Komplexe SAM-Projekte erfolgreich stemmen

Der wichtigste Grundsatz, wenn es darum geht, heterogene IT-Umgebungen erfolgreich unter einen SAM-Hut zu bringen, ist: SAM-Projekte, denen die Schirmherrschaft der Geschäftsleitung fehlt, haben es schwer, Erfolge zu erzielen. Für jedes SAM-Projekt ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Geschäftsleitung involviert ist, Ressourcen bereitstellt und Guidelines an die Hand gibt.

SAM-Projekte betreffen in der Regel das ganze Unternehmen und sie bringen nicht unerhebliche Veränderungen mit sich. Daher muss die gesamte Organisation informiert, beraten und unterstützt werden.

Lizenzmanagement ist kein Alleingang

Lizenzmanagement ist eine Querschnittsfunktion in der Organisation, vergleichbar mit der Buchhaltung. Eine Isolierung von den technischen und kaufmännischen Veränderungsprozessen im Unternehmen bedeutet für ein SAM-Projekt Kontrollverlust über das Datenmanagement und resultiert zwangsläufig im Datenmüll.

Prioritäten setzen

Soll ein SAM-Projekt erfolgreich laufen, ist es wichtig, Prioritäten zu definieren. Große Ziele sind gut. Aber diese sollten in kleinen Schritten erreicht werden. In der Praxis hat es sich bewährt, auf einzelne Hersteller zu fokussieren und den richtigen Lösungsansatz zu wählen. Jedenfalls sollte ein „Wasserfall-Prinzip“ bei der Aufarbeitung von Altlasten vermieden werden. Besser ist es, durch eine iterative Vorgehensweise dafür zu sorgen, dass frühzeitig erste Erfolge gefeiert werden können.

Datenqualität ist die größte Herausforderung

Ein problematischer Bereich bei allen SAM-Projekten ist die Datenqualität. Ein SAM-Projekt ist in der Regel ein Projekt, das Daten aus verschiedenen Prozess- und Datensilos zusammenführt. Jede Datenquelle hat erfahrungsgemäß ihre Fehler. Sobald man diese Daten zusammenbringt, machen sich diese Probleme bemerkbar und verhindern häufig, dass valide Ergebnisse erzielt werden. SAM-Projektleiter sollten daher damit rechnen, zuerst ein Datenclearing durchführen zu müssen. Besonders wichtig ist es dabei darauf zu achten, dass fehlende oder fehlerhafte Daten an der Quelle Ihrer Entstehung bearbeitet werden.

Stammdaten sind das Fundament

Organisatorische Stammdaten sind die Grundlage für jede Lizenzbilanz. Zu klären sind Fragen wie:

• Wie ist die Organisation aufgebaut?
• Wie sind die Beteiligungsverhältnisse der verschiedenen legalen Einheiten des Unternehmens?
• Wie sind die Kostenstellen gegliedert
• Wer ist jeweils verantwortlich?
• Woher kommen die Personaldaten?

Viele SAM-Projekte müssen zunächst ein Teilprojekt „Stammdaten“ erledigen und sicherstellen, dass Veränderungen der Stammdaten mit ihrem SAM-Projekt synchronisiert sind. Beispiel: Kommt es zu einer Beteiligungsveränderung, die Rahmenverträge torpediert, ist das mehr als kontraproduktiv für das Lizenzmanagement. Nicht selten erhält im Endeffekt das SAM-Tool die Hoheit über die weitere Pflege der Stammdaten.

Verträge kommen vor der Technik

Bevor die Beschäftigung mit technischen Fragen beginnt, sollten zunächst die Verträge iterativ Hersteller für Hersteller in einer priorisierten Abfolge gesichtet werden. Ein genauer Überblick darüber, welche Rahmenverträge es in der Organisation gibt, ist unerlässlich. Vor allem in verteilten Organisationen, die anorganisch gewachsen sind, sind konkurrierende Vertragssituationen keine Seltenheit. Oft empfiehlt es sich, in solchen Situationen mit einem Spezialisten zusammenzuarbeiten, der dabei unterstützt, die bestehenden Konflikte mit dem betreffenden Hersteller aufzulösen. Das richtige Verständnis über die geltenden Verträge kommt vor der Aufarbeitung der Beschaffungshistorie, in welcher die bisherigen Lizenzkäufe validiert und abgeglichen werden. Meist steht nur ein kleiner Teil der benötigten Informationen zur Verfügung. Daher sind Vorarbeiten notwendig, um die Vertragssituation, die Kaufverträge und die erworbenen Lizenzen zu klären. Größere Aufwände in diesem Bereich sind üblich, lohnen aber. Die Praxis zeigt, dass das Hauptproblem in Audits überwiegend darin besteht, dass Vertragssituation und Erwerbshistorie nicht sauber und valide dargestellt werden können.

Falsche Werkzeuge sind Zeitverschwendung

Mit stumpfen Messern kann man nicht schneiden. Lizenzmanagement besteht überwiegend aus Organisation. Dennoch geht es ohne die richtigen Werkzeuge nicht. Die eingesetzten Tools müssen flexibel anpassbar sein, die Prozesse unterstützen und die Softwarewelten des Unternehmens umfassend erfassen.

Server – Clients – Mobile Geräte – Cloud

Wichtig ist, die Vielfalt zu beachten, in der die Software im Unternehmen „lebt“. Sind es nur die klassischen Clients, die interessant sind oder auch die Server? Die Server sind insofern relevant, weil in diesem Bereich üblicherweise wesentlich mehr Geld in Software investiert wird. Mobile Geräte können ebenfalls ein Thema sein, genauso die Cloud, also Software-as-a-Service (SaaS). Viele dieser SaaS-Lösungen wurden eventuell von den Fachabteilungen selbst eingeführt, ohne dass die IT davon Kenntnis hat. Hier bietet sich an, entsprechende Werkzeuge, Prozesse und Prioritäten zu definieren. Einbezogen werden müssen jedenfalls auch private und externe Geräte, auf denen Software im Unternehmen eingesetzt wird.

Wie komme ich an meine erste Lizenzbilanz?

Angenommen, alle Daten sind im SAM-Tool integriert, beginnt dann der Kernprozess für das eigentliche Lizenzmanagement: Die iterative Bestandsaufnahme. Sie umfasst die:

• Klärung der Rahmenverträge
• Klärung der Lizenzbestände
• Klärung der Installationen
• Klärung der Nutzung
• Klärung fehlender Daten

Im SAM-Tool sollten die beschafften Informationen festgehalten und abgebildet werden, d.h.

• Dokumentation der Verträge
• Dokumentation der Lizenzen
• Festlegung der Lizenzpools
• Konfiguration der automatischen Verbuchung installierter Software

Es empfiehlt sich, diese Abbildung herstellerweise vorzunehmen und alle Informationen zu validieren. Ist das erledigt, wächst eine valide Lizenzbilanz mit jedem Durchlauf:

• Abstimmung des Bilanzstatus
• Dokumentation von Spezialitäten
• Übergabe in den Regelbetrieb (Fortschreibung der Bilanzpositionen)

Wird stringent herstellerbasiert vorgegangen und darauf geachtet, dass keine invaliden Daten in die Eröffnungsbilanz rutschen, steht dem Erfolg im Regelbetrieb nichts entgegen.

Eine Anleitung von Torsten Boch, Senior Product Manager bei Matrix42

www.matrix42.com