Thought Leadership
Die Anwendungsbereiche von virtuellen Datenräumen gehen heute weit über den ursprünglichen Einsatz bei Due Diligence Prüfungen im Rahmen von Unternehmens- oder Immobilientransaktionen hinaus.
Ein virtueller Datenraum erweist sich sowohl bei der Online-Zusammenarbeit von Projektteams, der Gremienkommunikation und dem Sitzungsmanagement als auch bei dem standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch als besonders sichere und DSGVO-konforme Cloud-Lösung.
Höchste Sicherheit für Ihre Dokumente und die Ihrer Mandanten
Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Unternehmensberater müssen täglich eine Vielzahl von sensiblen und vertraulichen Daten austauschen. Beispielsweise Verträge, Steuerunterlagen, Bilanzen oder personenbezogene Informationen, die besonderem Datenschutz unterliegen. Der Austausch via E-Mail ist dafür in den meisten Fällen nicht geeignet, da dieser in der Regel unverschlüsselt erfolgt oder eine Verschlüsselungslösung oftmals zu kompliziert in der Anwendung ist. Zudem bietet die E-Mail Lösung keine ausreichend Zuverlässigkeit und Kontrolle, ob die Dokumente auch tatsächlich beim Mandanten angekommen und gelesen worden sind. Auch Cloudspeicher-Dienste sind aufgrund von Datenschutzeinschränkungen keine geeignete Lösung für den Datenaustausch zwischen Kanzleien und ihren Mandanten.
Virtueller Datenraum für die Mandantenkommunikation
Der virtuelle Datenraum von netfiles bietet sowohl bei der bei der Übertragung von Dokumenten als auch Speicherung im Datenraum eine hochsichere AES-256-Bit Verschlüsselung. Über einfach einzurichtende Zugriffsrechte können Sie entscheiden, ob Dokumente vom Mandanten nur eingesehen oder heruntergeladen oder auch bearbeitet und hochgeladen werden dürfen. Als Anwalt bzw. Berater haben Sie zudem immer einen zuverlässigen Nachweis, dass Dokumente Mandanten sicher bereitgestellt wurden und können im Bedarfsfall kontrollieren, ob Dokumente bereits gelesen oder heruntergeladen wurden.
Mit netfiles können Ihnen aber auch Mandanten wichtige Unterlagen sicher zur Verfügung stellen. So können Ihnen Mandanten beispielsweise gegengezeichnete Verträge, Belege für die Steuererklärung u.ä. sicher zusenden. Dabei ist immer der Datenschutz und höchste Datensicherheit gewährleistet.
Zur optimalen Übersicht können Sie in netfiles für jeden Mandanten einen eigenen Ordner mit verschiedenen Unterordnern anlegen und diesen individuelle Zugriffsrechte einrichten. So haben Sie und Ihr Team in der Kanzlei immer alle relevanten Dokumente zu einem Mandanten im Zugriff – auch mobil, von unterwegs. Sowohl via Laptop als auch Tablet oder Smartphone. Richten Sie in einem Unterordner Ihrem Mandanten ein Schreibrecht ein und schon haben Sie eine sichere und übersichtliche Alternative zum Austausch von Dateien per E-Mail. Probleme mit einem Versionschaos bei hin-und-her gemailten Dokumenten, Unzuverlässigkeit bei der Zustellung von E-Mails und fehlender DSGVO-Compliance gehören mit netfiles der Vergangenheit an.
Der netfiles Datenraum bietet Ihrer Kanzlei höchste Sicherheit und DSGVO-Compliance beim Datenaustausch und der Mandantenkommunikation. Zusätzlich bietet der netfiles Datenraum eine direkt im Datenraum integrierte Videokonferenz Funktion, die datenschutzkonforme Online-Meetings mit Ihren Mandanten ermöglicht.
netfiles – Made in Germany – zertifizierter Anbieter
Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung ist die netfiles GmbH einer der ersten und führenden deutschen Anbieter von virtuellen Datenräumen. Das Unternehmen ist in Deutschland ansässig, unterliegt den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Seine IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/ IEC 27001 zertifiziert. Die Server des Anbieters befinden sich ausschließlich in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland.
Interessierte Kanzleien können den netfiles Datenraum kostenlos und unverbindlich 14 Tage lang hier testen oder einen Termin für eine Online-Demo vereinbaren.
