Thought Leadership
Das kann teuer werden, wenn die Zeit für die Vorbereitung auf ein Audit knapp bemessen und das Lizenzmanagement deshalb nur mangelhaft vorbereitet ist. Deshalb setzen viele Unternehmen aufwendige Lösungen für ihr Asset Management ein – so auch die Alfred Ritter GmbH & Co. KG, besser bekannt unter der Marke Ritter Sport.
Das Familienunternehmen aus Waldenbuch bei Stuttgart hat nun aber eine Lösung gefunden, mit der es dem nächsten Audit gelassen entgegensieht. Ritter Sport beschäftigt 1.400 Mitarbeiter und ist in über 100 Ländern aktiv. Im vergangenen Jahr setzte das Unternehmen 470 Millionen Euro um. Am Firmensitz in Waldenbuch verantwortet die IT-Abteilung das Lizenzmanagement für die Standorte in Deutschland, Österreich, Großbritannien und Italien. Das umfasst rund 720 IT-Geräte. Etwa drei Viertel davon fallen unter Microsoft-Lizenzen. Um stets aktuelle Daten über die Lizenzstruktur im Unternehmen zu erhalten, setzt Ritter Sport ein Tool ein, das jeden einzelnen Rechner mit Agenten ausstattet, um Hard- und Softwaredaten fürs Lizenzmanagement erheben zu können.
Darüber hinaus verwaltet Ritter Sport mit diesem Tool auch die Daten der jeweiligen Lizenzverträge. Der Vorteil: Mit nur wenigen Klicks hat das Unternehmen alle für einen Audit wichtige Daten zur Hand. Bis dahin war es jedoch ein mühseliger Weg, denn das Aufsetzen des Tools sowie seine Handhabung gestalteten sich recht umständlich. So mussten beispielsweise Offline-Geräte mit USB-Sticks bestückt werden, um von ihnen die entsprechenden Lizenzinformationen zu ermitteln und sie auf diese Weise auf den aktuellen Stand zu halten. Auch mit der Datenkonsolidierung und -validierung war Ritter Sport nicht zufrieden.
Daher entschied sich der Schokoladenfabrikant, neben dem vorhandenen Tool auch den Managed Service von SAM Live! einzusetzen. „Wir wollten die Daten aus dem Tool mit denen von SAM Live! vergleichen, um unser Lizenzmanagement zu optimieren“, erklärt Monika Moltenbrei, Software-Lizenzmanagerin und Teamleiterin IT Support bei Ritter Sport. Auch wenn SAM Live! erst seit Kurzem im Einsatz ist, steht für Moltenbrei und ihr Team bereits jetzt fest, dass die technische Datengenerierung wesentlich schneller vonstatten geht als mit dem vorhandenen Tool. „Auch die Handhabung der Datenerfassung gestaltete sich mit SAM Live! einfacher als wir es bisher kannten“, ergänzt Moltenbrei. Anstatt einzelne Agenten auf jeden Rechner zu installieren, bietet das modular aufgebaute SAM Live! eine agentenlose Inventarisierung aller Hard- und Software Assets, indem die Anwendung auf IP-Range-Basis das IT-System scannt, wodurch nur minimal ins System eingegriffen wird. Auf diese Weise identifiziert SAM Live! sämtliche Clients, Server, Peripheriegeräte oder Netzwerkkomponenten. Selbst Hardware, die es ungesehen von der IT ins Netzwerk geschafft hat, kann mit SAM Live! identifiziert werden. Darüber hinaus analysiert SAM Live! permanent die aktuelle Vertrags- und Lizenzstruktur. So werden die Lizenzzuweisungen aktuell gehalten und sind jederzeit verfügbar, zum Beispiel für Lizenzbilanzen oder eben einen Audit.
Unterlizenzierungen identifizieren und ausmerzen
Im ersten Schritt verglichen Moltenbrei und ihr Team anhand des Volume Licensing Service Centers (VLSC) von Microsoft die Datenqualität zwischen dem Tool und SAM Live! hinsichtlich der Lizenzverträge von Ritter Sport. „Dabei sind wir beispielsweise auf einige Unterlizenzierungen gestoßen, die wir dann beheben konnten“, erklärt die Software Managerin. Darüber hinaus konnte Moltenbrei mit den durch SAM Live! gewonnenen Daten die Dokumentation im Lizenzmanagement optimieren und für Dritte nachvollziehbarer gestalten. Derzeit erhält sie einmal im Quartal einen Auszug der SAM-Live!-Daten, um sie mit denen des vorhandenen Tools abzugleichen. „Sofort beim ersten Eindruck fiel uns auf, wie anschaulich SAM Live! strukturiert ist“, sagt Moltenbrei. Darüber hinaus setzt Ritter Sport SAM Live! auch für die Re-Zertifizierung der genutzten Microsoft-Produkte ein. „Hier werden seitens des Herstellers noch einmal höhere Anforderungen an die Lizenzierung gestellt“, erklärt Moltenbrei.
Mindestens einmal im Quartal findet ein Meeting mit den SAM-Spezialisten des Managed Service statt, um alle wichtigen Punkte zu besprechen. „Selbst wenn wir einmal kurzfristig etwas anfragen, bekommen wir schnell eine Antwort, die uns weiterhilft“, ergänzt Moltenbrei. Bisher lag der Schwerpunkt auf der Microsoft-Lizenzstruktur. Inzwischen nutzt Ritter Sport SAM Live! auch für das Management seiner Oracle-Lizenzen. Diesen Lizenzbereich will Ritter Sport in Zukunft noch intensiver mit SAM Live! abdecken.
Marc Hankmann, Journalist
