Potenziale erkennen – Warum in die Cloud?

Im IT-Budget beanspruchen die Infrastruktur und ihr Betrieb den größten Anteil. Deshalb wäre dieser Kostenblock in der Public Cloud wesentlich billiger. Um das zu verifizieren, muss man die eigenen Kosten ehrlich ermitteln. Denn nur dann kann man vergleichen, ob es in der Cloud wirtschaftlicher ist.

Im eBook von Februar 2016 wurden die Methoden und Werk- zeuge dargestellt, die man für die Entscheidung „Rechenzentrum – selbst oder aus der Cloud“ benötigt. Diese Kenntnis wird hier vorausgesetzt, da sie auf ein konkretes Beispiel angewen- det werden soll. Dazu versetzen wir uns in die oberste Entscheidungsebene und betrachten die Wirtschaftlichkeit aus Sicht des Eigentümer-Unternehmers.

Wenn dieser erste Schritt die Vermutung von Ungleichgewichten zeigt, kann man schrittweise die Genauigkeiten erhöhen. Die Unwucht kann entweder im eigenen Controlling oder im Vergleich mit Marktbegleitern sichtbar werden. Herrscht sie, dann sollte man entschei- den. Zuerst hier eine Abgrenzung:

Spricht man mit IT-Fachleuten über Cloud, so wird in 95 Prozent der Fälle die Nutzung, Verlagerung oder das Angebot von cloudbasierten Anwendungen genannt. Man denkt in ERP (SAP)-Plätzen, CRM(Salesforce)-Nutzern oder auch hauseigenen Prozessen, die man in der Cloud besser, billiger, sicherer betreiben könnte als im eigenen Haus. Das ist natürlich fast immer richtig. Weil man aber einen Aspekt – Infrastruktur – ausblendet, bleibt ein großes Potential immer noch ungenutzt – warum? In jeder Anwendung, die man pro Nutzer, Arbeitsplatz, Endprodukt oder noch anderen Kriterien bezahlt, stecken ein Anteil für die Infrastruktur und ein zweiter für die eigentliche Anwendung. Wie groß diese Anteile sind, ist selten bekannt. Nicht einmal der Anbieter weiß das immer genau. Und wenn doch, wird es selten transparent kommuniziert.

Die alte Weisheit sagt: „was man nicht kennt, kann man nicht steuern“. „Man muss es auch gar nicht steuern“, erwidert der Controller oder der IT- Verantwortliche. Denn solange es preiswerter ist, als die frühere in-house-Lösung, hat man ja schon gewonnen. Der Wettbewerb zwischen den Anbietern sorge schon für ausreichende Preisoptimierung – wiegt man sich in Sicherheit. Der Vergleich mit dem Auto drängt sich auf. Für die Fahrt zum wichtigen Termin, zum Einsatz, zum Krankenhaus, zum Urlaub guckt man nicht auf den Benzinpreis. Allenfalls schaut man sich auf einem der Portale um. Denn die Anbieter-Konzerne kümmern sich ja schon um ihre eigene Kostenstruktur. Sie optimieren die Prozesse der Raffinerie und der Logistik, um an den Tankstellen wettbewerbsfähige Preise zu bieten. Wenn es bei der IT ebenso zuginge, wäre dieser Artikel überflüssig. 

Hier wenden wir diese Sicht an und zoomen zunächst in die Zusammenhänge hinein.

• Wir betrachten das Rechenzentrum – nicht die Anwendungen

• Vom IT-Budget interessieren nur die Kosten der Infrastruktur – nicht die Kosten der Projekte, der Entwicklung und Wartung von Anwendungen

• Von der Software interessiert alles vom Betriebssystem bis zur Oberkante Middleware, und der Datenbank – keine Apps.

• Ebenso beim Support interessieren auch nur diese Schichten der Hardware und Software – nicht der first oder second level für die Anwendungen.

Schritt für Schritt

Im bereits erwähnten eBook von Februar 2016 wurde ab Seite 40 im Beitrag „Cloud-Kostenpotenziale“ bereits das Verfahren erläutert, das in einigen Klienten-Projekten erfolgreich angewendet wurde. Da bei vielen Unternehmen jedoch diese Chancen noch nicht gesehen werden, soll hier nun eine einfache Möglichkeit gegeben werden, für das eigene Haus diese ganz konkret zu ermitteln, vielleicht auch nur probeweise mitwenig Aufwand. Dazu werden zunächst einfache Schritte gegangen. Sowie man erkennt, dass sich der Nutzen abzeichnet, kann man dann jeweils den nächsten gehen.

Einer im Hause, der IT-Leiter, der CIO oder der Controller sollte an dieser Aufgabe intensives Interesse haben. Am besten derjenige, der dafür sorgt, dass Computing Power, Diskspace, Zugriffe, interne Bandbreite immer das günstigste Kosten-Niveau haben, um die Anwendungen zu versorgen. Dass diese Sicht bisher nicht so intensiv genutzt wird, mag daran liegen, dass die Margen einfach viel zu auskömmlich sind. Wie ein IT-Leiter mir kürzlich sagte: „uns geht es eigentlich zu gut“. Sollten Sie, ähnlich wie dieser, einen Handlungsdruck gar nicht verspüren, so lesen Sie bitte nicht weiter.

Es kommt darauf an, Kosten und Leistungen der Infrastruktur:

• genau zu erfassen und regelmäßig zu überwachen

• mit Standards zu messen, zu vergleichen, welche: a. die Ergebnisse mit anderen Anbietern vergleichbar zu machen, b. auch den Vergleich mit anderen Nutzern anzustellen erlauben.

• so transparent zu zeigen, dass die eigenen Nutzern dies gern akzeptieren, und nicht fremdgehen.

Für die Leistungen genügt es zunächst:

• die Computing Power – die Leistungskapazität – aller Rechner zu ermitteln

• eventuell auch noch deren Arbeitsleistung zu erfassen

• für die Speicher deren Kapazität und die Geschwindigkeit zu erheben

• das Gleiche auf die Speicherzugriffe (I/Os) anzuwenden

• für das Netz im Rechenzentrum die Bandbreite zu erfassen, evtl. noch den Datendurchsatz.

Wenn eine grobe Schieflage herrscht, wird das jetzt auffällig. Es genügen diese wenigen Parameter. Da es sich umcommodities handelt, ist der Preis alleiniger Maßstab. Die genormte Vergleichbarkeit lässt keinen Raum für unbegründete Abweichungen. Enorm niedrige oder hohe Preise für die standardisierten Leistungselemente deuten auf gravierende Fehler hin. Diese können in der Kostenrechnung oder im Management liegen. Das festzustellen, ist die nächste Stufe, die in-depth Präzisierung, nötig.

Kosten

Für die Kosten zieht man am besten die IT-eigene Kostenstellen-Gliederung heran. Wenn die nicht existiert, muss sie erst geschaffen werden. (1, 2) Am Ende hat man für jede der vier vorgenannten Leistungen auf den vier zuständigen Kostenplätzen deren jährliche Gesamtkosten, zum Beispiel (alles in Euro oder USD):

Damit beläuft sich das gesamte Infrastruktur-Budget auf 19,5 Mio. Das IT-Gesamtbudget mag bei ca. 30 Mio. liegen. Durch einfache Divisionskalkulation erhält man die spezifischen Kosten die für die Aufgabenstellung in erster Näherung ausreichen. Dann lässt sich unmittelbar erkennen, wo es eine Unwucht geben könnte, bei der man tiefer ins Detail gehen muss. Zunächst müssen noch die Leistungsmengen ermittelt werden.

Leistungen

Schaut man sich die Leistungen genauer an, so bietet vor allem die Computing Power oft eine Herausforderung, weil es hierfür keine marktweiten Standards gibt. Es existieren stattdessen fast nur hersteller-eigene Maßstäbe (Benchmarks). Die sind leider untereinander nicht vergleichbar. Daher wurde in der Zeitschrift IT Management bereits vor einigen Jahren der Server Leistungswert vorgeschlagen.(3) Herstellerunabhängig ist damit die Leistungskapazität jedes Rechners im Handumdrehen festgestellt und das mit einer Genauigkeit, die für das Finanzmanagement der IT ausreicht.

Schwieriger ist es mit der Arbeitsleistung, d. h. wie lange (in Stunden, Minuten, Sekunden) jeweils mit welchem Prozentsatz die Nenn-Kapazität des Rechners tatsächlich zur Arbeit genutzt wurde. Da es bisher keine wirtschaftlich sinnvolle Methode gibt, dies für Server genauso zu messen wie für Mainframes, hilft man sich gerne mit begründeten Schätzungen (educated guesses), gestützt durch multimoment-Aufnahmen oder Intervallmessungen der Systemlast.(4)

Die Mengen-Ergebnisse sehen dann zum Beispiel so aus

• Computing Power: Kapazität 50 Mio. SLW-Stunden, Arbeit 35 Mio. SLW-Stunden

• Speicherplatz: 15 TB Kapazität mit 30 ms, 500 TB mit 100 ms

• Speicherzugriffe: ( I/Os) 500 Mrd

• Netz: a. Bandbreite 1.000MB/sec = 86,4 TB/Tag, b. Datendurchsatz 30 TB/Tag, Spitze 3 TB / Stunde

Produktionsumsatz

Stellt man nun die ermittelten Kosten je Kostenplatz den hier festgestellten Mengen gegenüber, so sieht man in der Tabelle, dass die tatsächlich genutzte Arbeit aus der Rechnerfarm 10 Cent pro SLW-Stunde kostet, während die vorgehaltene Rechenkapazität – auch wenn sie das ganze Jahr über leerlaufen würde – pro SLW-Stunde 7 Cent kostet. Nun kann man den Kunden beides alternativ oder ergänzend, sollte es aber nicht gleichzeitig, berechnen.

Beim Speicher fallen für die schnellen Medien je Terabyte für ein Jahr 193.000 Euro, für die langsamen nur 8.000 je TB pro Jahr an. Den Kunden berechnet man natürlich viel kleinere Einheiten, zum Beispiel 0,67 Euro für ein GB langsamen Speicher je Monat. Verhandlungssache bleibt, ob man dem Kunden nur den belegten oder auch den vorgehaltenen Platz berechnet, selbst wenn er nicht belegt ist. Für den schnellen Speicher ist der Preis naturgemäß höher, aber die Methodik die gleiche. Die Zugriffe kosten 4.800 Euro je Milliarde oder 4,8 Euro je Million oder 0,0048 Euro je 1.000.

Die Bandbreite im internen Netz des Rechenzentrums ist eine vorgehaltene Kapazität. Die tatsächlich pro Stunde oder Sekunde geleistete Arbeit – also die übertragenen Mega- oder Terabyte – wird selten festgehalten oder weiterberechnet, weil die Schwankungen groß sind und die Vorgänge sehr schnell ablaufen. Allenfalls misst und verrechnet man die pro Tag, Woche oder Monat insgesamt übertragenen Daten. In unserem Beispiel sind die Kosten z.B. mit Euro 2,3 Mio.je peak-hour-Terabyte optisch sehr hoch. Daher berechnet man besser den Durchsatz mit Euro 8,4 je durchgesetztes GB und kommt bei der Jahresmenge von 8.000 TB auf den gleichen Erlös von Euro 6,7 Mio.

Vergleichen Sie die in der Tabelle beispielhaft gezeigten Mengen und Preise, kommt es eventuell zu einem ersten Schock. Wenn Ihre Kosten im eigenen Rechenzentrum on premise ganz anders aussehen, kann die Überraschung groß sein. Oder die Kostenplätze, Kostensummen, Produktionsmengen, Produktbezeichnungen lauten ganz anders. Das ist keine Seltenheit, weil es Standards oder Normen nicht gibt, ebenso wenig wie einen Kostenplan, Kontenrahmen für die IT oder auch nur für die IT-Infrastruktur. Zwar wurden diese im Arbeitskreis „IT-Dienste-Abrechnung“ für die Beteiligten erarbeitet.(5) Doch haben noch längst nicht alle Betreiber von IT-Infrastruktur diese umgesetzt. Daher schlagen wir hier vor, in einer freiwilligen Aktion zunächst die einfachen Grunddaten auszuwerten und diese bei Bedarf schrittweise zu verfeinern.

Wenn Sie an dieser freiwilliger Aktion teilnehmen möchten, teilen Sie uns bitte die acht unten aufgeführten Angaben mit. Es geht darum das Verhältnis von Leistungen und Kosten ganz einfach zu erfassen. Da zu einer genauen Ermittlung von IT-Kosten und –Leistungen der Aufwand oft unverhältnismässig hoch ist, soll hier ein ganz anderer Ansatz gelten: Nur soviel Aufwand, wie lohnend zu erwarten ist. Das kann zwar bedeuten, dass eine weitere Detaillierung benötigt wird. Dies aber nur dann, wenn die erste Auswertung offensichtlichen Bedarf zeigt, zum Beispiel durch eine besonders starke Abweichung vom Normalen. Zuerst soll eben nur mit minimalem Erfassungsaufwand ein Indiz gewonnen werden, in dem man diese Angaben mit anderen Rechenzentrums-Betreibern und –Anbietern vergleicht. So fallen auch alle die verwirrenden Details weg, die bei einer akribischen Kosten-Analyse leicht den Blick für das Ganze verstellen.

Bitte beantworten Sie dazu die folgenden Fragen (im Textfeld der E-Mail) und senden sie vertraulich an: [email protected] zu meinen Händen. 

Seit fast vierzig Jahren berate und unterstütze ich IT-Verantwortliche im IT-Finanzmanagement. Notariell wurde festgestellt, dass die Daten wahrheitsgemäß, echt und vertraulich sind. Niemand anders bekommt Einblick, denn Vertrauensverlust wäre das Ende dieser Arbeit. Die Angaben werden umgehend bestätigt und ausgewertet. Sollten im Laufe der Zeit weitere Teilnehmer Angaben einsenden, wird die Auswertung immer aktualisiert. Alle Teilnehmer erhalten dann wieder die neuen Ergebnisse. Das gleiche gilt, wenn Sie Ihre ersten Angaben später nochmals korrigieren wollen.

 

Autor: Jochen K. Michels, Unternehmensberatung für DV/IT-Finanzmanagement

 

 

Quellen
1 ISBN: 978-3-7375-3891-6 – „IT-Betriebsabrechnung“ – Der BAB des Rechenzentrums
2 Speziell auf die Cloud-Entscheidung bezogen, ist das Verfahren in ISBN 978-3-639-38720-9 „IT-Cloud-Pricing“ dargestellt.
3 IT-Management: „Endlich ein Urmeter fürs Computing“ Jan-Feb 2010 S. 32 ff. und andernorts, sowie in ISBN 978-3-639-
38720-9 IT-Cloud-Pricing.
4 Immer wieder tauchen Angebote auf, diese Leistungen auch im Serverbereich genau zu messen. Bisher konnten sie nicht
bieten, was wirtschaftlich sinnvoll ist. Man sollte diese Angebote jedoch laufend verfolgen.
5 ISBN 978-3-639-72926-9 – IT-Dienste-Abrechnung – Protokolle des gleichnamigen Arbeitskreises