisierung von Kontaktdaten oder Status-Abfragen zu Vorgängen. Das erspart den eigenen Beschäftigten Aufwand und steigert auch die Zufriedenheit der Geschäftspartner, die ihr Anliegen sofort klären beziehungsweise erledigen können.

Cloud-Anwendungen sind in der Regel nutzerfreundlich, einfach und übersichtlich gestaltet. Außerdem ist die Cloud ortsund geräteunabhängig von überall aus zu erreichen. Das macht das Arbeiten mit dem Portal auch für Lieferanten attraktiv. Die gesamte begleitende Kommunikation mit ihnen kann über die Plattform stattfinden. Damit sind wirklich alle Informationen und Dokumente gebündelt und können über die Cloud direkt im eigenen ERP-System zur Verfügung gestellt werden – wieder ein Medienbruch weniger. 

Künstliche Intelligenz ist der nächste Schritt

Aus der Cloud beziehen lassen sich auch Technologien für Machine Learning als eine Form von künstlicher Intelligenz. Mit ihnen kann ein Unternehmen die intelligente Automatisierung seiner Geschäftsprozesse weiter vorantreiben. KI kann dafür genutzt werden, Mitarbeitende aus Einkauf und Buchhaltung von Routineaufgaben zu entlasten. Eine Rechnungslösung zum Beispiel liest die Inhalte einer Rechnung nicht nur aus, sondern „versteht“ sie und kann bereits Vorschläge unterbreiten, wer der Kreditor ist oder welche Kontierung in Frage kommt.

Um gute Vorschläge unterbreiten zu können, müssen KI-Anwendungen lernen. Machine Learning funktioniert umso besser, je mehr Datensätze dafür herangezogen werden. Hier schließt sich der Kreis zur Cloud: Public-Cloud-Lösungen sind in der Regel für eine Vielzahl von Mandanten ausgelegt. Auch wenn die Daten der einzelnen Kunden logisch und physisch getrennt sind, hat das System doch die Möglichkeit, alle Datensätze als Lernmenge zu verwenden. Dadurch steht in der Public Cloud ein wesentlich größerer Datenpool für Lernzwecke zur Verfügung als in einer On-Premises- oder Private-Cloud-Lösung. Für intelligente Automatisierung operativer Finanzprozesse auf Basis von Machine Learning ist die Public Cloud aus diesem Grund eine optimale Basis.

Bleibt nur, die bisherigen Hemmschuhe zu überwinden. Von diesen hat der Bitkom gleich eine ganze Reihe identifiziert. So ist der Investitionsbedarf für die Hälfte der im Digital Office Index befragten Unternehmen zu hoch. Fast ebenso viele befürchten den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten oder haben zu wenig qualifiziertes Personal. Jedem dritten Unternehmen (und damit nur unwesentlich weniger als noch bei der letzten Befragung aus 2016) ist der wirtschaftlicheNutzen noch unklar. Auch von internen Widerständen gegen die Digitalisierung berichten 25 Prozent der Unternehmen. Hemmnisse, die es zu überwinden gilt, wenn die digitalen Lücken ernsthaft geschlossen werden sollen.